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财政部会计司解读《企业内部控制应用指导第7号——采购业务》

强化采购风险管控提升企业采购效能

《企业内部控制应用指导第7号——采购业务》中所称采购，是指企业购置物资（或接收劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资关键包含企业原材料、商品、工程物资、固定资产等。采购是企业生产经营起点，既是企业“实物流”关键组成部分，又和“资金流”亲密关联。众所周知，采购物资质量和价格、供给商选择、采购协议签订、物资运输、验收等供给链情况，在很大程度上决定了企业生存和可连续发展。采购步骤步骤虽不很复杂，但蕴藏风险却是巨大。基于以上考虑，《企业内部控制应用指导第7号——采购业务》对采购关键步骤进行了梳理，明确了采购业务关键风险点，针对性地提出了对应控制方法。本文就此进行解读。

企业在健全采购业务内部控制时，应该比照健全资金、资产业务内部控制，着力从全方面梳理相关步骤入手。在此过程中，企业应该对采购业务管理现实状况进行全方面分析和评价，既要对照现有采购管理制度，检验相关管理要求是否落实到位，又要审阅相关管理步骤是否科学合理、是否能够很好地确保物资和劳务供给顺畅、物资采购是否能够和生产和销售等供给链其它步骤紧密衔接。在此基础上，要着力健全各项采购业务管理制度，落实责任制，不停提升制度实施力，确保物资和劳务采购按质按量按时和经济高效地满足生产营需求。

一、采购业务步骤

采购业务步骤关键包含编制需求计划和采购计划、请购、选择供给商、确定采购价格、签订框架协议或采购协议、管理供给过程、验收、退货、付款、会计控制等步骤。以下图所表示。该图列示采购步骤适适用于各类企业通常采购业务，含有通用性。企业在实际开展采购业务时，能够参考此步骤，并结合本身情况给予扩充和具体化。

二、各步骤关键风险点及管控方法

（一）编制需求计划和采购计划

采购业务从计划（或预算）开始，包含需求计划和采购计划。企业实务中，需求部门通常依据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门依据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按要求权限和程序审批后实施。该步骤关键风险是：需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至和企业生产经营计划不协调等。

关键管控方法：第一，生产、经营、项目建设等部门，应该依据实际需求正确、立即编制需求计划。需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供给商。对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供对应独家、专有资料，经专业技术部门研讨后，经含有对应审批权限部门或人员审批。第二，采购计划是企业年度生产经营计划一部分，在制订年度生产经营计划过程中，企业应该依据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，预防采购过高或过低。第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关责任人审批后，作为企业刚性指令严格实施。

（二）请购

请购是指企业生产经营部门依据采购计划和实际需要，提出采购申请。该步骤关键风险是：缺乏采购申请制度，请购未经合适审批或超越授权审批，可能造成采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

关键管控方法：第一，建立采购申请制度，依据购置物资或接收劳务类型，确定归口管理部门，授予对应请购权，明确相关部门或人员职责权限及对应请购程序。企业能够依据实际需要设置专门请购部门，对需求部门提出采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业采购计划。第二，含有请购权部门对于预算内采购项目，应该严格根据预算实施进度办理请购手续，并依据市场改变提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先推行预算调整程序，由含有对应审批权限部门或人员审批后，再行办理请购手续。第三，含有对应审批权限部门或人员审批采购申请时，应关键关注采购申请内容是否正确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计划，是否在采购预算范围内等。对不符合要求采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝同意。

（三）选择供给商

选择供给商，也就是确定采购渠道。它是企业采购业务步骤中很关键步骤。该步骤关键风险是：供给商选择不妥，可能造成采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

关键管控方法：第一，建立科学供给商评定和准入制度，对供给商资质信誉情况真实性和正当性进行审查，确定合格供给商清单，健全企业统一供给商网络。企业新增供给商市场准入、供给商新增服务关系和调整供给商物资目录，全部要由采购部门依据需要提出申请，并按要求权限和程序审核同意后，纳入供给商网络。企业可委托含有对应资质中介机构对供给商进行资信调查。第二，采购部门应该根据公平、公正和竞争标准，择优确定供给商，在切实防范舞弊风险基础上，和供给商签署质量确保协议。第三，建立供给商管理信息系统和供给商淘汰制度，对供给商提供物资或劳务质量、价格、交货立即性、供货条件及其资信、经营情况等进行实时管理和考评评价，依据考评评价结果，提