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“大智移云”时代高校财务系统智能化转型探索

引言

“大智移云”即大数据、人工智能、移动互联网和云计算。2013年8月，中国工程院院士、未来移动通信论坛理事长邬贺铨在中国互联网大会上首次提出了“大智移云”概念，该概念提出至今刚好第十载，这十年来，几项技术之间相互交融渗透，给人们的工作生活都带来了巨大影响。在高校财务领域，抓住“大智移云”时代带来的发展机遇进行财务智能化转型，成为各大高校关注的焦点。而财务智能化转型中，构建智能财务系统是最直接、最基础、最重要的实践路径之一。本文以“大智移云”时代为背景，以高校目前财务工作面临的困境为出发点，分析智能财务系统的报销模式和实施优势，探索智能财务系统的构建路径和实施保障，希望为高校财务系统智能化转型提供有益参考。

一、高校财务工作面临的困境

早期，高校财务报销采用传统线下报账模式，即报销人填写手工报销单，现场排队提交单据，再由财务审核无误后安排制证、复核、付款，整个流程费时费力且效率过低。近年来，随着“互联网+”的广泛应用，各大高校财务相继进行深化改革，致力打造现代信息财务，其中一项重大举措是推行网上预约无等候报账系统，具体流程为：报销人粘贴整齐原始凭证，从财务处网站进入系统，按要求线上填写报销单信息，保存提交并打印报销单，完成线下财务审批相关手续后，递交财务处收单窗口即可离开，再由财务人员办理后台审核、制证、复核、付款。整个流程，报销人均可通过系统实时查询跟踪报销进度。与传统线下报账模式相比，该系统实现了“网上预约+无等候+无现金+票据物流”全过程信息化管理，更加方便、快捷、高效。但是，该系统无法解决当下“报销繁”困境，主要体现在：

（一）网上预约填报手续烦琐，填报工作量及难度偏大

在整个报销流程中，报销人普遍反映最“头疼”的环节是网上预约填报环节，主要原因是填报手续烦琐且填报工作量和难度偏大。以日常网报单为例，网上预约填报流程为：①根据发票内容判断所报销的经济业务事项类别并进行归类贴票、汇总计算；②根据经济业务事项选择对应的会计科目，录入票据数量、金额等信息；③录入收款方信息。整个流程不仅需要具备简单的会计业务知识，还需要报销人足够有耐心和细心汇总计算填写，否则，可能会因为金额计算有误、经济业务事项或会计科目判断有误而实际报销事项无对应可用额度、收款信息填写有误等问题被退单，而这些繁杂费时的填报工作，在一定程度上挤占了报销人本该用于专心科研、教学的时间和精力，成了他们的负担。

（二）线下签批手续烦琐

网上预约无等候报账系统实行“线上预约+线下签批+线下投单”的报销模式，虽然实现了可在任何时间与任何地点线上填写网报单的功能，解决了报销人排长队等候交单的问题，却没有解决线下签批手续烦琐的问题。高校经费种类繁多且体量大，审批规则种类多且部分报销审批环节长，导致部分报销人或者因为不清楚报销审批规则和权限，或者因为审批环节长，或者因为审批人出差或开会，或者因为审批人跨校区，需要耗费大量时间精力来回奔波找审批人签字。

（三）电子发票重复报销

电子发票的普及，给报销人获取发票带来了便利，但对于财务人员而言，却是一个“甜蜜”的负担，电子发票由于可重复打印的特点，带来了易出现重复报销的风险，财务人员在收到发票时，需要增加一道查重环节。目前，高校财务普遍采取的查重手段是制度约束加建立电子发票数据库。制度约束，即建立重复报销的惩罚机制，对首次重复报销的报销人进行提醒，如再次重复报销，则暂停其报账权限。靠制度的约束，能够震慑恶意重复报销行为，但客观上无法杜绝由于粗心或者个人疏忽导致的重复报销。建立电子发票数据库，是指在会计人员制证、复核完毕后，利用扫描枪将电子发票信息扫描录入电子发票数据库并进行自动查重校验，当发现电子发票重复报销时，需对相应凭证进行反复核对，取消制证，通知报销人取回单据。此方法虽然解决了电子发票重复报销问题，但是仍需耗费人工扫描，自动化程度较低。而对于报销人，往往只能依靠记忆力或者手工录入“电子发票台账”方式防止电子发票重复报销，这无疑也给报销人增加了不少工作量。

二、智能财务系统报销模式及实施优势

（一）智能财务系统报销模式

智能财务系统是基于“大智移云”的财务系统，支持手机端和电脑端双平台登录，集智能采集、智能识别、智能查验、智能填报、在线审批、智能稽核、智能控制等多种功能于一体，实行报销全流程数字化管理模式。

智能财务系统致力于为师生提供更方便、更快捷、更智能的财务服务。具体报销流程如下：①报销人通过手机端或客户端登录智能财务系统，通过手机拍照或上传电子票据，系统智能识别和查验票据，智能生成网报单；②报销人提交网报单，发起线上审批申请，系统按照预设的报销审批节点自动触发审批流程，审批人根据电子资料进行线上签批；③完成线上签批后，报销人打印出网报单，连同票据及相关附件一起递交至财务