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关于数字化办公的文章

数字化办公掀起转型新浪潮:为何转型?如何破浪前行?

休假或出差在外,无法现场签字,还可以全流程在线审批;项目遇

到瓶颈难推进,点击知识管理系统,就能在线搜索解决方案或一键寻

求专家帮助;跟客户敲定合作事宜,进入合同管理系统,不一会儿就完

成了电子签约……这些都是数字化办公带来的全新体验。

当前,数字化时代已经来临。伴随大数据、互联网、物联网、区

块链、AI等高新技术的迭代升级,以及以数字技术为驱动力的新型生

产方式的蓬勃发展,各行各业都在积极拥抱新机遇,抢先踏上数字化

办公之旅,加快数字化转型步伐。

为何转型?

张文是政府部门的工作人员,经常需要处理公文事务,比如公文

写作、传递和管理……以前,单是拟写公文这一项工作就够他伤脑筋,

既要准又要快,还要做到完全保密;现在,单位已搭建电子政务信创OA

办公平台,他把公文的拟稿、审核、用印、分发、归档等事宜通通交

给公文管理系统,很快就完成了任务,还不用担心泄密。

一键推送议题材料,在线批阅,实时发起投票与表决……自从某

集团打造了数字化办公新生态、落实“无纸化会议”以来,会议协作

变得更简单省事,开会效率也提高了不少。

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“应用开发变得越来越轻松了。”程序员刘康说道。他正在使用

低代码开发平台,预计只需花两天时间,就能通过“自定义表单+基

于可视化拖拉拽的流程编排”完成一个全新的应用程序开发。

如今,无论是政府机构还是企业,越来越多的人和组织加入“数字

化办公浪潮”。中国互联网络信息中心(CNNIC)今年2月在京发布的

第49次《中国互联网络发展状况统计报告》指出,截至2021年12月,

我国在线办公用户规模达4.69亿,较2020年12月增长1.23亿,占网

民整体的45.4%。

数字化办公用户的迅猛增长,与政策红利持续催化息息相关。“十

四五”规划明确,要加快数字化发展,建设数字中国。此外,高速迭代

的数字技术、日益完善的数字设施、层出不穷的数字应用,也在推动

着数字化办公渗透至社会的各个领域。

比如,“数字政府”使用电子政务OA办公平台赋能办公,实现机

关内部公文、会议、督办、信息采编、综合事务等办公业务数字化,

打通上下游协同与对接的通道,提升党政机关办公一体化的水平和效

率。

再如,企业将大数据智能挖掘、数据分析和数据推演嵌入管理中,

一方面打造出数据驱动的“智慧企业”,以数据支撑决策、以数据赋

能创新、以数据提升竞争力;另一方面建立起动态监管机制,提升企业

应对突发事件的能力。

用数字化赋能办公,不仅是适应形势发展需要,更改变了办公状

态,还能提升工作效率。在个人层面上,数字化办公将过往的“线下跑”

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转为“网上办”、将“多次分头办”转为“多人协同办”,减少部门

间的来回跑动,省时省力又省心;在组织层面上,数字化办公可以实时

传递信息、动态跟踪任务、打破时空限制,将低效无序的“人找事”

转为有序可依的“事找人”,提升办公效率,降低办公成本。

如何转型?

“十四五”规划和2035年远景目标纲要指出,要“提高数字政府

建设水平”,将数字技术广泛应用于政府管理服务,推动政府治理流程

再造和模式优化,不断提高决策科学性和服务效率。

在政策的指引下,政府机构的数字化办公实施路径指向明朗:加

强顶层设计,创设基础条件,从而实现流程再造、效率提升和治理优

化。

相对商业组织而言,政府机构对数字化办公系统的部署模式和安

全管理提出更高的要求。在数字化办公的尝试中,内部文件流转、流

程审批、文档及知识管理、业务协同、党务管理、政务管理等基础业

务是政府机构的核心转型方向。在业务覆盖面加大的同时,政府机构

对内部信息和数据的安全、自主、可控的要求也在不断提升。相关调

研数据显示,政府机构在引进办公管理工具时,特别注重“操作行为和

数据安全可控”“本地化部署”,以及“数字化办公管理平台能够适

配多个API接口”。

公文管理是政府机构的其中一项代表性工作。在数字化公文管理

系统赋能之下,公文智能排版、智能写作、智能检索……所见即所得;