会议与商务活动开放参观与商务旅行.pptVIP

企业开放参观的时间最好安排在一些特殊的日子里，如企业的周年纪念日、企业的开业庆典日、社区节日等。可以增添特别的意义也可激发公众更大的兴趣，获得更强的开放效果。 一、选择开放参观的时机 第十一页，共五十五页。 第十二页，共五十五页。 二、成立专门机构 开放参观活动能否获得成功，很大程度上取决于活动前的筹备工作是否全面。一般情况下，专门机构中应至少有一名决策层的领导来做总的协调人，由相关部门的负责人和行政、人事部门的人员来共同组成，企业中常常会指定1—2名秘书人员来负责承办活动中的各种具体事项。 第十三页，共五十五页。 准备宣传小册子（以简明生动、深入浅出的语言介绍参观内容，并配有一定的图表和数据，不要涉及深奥的专业术语。在参观之始将小册子发给来宾 ） 三、准备介绍材料 第十四页，共五十五页。 放映视听材料 有些组织结构复杂、技术尖端、时空跨度大，为了帮助公众理解，观摩实物前秘书可以放映事先准备好的有关录像片、幻灯片或电视片，并作简洁的介绍。 观看模型 有的企业规模庞大、设施分布广，来宾不可能每处都去、每物都看，还有的地方还不便于来宾进入，就可以事先制作模型，让来宾观看，可以根据自己的需要选择几处认为重要的地方实地观看。 第十五页，共五十五页。 ◆培养 专业导游 解说员 四、做好解说及接待准备 第十六页，共五十五页。 ◆确定邀请对象，制作并寄发请柬 一般性参观常邀请员工家属、社区代表或一般市民等，目的主要是增强员工的企业自豪感和归属感，增进企业与员工工家属间的相互了解。 特殊性参观一般邀请于本组织有特殊利害关系的团体和公众，如政府官员、行政主管部门、同行业领导和专家、媒体记者等可以使企业得到广泛的宣传，提高企业的知名度，达到树立企业形象的目的。 第十七页，共五十五页。 ◆确定参观内容，选择参观路线 路线的确定主要从三个方面综合考虑：一是能引起参观者的兴趣；二是能保证参观者的安全；三是对企业或组织单位的正常工作秩序干扰最小。参观路线应有明确的路标。在参观活动前，需要事先采取安全措施，安全人员应在必要的地方设置信号或障碍，以防意外发生。 秘书人员在确定参观内容和参观路线时，应随时加强保密工作意识。商业秘密是企业的生命线，秘书在筹备工作中一定要牢固树立内外有别、保守秘密的思想，哪些话可以讲，哪些资料可以提供，哪些现场可以参观，做秘书的一定要心中有做，切不可在接待中热情过度，把不该让对方了解的事情透露出去。如果无意间泄漏了商业秘密，将可能给企业带来致命的影响。 第十八页，共五十五页。 第十九页，共五十五页。 ◆设立接待服务处 接待服务处工作内容主要包括来宾的迎送，在开放参观活动现场硬结或送别来宾；来宾的引导，由专人负责为来宾引路，将其送到参观活动的起点，并负责解答来宾的咨询或疑问；同时要准备好休息室，备足茶水，供参观者中途小憩。 第二十页，共五十五页。 ◆准备特殊的参观用品 有些企业在参观时，参观人员需要穿戴特殊的用品，如卫生服、安全帽等。秘书人员在接待准备工作中，应在参观者到来之前就准备好足够的特殊参观用品，以满足参观人员的使用。 第二十一页，共五十五页。 ◆准备礼品或纪念品 目的：为了增强参观的宣传效果，可以为每位参观者赠送纪念品 ●纪念品应简单适用、突出的特点 原因： 一是具有宣传性 二是具有荣誉性 三是具有独特性 第二十二页，共五十五页。 开放参观活动的接待 一、引导来宾进入公司 二、引导参观，做好解说和接待工作 三、做好餐饮服务工作 四、 解答来宾提问 第二十三页，共五十五页。 引导参观 第二十四页，共五十五页。 餐饮服务工作 解答来宾疑问 第二十五页，共五十五页。 开放参观活动的结束 ▼分发纪念品和征求来宾意见 第二十六页，共五十五页。 ▼做好欢送工作 （一）准确掌握来宾离开的时间(一般来讲，当来宾到来时，负责接待的秘书人员就应准确了解来宾参观后离开的时间安排，并提前落实好票务和相关的交通工具 ) （二）欢送的规格(一般来说，欢送来宾的规格、陪车的次序以及鲜花方式等礼仪应与迎接宾客时相同。如有特殊情况需临时变更的，必须向客人解释清楚，并向对方道歉。) （三）与来宾道别(当与来宾送别或来宾乘坐交通工具离去之前，秘书应与来宾一一握手道别，以礼貌谦和、热情大方的态度欢迎来宾再次光临，要一直等到客人所乘坐的交通工具开出实现后再转身离去；和领导一起送别来宾时 ，要比领导稍后一步。) 第二十七页，共五十五页。 第二节 商务旅行 第二十八页，共五十五页。 商务旅行是现代企业、单位商务活动中的一项重要内容。商务旅行主要指企业领导因谈判、签约、考察交