《秘书基础》第二章 会议组织与管理.pptVIP

（4）场内其他人员的座次安排。 ①小型会场座位安排。 一要考虑与会者就座的习惯，同时突出主持人、发言人。 二要注意分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座，反之，为下座。 ②中大型会场内座位的安排，如图2-12 所示。 2.2.5 会议文件的准备 1．会议文件的类型 2．准备会议文件的程序 2.2.6 会务工作分工 会务工作要按照会议筹办机构内部设置及会议的实际需要来进行明确的分工，主要通过设立若干工作小组来实现。以大中型会议为例，可以设立以下工作小组，见表2-5。 1．安排会议餐饮 （1）根据会议经费和人员情况决定会议餐饮的标准。 （2）就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，分自助餐制和分餐制。 （3）提前与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。 2.2.7 后勤服务安排 （4）提前设计就餐的凭证。 （5）要与饭店一起确定菜单，饮食要干净、卫生、美味可口、品种齐全。 （6）提前准备好干净的饮食用具。 （7）给因开会或服务工作误了用餐的人员预留饭菜。 （8）做好饮用水、饮料的供应。 2．安排会议住宿 （1）安排方式的选择。 （2）预订会议住宿的程序。 ①通过会议回执，掌握到会人数和订房规格。 ②向宾馆、酒店预订会议用房。 （3）确定会议住宿的程序。 （4）会议住宿的房间安排。 ①同参会人员确认。 ②与饭店或酒店确认预订。 ①来宾和主办方的领导要特殊照顾。 ②年龄较大的与会者或女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。 ③注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。 ④可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择。 ⑤预订住宿地点一定要留出余量，预订数量上应略有余。 2.3会间工作管理 谭红为什么没能接到客人？接站牌应该写清哪些信息？ 讨论交流 1.接站工作 （1）接站前要做好充分准备 （2）接站的车辆安排 （3）企业的信息枢纽 （4）接站的工作程序 知识讲解 2.3.1 会务接站与报到 2.报到工作 报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。报到接待人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎，在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋（包括文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员 2.3.2 会议签到 1．签到工作的内容与意义 签到工作通常包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。组织与会人员签到和登记，然后引导与会者尽快就座，其目的是及时了解到会人数。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数，选举、表决结果是否有效 2．会议签到的方式 2.3.3 会议记录 1．会议记录的作用 （1）为日后查考提供依据。 （2）有利于会议信息的汇总、交流和总结。 （3）为形成会议的最后文件打好基础。 （4）便于传达和宣传会议精神。 2．会议记录的内容 （1）会议描述。包括会议类型、时间、日期、地点。 （2）与会者姓名。主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。 （3）缺席者请假条。 （4）宣读上次会议记录。 （5）由会议记录中产生的问题。 （6）通讯情况。 （7）一般事务（决议应包括会议上的确切措词）。 （8）其他事务（按在会上进行的顺序记录）。 （9）下次会议日期。 （10）主席签名。会议记录在主席签名后应写上日期。 3．会议记录的要求 会议记录要求真实、准确、完整。 2.3.4 会间调度 1．车辆服务 2．应急措施 （1）会议车辆数量、类型。根据会议规模与内容安排确定车辆数量及类型。 （2）会议车辆管理制度。车辆管理任务繁重，责任重大，情况复杂，所以必须建立严格的会议车辆管理制度，保证会议期间的正常使用。 （3）租车管理。当本单位车辆不足时，可向租车公司租用，租车前要调查租赁公司的资质、信誉、服务情况、价格及车辆状况等。 制订会间医疗、安全等应急方案，可与当地医院、公安部门联系，防止会间中毒、疾病、恶性突发事件的发生。 第二章 会议组织与管理