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电动汽车控股集团员工手册行政类档案管理制度 1 目的和适用范围 1.1 为规范档案管理工作充分发挥档案管理作用，提高档案保存质量。 1.2 本制度适用于公司各部门的档案管理工作。 2 管理与组织 2.1 公司档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由人事行政部负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。 2.2 各中心或分支机构档案分类目录及编号原则，由人事行政部统一制定。 3 基本规定 3.1 文件点收 3.1.1 检查文件的文本及附件是否完整，如有缺失应立即追查归档。 3.1.2 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。 3.1.3 建立档案台帐，明确记录文件内容，归档日期，经办人等信息。 3.1.4 及时催办已办理完毕的文件上交回收，在次年检查齐全后整理立卷归档。 3.2 档案分类 3.2.1 档案分类应视文件内容、部门组织、业务项目等因素分类 3.2.2 档案各级分类应赋予统一名称，其名称简明扼要，以充分表示档案管理内容性质为原则。 3.3 档案的保管 3.3.1 永久保存。包括：公司章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证。工程设计图、其他需要永久保存的文书。 3.3.2 十年保存。包括：预算、决算书类、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存十年的文件。 3.3.3 五年保存。包括：期满或解除的合约、其他经核定需要保存五年的文件。 3.3.4 一年保存。结案后无需长期保存的文件 3.3.5 每年对档案进行一次清理，清除不必要保存的材料，对破坏和褪色的材料进行修补和复制。 3.4 文件的借阅程序 3.4.1 各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写《档案（电子档案）借用/查阅审批表》，经部门分管领导审核，事项部门分管领导核准后，将档案交给调阅人员。重要文件（如公司章程、项目合同、财务报表等）需经总裁批准。 3.4.2 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归档。 3.4.3 借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损坏。 3.4.4 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，经事项部门分管领导批准后方可借阅，且不得带离档案室。其抄摘内容也须事项部门分管领导同意且审核后方能带出。 3.5 档案的销毁 3.5.1 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存 3.5.2 办理销毁手续，经事项部门分管领导或总裁办负责人批准，方能销毁。 3.5.3 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。 4 附件 4.1 附件1：《借阅单》 事项部门分管领导 年 月 日 借阅部门 借阅人 档案名称 签 发 部门负责人审核 部门分管领导 审核 事项部门负责人 审核/审批 事项部门分管领导审批