公司文件控制程序.doc

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文件控制程序

前言

本标准按照《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》GB/T1.1-2009和《企业标准体系管理标准工作标准体系的构成和要求》GB/T15498-2003进行编制，旨在规范文件和资料的控制与管理，确保文件的充分性和适宜性。

若本标准的内容与国家现行有关法律、法规或标准相抵触，按国家现行法律、法规或标准执行。

本标准自发布之日起生效。

本标准所示附录为规范性附录。

本标准由公司标准化委员会提出。

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文件控制程序

Q/ML223·20001.11-2017

1范围

本标准规定了各相关部门（单位）、责任人员的职责与权限，确立了文件控制范围、批准、更改、发放、作废与保管等一般原则。

本标准适用于公司综合管理体系和其他专业质量保证体系文件管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

建设部(建质[2004]213号)《危险性较大工程安全专项施工方案编制及专家论证审查办法》

Q/ML223?20001.12《记录控制程序》

Q/ML223.21301.01《标准化管理标准》

Q/ML223.20001.44《档案控制程序》

Q/ML223.22301.01《信息管理标准》

Q/ML223.20001.28《设计（变更）控制程序》

3术语和定义

GB/T19000《质量管理体系基础和术语》和Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1信息：有意义的数据。

3.2文件：信息及其承载媒体。

注：载体可以是纸张、磁性的、电子的、光学的计算机盘片，照片或标准样品，或它们的组合。

4职责与权限

4.1最高管理者负责批准《手册》、管理方针、管理目标和管理承诺；管理者代表负责批准程序文件；相关处室主管领导负责批准所辖部门起草的除《手册》和程序文件以外的其它企业标准。

4.2企管处牵头负责标准化管理工作，掌握各系统体系文件总目录，负责起草并管理好本系统的文件。

4.3相关部门应依据职能分配，按照“谁主管、谁立法、谁实施、谁检查、谁管理”的原则，做好本系统的文件管理工作；编制、公布本系统现行有效的标准目录，及时补充、完善本系统的相关企业标准。

4.4基层单位负责做好本单位的文件管理工作。

5控制内容与方法

5.1文件控制范围

⑴管理方针、管理目标和管理承诺；

⑵企业标准，包括：《手册》、程序文件、管理标准、工作标准和技术标准；

⑶作业指导性文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底和作业指导书等；

⑷档案文件；包括人事、科技、文书和财务等各类档案文件。

⑸外来文件，包括：国家行业或地方法律法规和标准、上级红头文件、施工图纸、设计资料等；

⑹质量管理体系所产生的其他文件。

5.2文件编制与批准

5.2.1有关企业标准的起草与编制按《标准化管理规定》执行。

5.2.2管理方针、公司级目标、指标和《手册》由最高管理者批准。

5.2.3程序文件由公司管理者代表批准。

5.2.4管理标准和工作标准等由各部门的公司主管领导批准。

5.2.5上级红头文件由经理办公室根据文件内容报相关领导批示。

5.2.6国家、行业或地方现行法规、标准，由各相关部门掌握其修订、换版情况，并及时实施订购或通过其他渠道配备齐全。

5.2.7其他作业类指导类文件按各部门文件控制要求批准。

5.3文件的发放

5.3.1文件编制部门提出发放范围，报主管领导经批准后按批准范围进行发放，并做好发放记录。

5.3.2文件发放通常采用网上电子文档公告、电子版（光盘或USB）或纸制（书面）文件等载体形式。

5.3.3上级文件通常采用文件传阅方式将信息传递至相关部门，部门如若需要留相应复印件，需经主管领导批准。

5.3.4国家、行业或地方现行法规、标准，通常由各相关部门制定《常用现行法规标准目录》，在公司局域网上进行公告或以纸制方式发至相关单位或其他文件使用场所。

5.3.5其他作业指导类文件的发放与管理按各相关部门管理标准执行。

5.4文件的标识、更新、更改与作废

5.4.1网上受控文件的现行有效性均由各部门负责以版本状态进行标识。文件发生换版、修订或更改时，应同步更新（或修改）文件版本状态标识，确保使用文件的各方易于识别，并应随时通知或公告本系统相关人员。凡网上已公告文件，其他