企业物料编码应用管理办法.docxVIP

1.?总则 1.1.?目的依据为了加强物料编码管理，规范物料编码申请、审核、维护和使用，提高物料编码标准化和应用管理水平，制定本办法。 1.2.?适用范围本办法适用于总部机关各部门，各企事业单位、股份公司各分（子）公司（以下简称企业）。合资公司参照执行。 1.3.?规范内容本办法主要规范物料编码的应用管理工作，包括申请、审核、发布、使用、修改、清理与冻结等。 1.4.?管理原则企业物料编码按照“归口管理、集中审核、统一发布、按需使用”的原则进行管理。 1.5.?管控方式物料编码的申请、审核、发布、修改和冻结等统一在企业信息标准化管理系统（以下简称标准化系统）中操作。 2.?职责分工 2.1.?信息化管理部是信息标准化归口管理部门，负责信息标准的统一规划及物料编码实施的监管与综合协调。 2.2.?物资装备部是物料编码业务牵头部门，负责物料编码需求管理、标准设计、模板编制，以及对应用情况进行监管与考核。 2.3.?总部物料编码审核组负责物料编码的二级审核、配码、用户问题受理、标准化系统运维、培训等工作。 2.4.?企业负责物料编码的使用、管理、应用考核和内部培训，包括编码申请、一级审核、数据下载和使用。 3.?编码申请 3.1.?申请人员必须在标准化系统中实名注册，如实、完整填写所在单位、联系方式等相关信息。申请人员离职或调整岗位的，所在单位要及时申请取消或变更原有用户权限。严禁多人共用用户进行编码申请。 3.2.?编码申请前必须在标准化系统中查询，并确认没有相同物资。 3.3.?编码申请严格按照企业企业标准《物料分类与代码》与《物料编码提报审核指南》进行归类，按照相应物料模板和允许使用的字符规范填写，做到内容完整、准确。 3.4.?编码申请选择计量单位时优先使用类别计量单位。 3.5.?严禁通过申请新物料编码规避采购权限和价格监管等行为。 4.?编码审核与发布 4.1.?编码申请通过系统验证自动赋码（以下简称自动赋码）或者审核后，在标准化系统中发布。 4.2.?自动赋码的模板经物资装备部审核，由总部物料编码审核组在标准化系统中设置。企业申请人员选择模板内的特征值，编码即自动生成并发布；如申请增加特征值，需经过审核再赋码。 4.3.?编码审核包括企业和总部两级审核。企业设置专门岗位或人员，对本企业提交的申请进行一级审核。总部物料编码审核组负责二级审核。各级审核均应在2个工作日内完成，对审核不通过的，须注明原因并及时退回。 5.?编码使用 5.1.?企业生产建设范围内的物料必须使用物料编码进行相关管理及采购操作。不得使用打包编码。 5.2.?对于编码模板特征量以外的物资属性，企业根据需要在电子商务系统“采购备注”、ERP系统“本地备注”和“采购备注”进行补充说明。 6.?编码修改 6.1.?编码分类和编码模板在标准化系统固化。企业根据实际使用情况提出修改需求，物资装备部组织评估，由总部物料编码审核组在标准化系统中修改。 6.2.?物料编码一经发布，数据内容不得修改。物料短描述不规范确实影响使用的，企业在标准化系统提出修改申请，审核后发布。其他内容需要修改的，企业提出申请，物资装备部会同相关部门审批，由总部物料编码审核组在标准化系统中修改。 7.?编码清理和冻结 7.1.?企业在编码使用过程中，整理错误、重复、淘汰不用等异常编码，报总部物料编码审核组。经评估，在标准化系统标识为异常编码，并标明原因。异常编码不允许下载。 7.2.?物资装备部定期组织公示异常编码和处理方式。对于需冻结的编码，由标准化系统统一发布冻结标识，各信息系统不得再使用。 8.?监督检查与考核 8.1.?物资装备部应制定考核指标，对各企业物料编码应用管理情况进行检查、考核和通报。 8.2.?企业应将编码应用考核纳入本单位绩效考核范围，对考核结果严格奖惩兑现。 8.3.?各级审核人员应认真核查、严格把关，避免产生重复编码，并及时记录审核过程中遇到的问题。