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档案控制程序

前言

本标准按照《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》GB/T1.1-2009和《企业标准体系管理标准工作标准体系的构成和要求》GB/T15498-2003进行编制，旨在使公司档案统一管理、规范运作，确保公司档案完整、齐全。

若本标准的内容与国家现行有关法律、法规或标准相抵触，按国家现行法律、法规或标准执行。

本标准自发布之日起生效。

本标准由公司标准化委员会提出。

档案控制程序

Q/ML223·20001.44-2015

1范围

本标准规定了档案管理的职责、管理内容与方法，确立了档案管理等过程控制的一般原则。

本标准适用于公司综合管理体系、压力管道安装质量保证体系、锅炉安装质量保证体系、压力容器质量保证体系和起重机械维修安装保证体系档案管理的控制与管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用与本文件。

Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》

《中华人民共和国档案法》

《中国石油天然气集团公司档案管理手册》

3术语和定义

GB/T19000《质量管理体系基础和术语》和Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》界定的术语和定义适用于本文件。

3.1档案是指公司在科技、生产、经营管理等各项工作活动中形成的，作为原始记录保存起来的以备查考的文字、图样、图表以及其它各种方式和载体的历史记录材料。

3.2档案是公司基础工作的重要组成部分，是维护公司利益、合法权利、反映公司发展的一项重要工作。

4职责与权限

4.1经理办公室（党委办公室）是档案室的管理部门。

4.2公司档案室负责制定档案专业管理制度，对各处（室）、分公司档案工作进行业务指导和检查，并负责公司各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

4.3各业务部门（分公司）负责对本部门（单位）形成的具有保存价值的文件材料进行收集、整理，并移交档案室归档保管。

5控制内容与方法

5.1种类

5.1.1文书档案。

5.1.2会计档案。

5.1.3科技档案（基建档案、设备档案）。

5.1.4人事档案。

5.2档案工作的基本原则：集中统一管理公司档案，维护公司档案的完整与安全，便于公司各项工作的利用。

5.3档案工作流程：对应归档文件材料进行收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用。

5.4文件材料的收集

5.4.1归档范围

5.4.1.1各形成部门(分公司)应按业务范围指定专人（或兼职人员）做好各种不同载体文件材料的收集积累工作，检查本部门（分公司）归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，定期（不定期）向档案室归档。

5.4.1.2文书档案、会计档案、科技档案见“文书档案、会计档案、科技档案归档范围和保管期限表”进行收集，其它类档案按相应专业档案管理细则执行。

5.4.2归档要求

5.4.2.1归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，实体档案与相对应的归档电子文件在内容、相关说明及描述上保持一致；系统是指按照文件材料规律，保持各部分的有机联系，分类科学，组卷合理。

5.4.2.2归档文件的制成材料应有利于长久保存，图文字迹应清晰、完整，符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。文件材料归档后不得更改。

5.4.2.3归档的文件材料应为原件，因故无原件的应注明原因，可归具有凭证作用的（复印件）文件材料。

5.4.2.4非纸质文件材料应与其文件说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文要一并归档，无译文的要译出标题后归档。

5.4.2.5两个以上单位合作完成的项目，应以合同、协议等形式约定文件归档要求。主办单位一般应保存全套文件，协助单位保存于所承担任务相关的正本文件。

5.4.2.6交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续。移交清单各留一份以备查考。

5.4.3归档份数

归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。

5.5档案整理

5.5.1档案室在接收归档档案后，应按《档案分类编号标准》进行分类、编目，并确定保管期限方可入库保管。

5.5.2档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。会计档案的保管期限执行《会计档案管理规定》。凡界与两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

5.6