电动汽车控股集团员工手册行政类公关招待管理制度(附件).docxVIP

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电动汽车控股集团员工手册行政类公关招待管理制度 1 目的 为了促进各部门公关招待的规范性和统一性,对公司各类招待的申请、执行及结果进行规范管理,特建立公关招待管理办法,以指导公司各部门。 2 范围 本办法适用于公司及分支机构的重大公关招待。 3 职责 人事行政部是公司对外招待的管理部门,主要职责如下: 3.1 负责公司重大公关项目的参观考察、会务等接待工作(包括接待流程安排,各部门各资源调度协调及接待工作落实)。 3.2 负责监督、检查、规范各部门的公关招待工作,各部门公关招待预算及费用审核,确保公司相关成本的控制,对外形象的统一性,确保客户资源的及时汇总及客户服务的满意度。 3.3 负责公司各部门公关招待的预算规划及审批、费用申请及使用分配和报销;(分支机构预算内相关招待费用自行走财务审批流程)。 3.4 负责通过公司名义对外公关的支持工作。 3.5 人事行政部执行招待前,需提前制订接待流程,并明确各配合部门的具体工作任务及相关要求,涉及配合部门职责如下: 3.5.1 人事行政部职责 负责预订酒店、餐饮、会议场地、交通票务等接待相关内容,安排车辆及司机接送客户,与物业确认客户车位提供,参观接待前确保公司内环境美观整洁,会议室场地布置等工作; 3.5.2 业务部门配合职责 负责各自公关接待工作,参与公司重大公关活动接待; 3.5.3 品牌管理中心配合职责 负责欢迎横幅、会议席签等外宣产品设计制作及到位,公司宣传册、杂志期刊、内刊报纸等资料提供,摄影、新闻采编等工作; 3.5.6 各部门配合职责 负责领导日程安排调整,重大公关接待通知。 4 流程 4.1 费用申请 4.1.1 申请费用未超出制度标准且事先有审批费用预算 需求单位根据宾客级别填写《业务接待费用申请审批流程》→(申请)部门负责人→(申请)部门分管领导→总裁办主任审核→财务副总裁审批 4.1.2 申请费用超出制度标准或事先无审批费用预算 需求单位根据宾客级别填写《业务接待费用申请审批流程》→(申请)部门负责人→(申请)部门分管领导→总裁办主任审核→财务副总裁审核→总裁审批 4.1.3 分支机构业务招待费用,在预算内支出由分公司总经理审批,预算外支出需经集团总裁批准。 4.1.3 招待标准 客户级别 用餐标准 住宿安排 交通、交际娱乐 礼品 A类 300-600元∕人?餐 600-1500元∕天 1000-2000元 1000-2000元 B类 200-400元∕人?餐 300-600元∕天 500-1000元 500-1000元 C类 50-100元∕人?餐 200-300元∕天 0-500元 0-300元 4.2 费用使用 公司重大公关接待或计划外费用由人事行政部统一分配管理并报销归口,各中心预算内接待工作费用自行安排,报销数据上报人事行政部汇总。 4.3 费用报销 招待工作结束后一周内提交已批签的《业务接待费用申请审批流程》走常规报销流程,并将实际接待费用与信息反馈至公关外联部。 4.4 预订工作 需求部门填写订房、订餐、订票等申请表→中心负责人审核→财务中心审核→执行总裁审批→人事行政部相关人员根据要求时间点执行预订工作。 4.5 参观接待 接待工作包括:落实客户车位、公司内环境及员工工牌检查、会议室布置、会议宣传材料到位、茶水等;内部主要支持部门为人事行政部。 5 客户级别及相应陪同人员 5.1 客户级别划分 5.1.1 A类客户:部、省市级领导官员 5.1.2 B类客户:区、市级领导或局级以上干部,公司重要业务合作伙伴或客户 5.1.3 C类客户:科长、处级干部,公司常规业务合作伙伴或客户 5.1.4 陪同人员用餐及住宿标准参照三星客户 5.2 陪同客户人员 5.2.1 A类客户陪同人员范围:总裁、执行总裁、总裁助理、人事行政部负责人及相应业务部门负责人。 5.2.2 B类客户陪同人员范围:副总裁、总裁助理、人事行政部负责人及相应业务部门负责人。 5.2.3 C类客户陪同人员范围:相应业务部门负责人及人事行政部相关人员支持。 5.2.4 C类及以下客户陪同人员范围:需求部门自行陪同。 6 注意事项 6.1 如遇重大紧急事件或突发事项需求部门需及时联系人事行政部,做统一安排与协调。 6.2 公关招待后如因公司内部人为原因造成客户不满意投诉,接待部门负责对外给予客户合理解释并做危机公关,对内发起事故分析和事故总结。 7 附件 7.1 附表1《公关招待费使用申请表》 7.2 附表2《公关招待工作对接单》 附表1 招待费申请单 申请人 客人数 招待时间 陪同人员 招待地点 费用标准 招待内容 部门领导 财务审核 备注 总裁批准 附表2 公关招待工作对接单 客户名称或单位:

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