企业营销策划公司合同付款管理办法.docx

企业营销策划公司合同付款管理办法》

一、总则

1.目的

为规范本企业与营销策划公司之间合同付款流程，确保资金安全、合理、高效使用，保障双方合法权益，特制定本管理办法。

2.适用范围

本办法适用于企业与所有外部营销策划公司签订的业务合同付款事宜，涵盖营销策划、广告推广、活动执行等各类相关合作项目。

3.基本原则

（1）合规性原则：付款行为必须严格遵循国家法律法规、企业财务制度以及合同约定条款。

（2）及时性原则：依据合同节点与业务进展，按时支付款项，避免逾期违约，影响合作关系与项目推进。

（3）准确性原则：精准核算付款金额，核对相关凭证，杜绝错付、多付等失误情况。

二、职责分工

1.业务部门

（1）作为与营销策划公司对接的一线部门，负责依据合同条款跟进项目执行进度，定期收集并整理项目成果交付资料，如实填写《项目进度确认单》。

（2）在付款节点临近时，向财务部门提交付款申请，附上齐全的业务支撑材料，包括但不限于项目阶段性报告、验收合格证明、发票开具要求等信息，详细说明申请付款事由与金额计算依据。

2.财务部门

（1）负责审核业务部门提交付款申请的合规性，重点核查合同条款与付款申请的契合度，核对发票真伪、金额准确性、税务合规性等财务关键要素。

（2）根据企业资金状况统筹安排付款计划，确保资金流稳定前提下，按时足额划拨款项；定期统计分析与营销策划公司的付款数据，形成财务报表供管理层参考。

3.法务部门

（1）全程参与合同签订环节，把控合同条款合法性与风险防控点；在付款流程中，负责审核合同变更、纠纷处理等特殊情况涉及的法律问题，为财务及业务部门提供法律意见与应对策略。

（2）针对可能出现的合同违约、知识产权纠纷等法律隐患，提前拟定解决方案，保障企业利益不受侵害。

4.管理层

（1）对重大合同付款事项进行最终审批决策，综合考量项目战略意义、企业资金储备、合作方履约情况等多方面因素，把控付款节奏与企业整体资金布局。

（2）监督各部门在合同付款流程中的履职情况，协调解决跨部门争议与难题，确保流程顺畅运转。

三、付款流程

1.付款申请发起

业务部门在合同约定付款节点到达前[X]个工作日，结合项目实际进展，填写《合同付款申请表》，详细说明合同编号、合作方名称、项目名称、申请付款金额、付款事由（如项目启动款、中期款、尾款等对应阶段说明），并附上经业务负责人签字确认的《项目进度确认单》、已完成工作成果证明材料（如策划方案终稿、广告投放监测报告、活动现场照片视频等），一并提交至财务部门。

2.财务审核

财务部门收到付款申请后，在[X]个工作日内完成审核工作。首先，核对《合同付款申请表》与原始合同文本，确认付款节点、金额计算方式无误；其次，查验业务部门提供的成果材料完整性、合规性；最后，审核合作方开具发票的真实性、票面信息准确性，发票抬头、税号、金额、税率等须与合同及企业财务要求一致。若发现问题，财务部门及时与业务部门沟通反馈，要求补充或修正材料。

3.法务审查（如有必要）

对于涉及合同条款变更、争议纠纷、复杂付款条件的特殊付款申请，财务审核通过后转由法务部门进行法务审查。法务部门在[X]个工作日内，依据法律法规及合同约定，评估付款行为潜在法律风险，出具《法务审查意见函》，明确是否建议付款及需关注法律事项，返回财务部门。

4.管理层审批

财务部门汇总整理经财务审核、法务审查（如有）后的付款申请材料，依企业审批权限呈交管理层审批。管理层结合企业资金计划、项目战略价值、合作方过往合作表现等，在[X]个工作日内完成审批决策，签署明确审批意见，同意付款则流转至财务付款环节；否决付款需详细说明理由，退回业务部门重新梳理或协商解决。

5.付款执行

财务部门依据管理层审批通过的付款申请，在规定付款期限内，通过企业对公账户以银行转账、支票等合规支付方式向营销策划公司支付款项；支付完成后，及时登记财务账目，将付款凭证扫描存档，并反馈付款结果给业务部门，便于后续沟通合作。

四、特殊情况处理

1.合同变更付款

若在项目执行期间因业务需求调整、不可抗力等因素导致合同条款变更涉及付款变动，由业务部门牵头，联合法务、财务与合作方协商拟定《合同变更协议》，明确变更后付款节点、金额、方式等关键信息；经法务审核、管理层审批通过后，按新协议约定执行付款流程。

2.付款争议解决

当企业与营销策划公司就付款事宜产生争议，业务部门应第一时间收集整理相关证据材料，联合法务部门与对方沟通协商，争取友好解决；若协商无果，依据合同约定争议解决条款（如仲裁、诉讼）妥善处理，在此期间，财务部门暂停涉事款项支付，待争议明晰后依规操作。

3.逾期未付款

因企业内部流程延误或资金紧张致使付款逾期，业务部门提前向合作方说明情况、诚恳致歉，争取谅解并协商确定新付款时间；财务部门优先调配资