建设项目文档控制管理规定.docx

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1目的

为规范公司工程建设项目文档控制管理工作，保证工程建设项目竣工资料的顺利形成，制定本规定。

2范围

本规定适用于公司业务范围内所有新建及改扩建油气储运项目，包括原油、成品油及天然气管道，原油、成品油库，储气库，液化天然气接收站及相应配套设施。

3术语和定义

3.1项目文档

本规定所称项目文档是指项目建设过程中使用及产生的管理方面、技术方面和经济方面需存档的文字、图形和影像资料。

3.2项目文档管理

本规定所称项目文档管理是指对项目建设过程中涉及的项目文档的收发、流转、交接、归档等方面的控制管理。

4职责

4.1总经理办公室

负责指导、监督项目文档管理及档案专项验收工作。

4.2工程管理部

负责指导、监督、检查项目实施单位项目文档的管理工作。

4.3项目实施单位

4.3.1项目实施单位是项目文档的责任管理部门，负责项目文档的全面管理，并对项目文档的真实性、准确性、系统性、完整性负责；

4.3.2负责建立项目文档管理机制；

4.3.3负责配备适宜的文档保管场所，制定并采取妥善的项目文档保管措施,使之符合防潮、防虫、防火、防盗、防尘、防有害气体等必要的保管要求，确保项目文档的保管安全。

5管理内容

5.1落实责任人

5.1.1项目实施单位明确一名领导分管项目文控管理工作；

5.1.2明确责任部室，落实专人负责项目的文控管理；

5.1.3确定工作联络人并将名单报工程管理部备案。

5.2项目文档控制实施计划制定

5.2.1项目实施单位应依据项目的总体实施计划制定《项目文档控制实施计划》，并在项目初步设计批复两个月后上报公司工程管理部备案。

5.2.2《项目文档控制实施计划》应明确如下内容：

a)项目实施单位各工作岗位在文控管理方面的职责及责任文档清单；

b)项目实施单位各部门责任文档归档时间及交接记录等；

c)项目各参建承包单位应交付的竣工资料的内容（附竣工资料组卷目录）、质量要求、交付时间、在项目建设的各个阶段应做出的回应以及其他控制要求；

d)查验参建承包单位交付竣工资料质量的组织流程、检查记录及资料交接记录；

e)竣工资料动态管理一览表。

5.3项目文档控制管理

5.3.1项目实施单位在签订项目设计、施工、制造及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确相关方提交相应竣工资料的整理归档责任，同时规定参建承包单位在工程项目投产后三个月内完成竣工资料组卷工作并移交给项目实施单位，说明按期交付项目竣工资料是进行项目结算的必要条件之一，以保证竣工资料能按时、保质提交。

5.3.2项目开工前，项目实施单位应以文件形式下发通知，规定项目各参建承包单位应交付的竣工资料的内容、质量要求、交付时间、以及在项目建设的各个阶段应做出的回应等。

5.3.3在项目实施过程中，项目实施单位要严格按计划进度收集整理各方资料，在接收各参建承包单位交付的竣工资料时，项目实施单位文控管理部门应联合项目实施单位相应管理部室检查核实上交资料的真实性、完整性和可靠性。通过检查的，双方进行资料交接，并填写《文件检查记录》和《文件交接记录》。

5.3.4项目开工后，项目实施单位文控管理部门应从下一季度末开始，每季度初1日—5日将上期计划进度完成情况及本期进度计划以文字形式向工程管理部提交《季度报表》，项目投产后6个月，项目竣工资料的整理工作应完成。

5.3.5工程管理部根据项目文控管理的执行情况，会同公司档案管理等相关管理部门对项目文控管理工作进行检查与指导。

5.3.6竣工资料整理、组卷及套数要求具体执行《建设项目竣工验收管理规范》。

5.3.7项目实施单位完成竣工资料整理，并自检合格后，填写《竣工资料整编完成情况一览表》，连同项目的竣工资料目录上报管道公司工程管理部。工程管理部组织对项目竣工资料进行检查。项目实施单位对查出问题要认真整改。

5.3.8项目实施单位完成整改后，应办理基本建设档案验收，具体执行《基本建设项目档案管理规定》。

5.3.9项目竣工验收后，项目实施单位要组织人员对竣工资料中存在的问题及时进行整改，并于竣工验收后3个月内，将整改合格后的竣工资料及正式出版的竣工验收文件，按公司档案管理的要求分别移交运营单位和公司档案馆，同时办理相应的交接手续。

5.3.10按照地方部门有关法律法规及规定，项目实施单位应当自工程竣工验收合格之日起15日内，将建设工程竣工验收报告和规划、公安消防、环保等部门出具的认可文件或者准许使用文件报建设行政主管部门或者其他有关部门备案。

5.3.11按照地方部门有关法律法规及规定，项目运行单位应自管道竣工验收合格之日起六十日内，将竣工测量图报管道所在地