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5.具体方法—第六步：填写案卷封面 32 案卷号：案卷排列的顺序号。按照案卷的排列顺序给每个案卷分别编号，用以固定案卷的位置。 案卷排序：同一保管期限内的案卷，按组织机构、时间顺序排序。 三种期限各自按流水编号，每一期限内年度与年度之间相互衔接、连续；案卷号与案卷一一对应，不重，不空，不漏。 第三十一页，共五十七页。 5.具体方法—第六步：填写案卷封面 33 2012 10 2012 12 5 26 永久 261 第三十二页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 34 用棉线，采用三孔一线装订方法 去除金属物。 补贴加边。对没有预留装订线位置的文件，加无字白纸边。 折叠对齐。 第三十三页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 35 ① 第三十四页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 36 ② 第三十五页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 37 ③ 第三十六页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 38 ④ 第三十七页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 39 ⑤ 第三十八页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 40 ⑥ 第三十九页，共五十七页。 5.具体方法—第七步：装订案卷 41 ⑦ 三孔一线 第四十页，共五十七页。 全 宗 卷 具 体 方 法 收 集 工 作 定 义 文书档案管理 1 2 整 理 工 作 文 件 特 点 3 4 2 5 6 第一页，共五十七页。 1.定义—文书档案 文书档案，又称管理性档案，是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有保存备查价值的文件转化而成的档案材料。 3 第二页，共五十七页。 1.定义—文件转化为档案的条件 办理完毕的文件才能作为档案保存； 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存； 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案。 4 第三页，共五十七页。 2.收集工作 档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构。 5 第四页，共五十七页。 2.收集工作—意义 档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，是开展好档案工作的前提和基础。 档案的收集是档案保管机构或个人获取档案的重要手段。 文书档案收集工作的质量决定了文书档案管理工作的质量。 6 第五页，共五十七页。 2.收集工作—归档 各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。 《档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。” 7 第六页，共五十七页。 2.收集工作—要求 归档的文件材料应齐全完整，并符合长期保管的质量要求。 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等要符合档案保护要求。铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等字迹材料不能归档。 8 第七页，共五十七页。 2.收集工作—要求 ② 归档的文件材料应精炼准确，并反映立档单位主要职能。 （文件材料归档范围和文书档案保管期限表） 9 第八页，共五十七页。 2.收集工作—要求 ③ 档案管理人员要加强收集工作的调查和指导。 ★ 积极的态度，兼顾数量和质量 10 第九页，共五十七页。 2.收集工作—归档时间 11 办理完毕的公文一般应在第二年6月底之前完成归档工作。 根据实际工作情况，灵活把握。 第十页，共五十七页。 3.整理工作 12 档案的整理工作，就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。 第十一页，共五十七页。 3.整理工作—原则 13 ① 档案的整理应该充分利用原有的整理基础； ② 档案的整理必须保持文件之间的历史联系； ③ 档案的整理必须便于保管和利用。 第十二页，共五十七页。 4. 文件特点 发文机关标识 发文字号 公文标题或题名 附件标题 机关印章 成文日期 主送机关 正文 14 第十三页，共五十七页。 5.具体方法—整理流程 15 1.分类 2.文件组卷，卷内排序 3.卷内文件 编页号 按文件内容的针对日期分开年度 分开机构 划定保管期限 按问题分类