物业管理与顾客相关过程管理程.pdfVIP

与顾客有关的过程控制程序 1 目 的 对确保客户的需求和期望得到充分理解的过程做出规定，并加以实施和保持。 2 适用范围 适用于公司参与的所有物业经管投标、物业经管合同要求的确定、评审及与客户的沟通。 3 职 责 3.1 综合经管部 a） 负责对常规合同的归口经管； b） 负责就有关合同事宜代表公司与顾客沟通； 3.2 总经理负责对标书、合同评审的审核；负责批准物业经管投标书及公司与托管单位签定的物业经管合 同。 3.3 经管处：就执行《业主及住户公约》的有关事宜与业主及住户沟通。 3.4 各相关部门参加评审人员按各自职责参与合同的评审。 4 程序 4.1 物业经管中合同的分类 4.1.1 常规合同（包括口头定单）：对公司常规服务所订的合同，如公司为业主或住户提供的日常有偿服 务（如维修、家政服务等），由经管部负责。 4.1.2 特殊合同：常规合同以外的所有服务合同，由经理负责。包括： a） 新的物业经管工程的投标； b） 公司与委托单位（如业主委员会）签定的物业经管合同； c） 公司物业的租赁合同。 4.2 与服务有关要求的确定 综合经管部、保安部、工程部根据各自的分工负责确定客户对服务的需求与期望，根据客户规定的服务 要求，如合同草案、电话登记等填写在《服务登记表》中。服务要求一般包括： a） 客户明示的服务要求，包括对服务质量、服务提供及服务提供后活动的要求； b） 客户没有明确要求，但预期或规定的目的所必要的服务要求；这是一类习惯上隐含的潜在要求，公 司为满足客户要求应作出承诺； c） 客户没有规定，但国家强制性规范及法律法规规定的要求； d） 公司确定的任何附加要求。 4.2.1 常规服务要求的确定：对业主/住户的日常服务要求，应记录在《服务登记表》中，明确客户名称、 服务要求、完成时间等事项。 4.2.2 新的物业经管投标服务要求的确定：综合经管部在拟定投标技术方案前，应收集、分析与投标相关 的各种信息，如招标书提出的要求、到招标物业现场调研、设法掌握其他单位以往报价的信息资料，为 拟定投标技术方案提供足够的信息，并对这些资料进行整理、分析。在此基础上确定与委托单位签定物 业经管合同对服务的要求，包括： a） 物业经管区域的范围和经管工程； b） 物业经管服务事项； c） 物业经管服务的要求和规范； d） 物业经管服务的费用； e） 物业经管服务的期限； f） 违约责任； g） 合同终止和解除的约定； h） 其他事项等。 4.2.3 房屋租赁合同服务要求的确定，包括： a） 国家法律、政策法规的规定； b） 租赁房屋的地址、建筑结构、层次部位、间数、面积、用途、租赁期限等有关事宜； c） 双方的权利及义务是否明确； d） 租赁价格等。 4.3 对服务要求的评审 4.3.1 在公司向客户作出提供服务的承诺之前（如提交标书、接受合同及接受合同的更改等），经管部应 对已确定的客户要求及本公司确定的附加要求组织相关部门对标书、合同等的服务要求实施评审。 4.3.2 对服务要求的评审应确保： a） 服务要求（包括客户的要求和公司自行确定的附加要求）得到规定； b） 与以前表述不一致的合同要求（如投标或报价单）已予以解决； c） 公司有能力满足规定的要求。 4.3.3 服务要求评审流程图：（见下页） 4.3.4 对于可在一周内提供服务的常规合同，由经管部将客户名称、服务要求和完成时间、价格等填写在 《服务登记表》上，经管部经理确认无误并签名即完成服务要求的评审。 4.3.5 对不能在一周内提供服务的常规合同，由承担部门分别对服务能力、服务提供日期、价格等进行评 审，由相关部门负责人填写《服务要求评审表》并签名确认；然后经管部综合各部门意见，并对服务条 款的适用性、完整性、明确性等进行评审，并填写《服务要求评审表》的相关栏目，经管部经理签名确 认即完成评审。 4.3.6 对于特殊合同，经理应组织公司所有相关部门对服务要求进行评审，承担部门应对服务提供能力（包 括对客户潜在要求及与服务有关的法律法规要求）进行评审，经管部对确保服务质量要求的监视能力进 行评审，各部门负责人在《服务要求评审表》中签名确认。《服务要求评审表》报经管部副经理审核、经 理批准。 4.3.7 对于口头定单（如电话报请服务等），经管处、保安部负责将相关内容填写在《服务登记表》中， 根据需要分别执行4.3.4、4.3.5 的有关规定。 4.3.8 在评审中，评审人员对服务要求中有关内容提出问题或修改建议时，由经管部负责与客户联系，征 求其书面意见。 4.3.9 经管部负责保存