电动汽车控股集团员工手册行政类采购管理制度（附件）.docxVIP

电动汽车控股集团员工手册行政类采购管理制度 1 目的及适用范围 1.1 规范公司采购行为，降低公司经营成本，特制定本办法。 1.2 公司所有物资包括展具、工具、灯具及零配件、固定资产、办公设备设施及零配件、办公用品、员工福利、礼品的采购等均适用于本制度。 2 管理组织 2.1 人事行政部具体负责公司采购业务，财务中心负责采购的审核。 2.2 管理体制：公司采购实行集中与分散相结合、成批和零星相结合的管理体制。 3 管理内容 3.1 采购范围 3.1.1 由人事行政部统一采购的5类物品 3.1.1.1 办公用品及办公耗材类：办公文具用具、墨盒、色带框、粉仓、硒鼓及加粉等； 3.1.1.2 办公设备及办公电脑类：复印机、打印机、传真机、扫描仪、点钞验钞机、保险箱、电脑、电脑配件、电话机、电风扇、饮水机、办公桌、椅、文件柜等； 3.1.1.3 重大节日员工福利类：春节、三八节、端午节、中秋节等福利物品、年终总结大会礼品物品等； 3.1.1.4 礼品类：招待礼品、重大节日送领导及客户的礼品或礼卡； 3.1.1.5 其他特殊物品且金额在1000元以上的采购类（如遇专业性较强的物品采购需要相关专业部门配合完成）。 3.1.1.6 消防类：防火设备、设施、监控系统等； 3.1.2 经营部门开展项目时所需采购的一些小物品，由该项目所在的部门自行采购，费用应在项目预算中体现。 3.2 采购原则 3.2.1 贯彻“五适”方针，即以最适当的价位、在适当的时间、从最适合的地点，购进适当品质及适当数量的物品。 3.2.2 公司库存降低到安全库存量或控制标准时，即可提出采购申请，分定量订购和定时订购两种方法。 3.3 采购计划与申请 3.3.1 各部门根据采购计划及要求填写《采购申请表》： 一万元以下：由部门提出采购申请?（申请）部门分管领导?集团人事行政部?行政分管领导?财务副总裁审核； 一万元以上：由部门提出采购申请?（申请）部门分管领导?集团人事行政部?集团行政分管领导?财务副总裁审核?总裁审批 3.4 采购程序及流程 3.4.1 日常采购由人事行政部采购员在收到的采购申请单或呈批报告单后，立刻开展多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、规格或性能指标、报价、运输和付款方式等情况报批，经总裁签批核准后采购。 3.4.2 对大宗、贵重、批量性的采购可采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购。筛选3至5家应标供应商参与竞标讲标，经过集团评审团通过，总裁签批核准后，采购员即与供应商洽谈买卖合同及合同条款。买卖合同采用国家标准合同或本公司拟订合同格式。走公司合同流程，重大采购合同须经公司律师审核和工商部门鉴证。 3.4.3 合同经双方签章生效后，采购员按合同交货进度，及时催促供应方按时发货并按合同付款进度，向财务部申请付款，及时向供应方支付定金及各期货款。 3.4.4采购员清点货物品种、质量、数量或重量，相符后签收并办理相应入库手续。如发现货物品种、数量或重量与合同不符，或质量经检测与合同约定标准不符，采购员可拒绝收货或将货物退回供应方；并及时告知供应方，就退货、经济补偿、赔偿或罚款事宜进行谈判。 3.4.5 验收合格的物品及时运抵仓库，办理移交入库手续，并将相关发票和提货凭证到财务部办理报销手续。 3.4.6 公司所选供应商必须取得所供应物品或外包服务的相应资质，即符合行业主管部门许可的相关证书、文件、认证等。 3.4.7 所有采购申请必须经过财务审核，采购员在付款及报销时需附经核准的采购申请单。 3.5 其他 3.5.1 采购员应采取有效措施，努力降低采购成本。 3.5.2 采购员要经常关注常用物品或配件等的市场供需、价格变动情况，提出较合适或有利的采购时机。 3.5.3 对主要物品的采购成本及构成，出厂价或折扣价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等有关费用进行监控。 3.5.4 会同财务部确定货款结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和库存资金的占用。 3.5.5 采购结束后相关采购资料必须整理归档至行政档案室保管。 4 奖惩措施 4.1 奖励 4.1.1 根据采购目标成本的完成情况和采购合同履约率或违约程度进行适当的奖励或处罚。 4.1.2 根据采购物品质量合格率及采购成本节约额或损失额进行适当的奖励或处罚。 4.1.3 根据供应商稳定性和开拓新的供应商情况进行适当的奖励。 5 附表 5.1 附表1：《采购申请单》 附表1 物品申购申请单 申购部门 申购人 申购时间 申购类别 办公用品类/办公设备类/福利类/礼品类/工程类/消防类/零售类/其他类 序号 物品名称 型号规格 单 位 数 量 参