采购档案管理与保密制度.docxVIP

采购档案管理与保密制度

#采购档案管理与保密制度

##一、目的

为加强公司采购档案的科学管理，确保采购档案的完整性、准确性和保密性，有效保护公司商业机密，保障公司合法权益，特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司所有采购活动中形成的档案管理及涉及的保密工作，涵盖采购部门及与采购活动相关的其他部门和人员。

##三、职责分工

1.**采购部门**：负责采购档案的收集、整理、初步归档及日常保管，并按照规定进行档案的移交；在采购过程中，承担保密措施的落实责任。

2.**档案管理部门**：负责对采购档案进行统一接收、分类、编目、存储等管理工作，定期检查档案的保管状况；对采购档案保密工作进行监督和指导。

3.**法律合规部门**：负责对采购档案管理与保密制度及相关操作进行法律审核，确保制度和操作符合法律法规要求。

##四、采购档案管理

###（一）档案收集范围

1.采购申请文件，包括采购需求申请表、需求说明等。

2.供应商资料，如供应商营业执照副本、资质证书、业绩证明、联系方式等。

3.采购招标或询价文件，包含招标文件、投标文件、询价单、报价单等。

4.采购合同及相关协议，包括合同原件、补充协议等。

5.采购过程中的沟通记录，如邮件、会议纪要、谈判记录等。

6.验收报告、付款凭证等采购后续文件。

###（二）档案整理与归档

1.采购人员应在采购项目完成后的[具体时间]内，对采购过程中形成的各类文件进行初步整理，确保文件的完整性和准确性。

2.按照采购项目进行分类，同一项目的文件按照时间顺序排列，编写文件目录。

3.将整理好的文件移交至档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和分类，按照公司档案管理规定进行统一编号、编目，录入档案管理系统，并存储于指定的档案存储位置。

###（三）档案保管

1.档案管理部门应设置专门的档案保管场所，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全存放。

2.对采购档案进行定期检查和盘点，如发现档案损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的补救措施。

3.电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据的完整性和可读性。

###（四）档案查阅与借阅

1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。

2.如需借阅采购档案，应填写《采购档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。

3.查阅和借阅人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案，不得在档案上做任何标记，不得擅自将档案转借他人。查阅和借阅结束后，应及时归还档案。

###（五）档案销毁

1.对于超过保存期限且无保存价值的采购档案，档案管理部门应定期进行清理，并编制《采购档案销毁清单》。

2.《采购档案销毁清单》需经采购部门、档案管理部门负责人审核，报公司主管领导批准后方可实施销毁。

3.档案销毁应采用安全的方式进行，如粉碎、焚烧等，并对销毁过程进行记录，记录内容包括销毁时间、地点、销毁人等信息。

##五、采购档案保密

###（一）保密范围

1.采购项目涉及的商业秘密，包括但不限于采购需求、采购预算、供应商信息、评标标准、采购价格等。

2.采购合同及相关协议中的保密条款所涉及的内容。

3.采购过程中形成的内部沟通记录、决策文件等。

###（二）保密措施

1.对涉及保密信息的采购文件，应在文件显著位置标注“保密”字样，并根据保密级别采取相应的保密措施。

2.加强对采购人员及其他接触保密信息人员的保密教育，签订保密协议，明确保密责任和义务。

3.在与供应商的合作过程中，应要求供应商遵守保密规定，签订保密协议，防止供应商泄露公司保密信息。

4.对涉及保密信息的电子文件，应进行加密存储，并设置严格的访问权限，限制无关人员的访问。

###（三）保密监督与处罚

1.公司法律合规部门和档案管理部门应定期对采购档案保密工作进行监督检查，发现问题及时整改。

2.对于违反保密制度，泄露采购档案保密信息的人员，公司将视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

##六、内部评审、法律审核与反馈

###（一）内部评审

1.制度初稿完成后，由采购部门组织相关部门（如档案管理部门、财务部门、法务部门等）进行内部评审。评审内容包括制度的合理性、可行性、完整性以及与公司现有制度的协调性等。

2.各部门应在收到评审通知后的[具体天数]内提出书面评审意见，采购部门对意见进行汇总整理，并根据评审意见对制度进行修改完善。

###（二）法律审