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第二节:采购手册的制定 采购手册: 本质上是交流信息的媒介,用来阐明采购政策、步骤、指令、规定等内容 第三十一页,共四十九页。 标准采购作业细则 第三十二页,共四十九页。 采购手册的格式和内容 完整手册应包括: 组织架构、职务、权责、功能、公司政策、部门政策、程序、流程、指示、规范及有关司特殊事项的指导原则 第三十三页,共四十九页。 采购手册的内容 组织机构 政策 步骤 第三十四页,共四十九页。 组织机构 a:组织机构的结构图 b:采购部门每个职位的工作职责 c:员工应知道行政管理的规定 第三十五页,共四十九页。 政策 采购的目标、责任和采购职能的权力 政策中说明的内容还可以扩充到有关价格、质量等总原则中去 采购条款和条件 与供应商的关系 供应商的选择方式 雇员直接采购的方式 向管理层汇报的制度 第三十六页,共四十九页。 步骤 用文字结合图表来说明采购步骤 关于拒收和退货的步骤 关于废料、废弃或过剩产品的处理步骤 与采购及其辅助业务有关的所有文件单证的图解说明,并附有它们的用途和周详的文字说明 有关采购记录的查考和保存维护 第三十七页,共四十九页。 采购业务流程重组(BPR)BPR:Business Process Reengineering 第三十八页,共四十九页。 案例:福特北美汽车公司付款流程重组 福特北美公司预付款部门雇佣员工500余人,冗员严重,效率低下。他们最初制定的改革方案是:运用信息技术,减少信息传递,以达到裁员20%的目标。 但是参观了Mazda(马自达)之后,他们震惊了,Mazda是家小公司,其应付款部门仅有5人,就算按公司规模进行数据调整之后,福特公司也多雇佣了5倍的员工,于是他们推翻了第一种方案,决定彻底重建其流程。 第三十九页,共四十九页。 案例:福特北美汽车公司付款流程重组 Ford公司付款的传统流程:1、采购部门向供货商发出订单,并将订单的复印件送往应付款部门; 2、供货商发货,福特的验收部门收检,并将验收报告送到应付款部门(验收部门自己无权处理验收信息); 3、同时,供货商将产品发票送至应付款部门, 当且仅当“订单”,“验收报告”以及“发票”三者一致时,应付款部门才能付款。而往往,该部门的大部分时间都花费在处理这三者的不吻合上,从而造成了人员,资金和时间的浪费。 第四十页,共四十九页。 采购部 供应商 应付帐款部门 验收部 采购订单副本 采购订单 货物 验收报告 发票 付款 福特北美汽车公司付款传统流程 第四十一页,共四十九页。 采购与供应管理流程 第一页,共四十九页。 采购定单 采购定单有时也被称为采购合同 第二页,共四十九页。 * 采购作业流程 购买决策阶段 1 购买阶段 购后反思阶段 2 3 第三页,共四十九页。 * 购买决策阶段 1 确定战略方 案选择标准 购买阶段 购后反思阶段 2 3 1、确定需求 2、选择采购途径 内外环境和可行性分析 3、编制采购计划 确定采购品种、规格、质量、 数量和购买时间 采购作业流程 第四页,共四十九页。 * 购买阶段 2 确定战略方 案选择标准 购买决策阶段 购后反思阶段 1 3 1、物色供应商 2、精选供应商 3、确定供应商 4、签订合同(详细购买计划和需求信息) 5、履行合同(运输、入库验收、支付货款) 采购作业流程 第五页,共四十九页。 * 购后反思阶段 3 确定战略方 案选择标准 购买阶段 购买决策阶段 1 2 1、检查合同履行情况 (不合格品退货) 2、产、销对供货商的反馈 3、采购经济效益总评 采购作业流程 第六页,共四十九页。 采购流程示意图 第七页,共四十九页。 详细采购流程 (1)确认需求 (2)需求说明 (3)选择供应商 (4)价格和采购条件的确定 (5)发出订单 (6)订单追踪与催货 (7)验收 (8)核对发票 (9)不符与退货处理 (10)结案 (11)记录与档案维护 第八页,共四十九页。 第一节:采购的基本程序 需求确定与采购计划的制定 供应源的搜索与分析 定价 拟定并发出定单 定单的跟踪与跟催 验货与收货 开票与支付货款 记录维护 第九页,共四十九页。 一、需求确定与采购计划的制定 需求类型 需求来源 需求确认过程 请购单 第十页,共四十九页。 需求类型 独立需求 随机,可以通过预测确定 相关需求 可根据其他需求计算出来 第十一页,共四十九页。 练习一: 请选择下面所列需求,哪些属于相关需求,哪些属于独立需求? 对于汽车轮胎的需求 对于鞋带的需求 对于胡萝卜的需求 第十二页,共四十九页。 需求来源 需求主要来源于以下环节
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