备用金管理规定.docx

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1目的

为规范备用金管理，提高资金利用效率，防范资金风险，制定本规定。

2范围

本规定适用于公司机关各部门、所属各单位备用金管理，公司受托管理的集团控股公司通过法定程序执行。

3术语和定义

无

4职责

4.1财务资产处

4.1.1负责制定备用金管理规定，对备用金统筹管理、监控和分析。

4.2所属各单位

4.2.1相关科室、站队负责人对本科室、站队备用金借款事项进行审批，指定符合要求的长期备用金借款人；

4.2.2财务部门负责备用金借款人审核、账务处理、日常检查、相关资料备案上报。

5管理内容

5.1概述

备用金是借给员工用于临时周转的款项。

5.1.1按管理环节分为借款人、借款期限、借款流程以及监管等；

5.1.2按管理内容分为个人长期备用金、个人临时备用金。

5.2管理原则

5.2.1服务生产经营。通过借支备用金，便于相关业务开展，提高工作效率。

5.2.2提高资金效率。通过明确借款期限、加强核销管理等，避免资金沉淀，提高资金利用效率。

5.2.3防控使用风险。通过加强借款人、借款期限、借款额度、借款流程管理与监管，避免冒领及挪用，督促及时归还或核销，实现借款额度与事项的有效匹配等。

5.3借款人

5.3.1借款人应是员工，员工范围见《员工录用管理规定》中3.1员工定义。

5.3.2借款人长期不在岗的,需经财务部门确认无借款或履行交接手续后，人事部门方可办理手续。长期不在岗的情形包括工作调动、长期病休、退休、解除劳动合同等。

5.4借款期限

5.4.1一般原则

a）备用金借款使用后应及时归还或核销，原则上前款不清后款不借；

b）除跨年出差借款和紧急抢修用款情况外，原则上年底前必须清零。

5.4.2特殊情况

确有特殊情况出现前款未清仍需借款的或年底无法清零的，由借款人提出书面说明，报主管财务领导审批。

5.5办理借款

5.5.1借款程序

a）借款人填写借款申请，内容包括事由、金额等；

b）由业务审批人进行审批，财务部门审核，具体要求执行《资金支付管理规定》。

5.5.2付款注意事项

a）不得代领借款；

b）鼓励通过银企直连方式，直接将借款支付到借款人银行卡内或收款方账户。

5.5.3不得借款的情况

a)用途与生产经营无关；

b)借款金额高于合理预计金额；

c)借款事项没有核销渠道；

d)违反本规定的其他情况。

5.6自查与监管

5.6.1借款人

借款人应按照规定用途使用备用金，季末、年末应自行核查借款余额，及时报销或还款。

5.6.2业务审批人

业务审批人负责监督借款使用，督促及时还款和核销。借款人未及时还款的，业务审批人对借款负连带归还责任。

5.6.3财务部门

5.6.3.1财务部门每季度对备用金借款限额、核销及时性进行检查；

5.6.3.2借款人有下列情况之一的，财务部门应向借款人催收。

a)未及时还款；

b)借款事由不真实；

c)挪用借款。

5.6.3.3每年12月初，财务部门发出《备用金催款通知》，提示风险，抄送借款人所在部门、站队负责人，限在年内还款。

5.6.3.4借款人接到通知后应及时还款，如确实不能及时还款的，应于10日内书面说明原因，经所在部门、站队负责人审核，报主管财务领导审批后反馈给财务部门。

5.7个人长期备用金

5.7.1适用事项

a）机关公务支出；

b）站队日常支出；

c）其他需频繁发生的零星杂费。

5.7.2借款人

由5.7.1所列事项的部门、站队指定专门的借款人，提出申请借用长期备用金，由财务部门审核同意。

5.7.3借款限额

原则上输油站队（作业区）借款上限为4万元，输气站队（作业区）借款上限为2万元，如需上调限额的，由主管财务领导审批。

5.7.4管理要求

a）至少每季核销1次；

b）连续2个季度不进行核销的，停止适用长期备用金政策，并收回以前借款；

c）确有特殊情况的，由借款人提出书面说明，经主管财务领导审批后方可继续借款。

5.8个人临时备用金

5.8.1适用事项

a)差旅费、办公费及其他零星采购支出；

b)需要先付款后取得核销凭证的，如征地相关费用、耕地占用税、电费等，应采取转账方式付款，出具核销凭证的单位名称、账号必须与转账付款单位名称、账号一致；

c）根据政府部门要求，需要办理人直接支付的款项，例如缴纳五险一