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采购管理制度

#采购管理制度

##一、目的

为规范公司采购行为,降低采购成本,保证采购质量,提高采购效率,确保公司生产经营活动的顺利进行,特制定本制度。

##二、适用范围

本制度适用于公司内部所有采购活动,包括原材料、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。

##三、职责分工

1.**采购部门**

-负责制定采购计划,执行采购任务,寻找合格供应商,进行采购谈判、合同签订等工作。

-对采购物资和服务的质量、交期、价格等负责。

-建立和维护供应商档案,定期对供应商进行评估和管理。

2.**需求部门**

-负责提出采购需求,明确采购物资和服务的规格、数量、质量要求等。

-协助采购部门进行供应商选择和评估,参与采购合同的技术条款审核。

-负责对采购物资和服务的验收工作。

3.**财务部门**

-负责审核采购预算和采购合同的财务条款。

-办理采购付款手续,对采购资金的使用进行监督和管理。

-参与供应商的信用评估。

4.**法务部门**

-负责对采购合同进行法律审核,确保合同的合法性、有效性和完整性。

-处理采购过程中的法律纠纷。

##四、采购流程

1.**需求申请**:需求部门根据生产经营需要,填写《采购需求申请表》,详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计使用时间等信息,经部门负责人审批后提交采购部门。

2.**采购计划制定**:采购部门根据需求申请,结合库存情况,制定《采购计划》,明确采购物资或服务的名称、规格、数量、采购预算、预计采购时间、供应商选择等内容,报公司领导审批。

3.**供应商选择**

-采购部门通过多种渠道收集供应商信息,建立供应商数据库。

-对潜在供应商进行初步筛选,评估其资质、信誉、生产能力、质量保证体系等方面的情况。

-对于重要物资和服务的采购,采购部门应组织需求部门、财务部门、法务部门等相关人员对潜在供应商进行实地考察。

-根据筛选和考察结果,选择合格供应商,并与其签订《供应商合作协议》,明确双方的权利和义务。

4.**采购谈判**:采购部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、交期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行谈判,争取最有利的采购条件。谈判过程应做好记录。

5.**合同签订**

-采购谈判达成一致后,采购部门起草《采购合同》,合同内容应包括双方当事人信息、采购物资或服务的详细描述、价格、数量、交期、质量标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等条款。

-《采购合同》起草完成后,依次提交需求部门、财务部门、法务部门进行审核,各部门应在规定时间内提出审核意见。

-根据各部门的审核意见,对《采购合同》进行修改完善,报公司领导审批后,由采购部门与供应商签订合同。

6.**采购执行**

-采购部门按照合同约定,及时向供应商下达采购订单,跟踪采购进度,确保供应商按时、按质、按量交付物资或提供服务。

-供应商发货后,采购部门应及时通知需求部门做好验收准备工作。

7.**验收**

-物资或服务到达公司后,需求部门应按照合同要求和相关标准对其进行验收。验收内容包括数量、规格、质量等方面。

-验收合格后,需求部门填写《验收单》,并签字确认。如验收不合格,需求部门应及时通知采购部门与供应商协商解决,如退货、换货、补货等。

8.**付款**

-采购部门根据验收合格的《验收单》和供应商提供的发票等凭证,填写《付款申请单》,经需求部门负责人、采购部门负责人、财务部门负责人、公司领导审批后,提交财务部门办理付款手续。

-财务部门按照合同约定的付款方式和时间,审核付款申请的真实性、合法性和完整性,无误后进行付款。

##五、供应商管理

1.**供应商档案建立**:采购部门应为每个合格供应商建立档案,记录其基本信息、资质文件、合作历史、供应业绩、评估结果等内容。

2.**供应商评估**

-采购部门定期(每季度或每年)组织需求部门、财务部门、法务部门等相关人员对供应商进行评估,评估内容包括质量、交期、价格、服务、信用等方面。

-根据评估结果,将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级。对于优秀供应商,给予更多的合作机会和优惠政策;对于合格供应商,要求其持续改进;对于不合格供应商,终止合作关系。

3.**供应商激励与淘汰**

-公司建立供应商激励机制,对表现优秀的供应商给予一定的奖励,如增加采购量、提前付款、颁发荣誉证书等。

-对出现质量问题、交货延迟、服务不到位等严重违约行为的供应商,采购部门应视情节轻

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