公司信息交流与沟通控制程序.doc

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信息交流与沟通控制程序

前言

本标准按照《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》GB/T1.1-2009和《企业标准体系管理标准工作标准体系的构成和要求》GB/T15498-2003进行编制，旨在规范内外协商、沟通与交流的控制与管理，确保交流、沟通渠道畅通，信息传递及时有效。

若本标准的内容与国家现行有关法律、法规或标准相抵触，按国家现行法律、法规或标准执行。

本标准自发布之日起生效。

本标准由公司标准化委员会提出。

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信息交流与沟通控制程序

Q/ML223·20001.18-2017

1范围

本标准规定了各相关部门（单位）、职能人员的职责与权限，确立了内部沟通渠道与方法，对外协商与交流的时机等过程控制的一般原则。

本标准适用于公司综合管理体系和其它专业质量保证体系有关信息交流与沟通活动的控制与管理。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注明日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》

Q/ML223·20001.11《文件控制程序》

Q/ML223·20001.12《记录控制程序》

Q/ML223·22301.01《信息管理标准》

3术语和定义

GB/T19000《质量管理体系基础和术语》和Q/ML223·20000.01《质量、环境与职业健康安全综合管理手册》界定的术语和定义适用于本文件。

4职责与权限

4.1企管处负责信息交流与沟通的综合管理工作，实施有关内部审核、管理评审等体系运行方面的信息交流与沟通，并保持记录。

4.2技术质量处负责产品质量管理方面的信息接收、传递和处理，负责与产品质量有关的内部沟通工作。

4.3安全处负责环境和职业健康安全管理方面的信息接收、处理、传递与沟通工作。

4.4经理办负责接收上级、地方主管部门的规定、决定、要求等信息，并填写收文记录。

4.5工会负责组织员工参与内部协商交流，并负责制定年度员工协商与交流计划。

4.6其他部门负责本系统职责范围内的信息交流、沟通与处置，并保持记录。

4.7基层单位负责本单位的与进入施工现场的分包方或其他与施工有关的联系人进行沟通；接待并回应来自外部相关方的有关信息，并保持记录。

5管理内容与方法

5.1信息交流内容

5.1.1外部信息交流内容

⑴质量、环境、职业健康安全管理有关的法律、法规、条例、规范和标准信息。

⑵上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息。

⑶环境监测和职业健康安全监察等有关的信息。

⑷相关方有关的信息，包括与顾客的沟通，涉及重要质量、环境影响的处理、伤亡事故的上报等。

5.1.2内部信息交流内容

⑴综合管理体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量内审和管理评审等信息。

⑵质量管理体系有效性的信息。

⑶有关不符合的信息：包括不符合、不合格、纠正和预防措施等信息。

⑷紧急信息：包括事件、事故等信息。

⑸员工及代表关注的职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业健康安全状况改善的讨论。

⑹其他内部信息。

5.2信息的传递和沟通

5.2.1信息的传递方式通常包括：口头、电话、会议、文件、通知、板报、简报、网络、电视以及其他可利用的通讯、宣传工具等。

5.2.2外部信息的传递与沟通

⑴技术质量处负责接收与顾客有关的信息（包括顾客投诉、顾客建议和顾客满意的信息），并及时填写《信息交流卡》两份，一份经主管经理确认后，报企管处汇总，一份自存。

⑵安全处负责接收、传递涉及重大环境、健康安全影响的信息，并及时填写《信息交流卡》两份，一份经主管经理确认后，报企管处汇总，一份自存。

⑶企管处负责与认证机构的交流与沟通。

5.2.3内部信息的传递与沟通

⑴职能处室和基层单位对质量、环境和职业健康安全管理的要求和实施情况，利用每周的综合调度会进行沟通。

⑵技质处、安全处每月将综合管理体系日常运行中的质量、环境因素、危害因素监测情况，以月份工作总结的形式向管理者代表报告一次。

⑶企管处在内审结束15日内将内审情况存在问题整改结果向管理者代表、总经理报告。

⑷经理办负责将上级、地方主管部门的规定、决定、要求等信息一同向总经理和相关部门传递。

⑸各相关部门负责接收和管理与本系统业务有关的法律、