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原材料采购管理办法 江苏悦达进出口有限公司原材料采购管理办法（试行） 为加强原材料采购活动的管理，规范采购行为，保持合理原料储备，保证生产经营正常运转，降低采购成本，提高经济效益，特制定本制度。 一．订货及退款程序 各单位应当按照核料、请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（或采购合同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。具体操作程序： 1、核料：原材料订货必须根据产品销售合约，由生产部负责管理先展开封样证实，根据已证实的封样，由负责管理核料的人员核定单位材料消耗定额及材料消耗总额，并经生产主管盖章证实。 2、请购：仓库保管员根据材料消耗定额，提供仓库材料结存数量，并由生产主管确认仓库中可使用或可替代使用的材料数量，据此确定实际应采购材料数量，编制材料申购单。 3、审核：上述程序构成的订货材料申请单，经财务负责人核查，报单位总经理批准后缴供应部门继续执行。 4、采购：采购人员必须严格按照批准的材料申购单内容在规定的时 1 间内完成采购，不得擅自改变申购单计划采购品种及数量。采购人员必须掌握所购材料的产地、规格、型号及数量，联系供应商，进行询价、比价、议价，按质优价廉的原则，选择一些规模大、信誉好的企业作为定点采购单位，签订供货合同。对零星材料采购，采购员可在单位授权的范围内按照申购单的要求直接实施采购。并负责所购材料运输、收货等相关事宜。 订货合约应当及时报财务部备案做为退款、核查等依据。 5、验收：材料到货后，需经质检人员进行质量检验，检验合格由质检人员填制检验记录，经检验合格的材料方可入库；仓库保管人员根据质检记录，严格按材料申购单确定的数量验收入库。 对环评过程中发现异常情况的应退还，同时核对退还报告单，并立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。 一切材料未经办理验收入库手续不得直接交付使用。 6．退款：订货人员应当及时将订货材料环评入库单随同材料订货发票一起办理有关按程序相关手续并交财务部并作科穴及退款依据。各单位财务部门应付订货发票、支付凭证、环评证明等有关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性展开严苛审查，按照《现金管理暂行条例》、《缴付支付办法》和《内部会计掌控规范――货币资金（实施）》等规定办理有关退款事宜。 任何单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。各单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。 2 二．实行责任制管理 为确保在满足用户公司生产市场需求的基础上最大限度地减少订货成本，对原材料核料、请购、审核、订货、环评、生产、退款等各个环节推行责任制管理，即为所赋那个环节人员因其责任心不弱以致原材料积压、超耗或减少费用的，由有关责任人分担适当的经济损失。具体内容处置办法如下： 1、因核料失误，核料定额过大（大于合理损耗），造成材料积压，由此造成的损失由核料人员与生产主管共同承担。因核料人员失误导致消耗定额偏小，需要补购的，经总经理批准后补料采购，核料员及生产主管应承担因补料而增加的费用，同时赔偿影响生产而产生的损失。 2、采购员没能严苛按核准的请购单品种、质量建议订货材料的，因此导致的材料积压、或质资价高的，由供应人员及时办理退款、对调、归还材料款等事宜，并由供应人员分担、索赔适当损失。 3、仓库保管人员对未能严格按材料申购单数量及质量要求验收入库的，或未能及时向生产部门提供材料结存品名及数量造成材料积压的，或保管不善致使材料损坏及盘亏的，应赔偿由此造成的经济损失。 4、因生产过程中，操作方式不当而引致的材料超耗，由该道工序负责人全额索赔材料损失，并处材料金额20%的罚款。 5、财务部未严格按照申购单的要求核对入库数量，对相关凭证真实性、完整性、合法性及合规性审核把关不严，未按照相关合同规定付款的，应承担相应责任。 6、几种特定情况下逊于定额订货的管理。 3 （1）因订货材料的数量较小，且为不常用的材料，供应商又存有一定的起订数量供应管制的（例如最高订货量少于恳请购量），首先应当考量由此而减少材料成本，若减少的成本不能引致该笔业务亏损，应当按照赎回程序核准方可实行订货；否则应当考量中止该笔业务。若按赎回程序核准实行逊于定额订货的，逊于定额供货部分，由供应人员同供应商协商处置，协商未成的原则上应当扣除至该笔业务成本；若逊于定额数量很大的由企业视同正常积压材料统一展开处置。 （2