公司记录控制程序.doc

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记录控制程序

前言

本标准按照《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》GB/T1.1-2009和《企业标准体系管理标准工作标准体系的构成和要求》GB/T15498-2003进行编制，旨在规范综合管理体系相关记录的控制与管理，确保实现必要的可追溯性。

若本标准的内容与国家现行有关法律、法规或标准相抵触，按国家现行法律、法规或标准执行。

本标准自发布之日起生效。

本标准由公司标准化委员会提出。

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记录控制程序

Q/ML223·20001.12-2017

1范围

本标准规定了各相关部门（单位）、责任人员的职责与权限，确立了记录的标识、贮存、保护、检索、保存和处置等管理的一般原则。

本标准适用于公司综合管理体系和其他专业质量保证体系所涉及的记录管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/ML223·20001.11《文件控制程序》

Q/ML223·20001.44《档案控制程序》

3术语和定义

GB/T19000《质量管理体系基础和术语》和Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。

注1：记录可用于正式的可追溯性活动，并为验证、预防措施和纠正措施提供证据。

注2：通常，记录不需要控制版本。

3.2可追溯性：追溯客体的历史、应用情况或所处位置的能力。

注：当考虑产品时，可追溯性可涉及到：

原材料和零部件的来源；

加工的历史；

产品或服务交付后的分布和所处位置。

4职责与权限

4.1企管处为记录的综合管理部门，掌握体系运行记录清单（总目录）。

4.2各部门负责制定（或确认）本系统记录表式，并对记录的使用与管理做出规定。

4.3基层单位负责本单位的记录管理工作。

5控制内容与方法

5.1记录的式样

5.1.1若上级有规定的，从其规定；凡本系统自行设计的表式，应满足相关活动的要求，经部门处长批准后方可使用，并以电子文档形式报企管处备案。

5.1.2记录表式中通常应有编制人、审核人、批准人和填报日期等要求。各种记录的编号宜与相关的体系文件要求相适应；活动中所形成的声像记录，如磁带、照片及光盘等，应在其包装上标识记录的内容、名称、制作时间、制作人等相关信息。

5.2记录的填写、更改与确认

5.2.1填写记录应按要求采用记录用纸和书写工具。对日后需要整理形成正式档案文件的记录不得使用铅笔、圆珠笔等易退色、易涂改的书写工具，且纸张的幅面、质量（即，克数）等均应符合规定要求。

5.2.2填写记录应清楚、及时、真实、准确、系统、完整，不得随意涂改或伪造记录。

5.2.3记录在填写过程中出现笔误，确实需要更改时，一般应采用划改方式，并签字以示负责，便于追溯。

5.2.4记录填写完毕应及时履行签字（确认）手续。需要签署意见时，意见栏应签署明确意见或其他有关事项记载。形成记录者或经办人有责任提醒其他各方相关人员签署意见。

5.3记录的收集、整理

5.3.1体系运行记录按管理系统分工负责制进行收集、整理。产品或过程中所形成的记录，由相关责任人员负责收集、整理。记录在收集、整理过程中，应注意纵向、横向逻辑关系正确，数据真实准确，证据充分有效。

5.3.2建设工程项目实施施工总包与分包的，通常由分包方负责收集、整理，总包方应做好监督、检查与指导工作。

5.4记录的保管

5.4.1记录按规定要求需要形成正式档案文件的，其保管按《档案控制程序》执行。5.4.2各相关部门负责确定本系统记录保管时间、地点和环境，并确保记录保持清晰，易于识别，以实现必要的可追溯性。

5.4.3对记录的保管没有明确要求的，保管期限均为三年，保存地点为系统主管处室。

5.4.4建设工程项目实施施工总包与分包的，产品或过程中所形成的相关记录，经总包方检查确认后由总包方相关责任人员负责保管。

6报告或记录

6.1报告或记录名称

6.1.1记录清单或目录；

6.1.2各种记录表式。

6.2报告或记录的保管

按5.4条执行。