试论有效能的时间管理.pptVIP

範例: 週計劃的範例 第六十三页，共八十八页。 善用 Notes BookMark 的功能 連結書籤 (BookMark) 的建立可以用來建立一系列相關計劃的連結 在Notes裡頭, 點一以下黃色書籤即可把該計劃給打開, 並 Update 按Ctrl+V之後就 會出現黃色書籤 第六十四页，共八十八页。 善用Notes 顏色管理的功能 紅色粗體字體為重要一定完成的部份 藍色斜體字體為已完成的部份 黑色字體為應執行事項 綠色字體為 Routine Schedule 第六十五页，共八十八页。 良好工作習慣的養成 兵貴速戰速決 養成做備忘錄的習慣 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低潮時 第六十六页，共八十八页。 “執行”的寫照 Just Do It 奉備忘錄的 To Do-Check List 如聖旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點集中在計劃最緊要的20% 執行能力鋒利如倚天劍. 劍鋒到處, 刀折劍斷 第六十七页，共八十八页。 執行不是一成不變的 合理性 Reasonable 表示用心 試探一下是不損傷毫髮的 平時基本觀念(Sense)的建立, 在臨場應用時最能顯現效果 第六十八页，共八十八页。 執行的速度: 兵貴速戰速決 養兵千日, 用在一時 (資源珍貴) 時機稍縱即逝 將變數降至最低 生米已煮成熟飯型 (老公,來不及了) 自廢武功型 (成績已經貼出去了) 客戶的感受 加速度, 勢如破竹. 第六十九页，共八十八页。 兵貴速戰速決的時機 並不是每一件事情都需要兵貴速戰速決 #1 是專案的要徑任務或是一群人要等你的決策之後方能動作 (丟球) #2 重要事件的關鍵任務. 通常要完成此關鍵任務只佔全部專案時間的 20%. #3 時機稍縱即逝的機會. 有時候機會的有效性僅限於某段時間, 甚至短到幾分鐘而已. 第七十页，共八十八页。 Hand Carry ! 讓程序進行最迅速的方法 當然需要先了解程序及關鍵點 見面三分情 親自與關鍵人物(經理) 面對面溝通 第七十一页，共八十八页。 執行的技巧: Key Success Factor 靈活如庖丁的刀,在牛的關節中游走(游刃有餘). 分解完畢牛尚不自知已經被解體 由計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情, 並不會耗費太大的力氣. 反而做不對的事情, 才需花時間東補西補. 第七十二页，共八十八页。 Buffer 緩衝區 並不是每件事情都那麼的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉, 相信我們會變得神經兮兮的 所以應該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情, 但是時間到時又要能提醒我們 第七十三页，共八十八页。 如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定義 完整的 相關的 善後的 記錄的文件 通常完成一完整任務就會有力氣再做第二件事情 第七十四页，共八十八页。 時間管理結語 第七十五页，共八十八页。 回 顧 時 間 第七十六页，共八十八页。 1.事先規劃好你的時間與步驟，以收事半功倍之效。 2.分析工作的優先順序，按照輕重緩急作處置。 3.找出自己最有效率的時段以安排工作內容。 4.組織你的辦公桌及辦公室，提升工作效率。 5.進行充分的授權，將工作分配給部屬、助理或秘書。 6.活用記事本管理時間。 7.運用有效的方法取得資訊。 8.改變拖延的習慣，即時行動。 9.改變拖延的習慣，即時行動。 10.練就健康的身體，保持身心最佳狀況。 節省時間的十個妙方 第七十七页，共八十八页。 1.工作時段分配法則 早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 適合散心, 放鬆 (Check) 冷靜, 溝通 (Action, Plan) Relax, 人文, Thinking 1.發球: EMail 2.電話敲定事情/ 做事情 3.給 Leader 方向/ 畫架構 4.執行進行中專案 1.面對面 Follow Up 2.Go Around 3.溝通與協調 1.思考問題 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案 1.花 1 小時寫作 第三十一页，共八十八页。 2.每週工作性質分配法則 禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日 備註 活力充沛, 衝勁與勇氣兼俱 (Do) 思考遲頓, 放鬆, 溝通 (Check) 冷靜, 思考 (Action, Plan) 1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所丟的球 2.調整, Up