公司公文管理及处理办法.doc

XX有限公司

公文管理及处理办法

第一章总则

第一条为规范XX有限公司（以下简称公司）的公文管理工作，切实提高办文效率，根据《集团公司公文管理及处理办法》，制定本办法。

第二条本办法所指的公司的公文，是公司在管理过程中形成的具有规范体式的公务文书管理，是公司行政管理的重要内容。

第三条公文处理指公文的撰写、收发、核查、送批、传阅、核稿、保管、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公司领导和工作人员在处理公文过程中必须做到及时、准确、安全、保密。文件处理人要认真做好公文处理工作，自觉遵守本办法。

第五条公文处理必须严格执行国家以及公司的保密制度，确保公司的经营信息安全。

第六条本办法适用于公司本部（以下简称“本部”）、所属公司（以下简称“所属单位”）。

第二章组织与职责

第七条公司综合管理部是公司公文处理的管理机构，主要职责：

（一）负责公司公文管理制度体系的建设与优化；

（二）负责相关单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及其它相关事宜；

（三）负责对所属单位上报公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送工作；

（四）负责公司对外（内）发文的撰稿、核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作；

（五）负责对公司本部和所属单位的公文处理工作进行业务指导；

（六）负责公文管理工作评价与考核；

（七）负责做好其它公文管理相关工作。

第八条所属单位的综合管理部是本单位公文处理的管理机构，负责本单位公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第九条所属单位应根据实际工作需要设立文秘岗位或配备专职人员负责公文处理工作，逐步建立健全本单位公文处理制度。文秘人员应当具备公文处理专业知识，忠于职守，严格执行集团公司以及公司的相关保密制度。

第三章公文种类

第十条公司的行文的种类主要有：

（一）决定、决议

适用于公司对各部门、所属单位做出重要决策或对重要工作、人事变动作出安排。

（二）通知

适用于传达上级单位的指示、转发上级单位和不相隶属单位的公文，发布规章制度，要求下级单位办理事项，布置工作和需要有关单位周知或者执行的事项，任免、聘用干部等。

（三）通报

适用于典型事例的介绍，表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（四）报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问，陈述意见，汇报上级交办的重要事项的处理结果等。

（五）请示

适用于向上级单位请求指示或批准事项。

（六）批复

适用于以公司名义答复所属单位的请示事项或做出重大工作部署。

（七）规定、办法

根据国家有关法律、法规、条列和集团公司相关部门的规定，在公司职权范围内，对所属系统制定带有约束性的工作制度、实施细则、办法等，适用“规定”或“办法”。

（八）函

适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议讨论的主要精神，以及会议议定的，要求与会单位办理执行、共同遵守的事项。公司会议纪要分为总经理常务会议纪要、总经理办公会议纪要等。

第四章公文格式

第十一条公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送（报）单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一）公文标题应当准确、简明扼要地概括公文的主要内容，标明发文机关（发文机关写全称或规范化简称，前后应一致）、公文种类。除批转法规性公文外，标题一般不加书名号。

（二）报送上级机关的“请示”公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另外多个上级机关，应用抄报形式。凡公司上报的公文，或所属单位上报公司的公文，均需在首页注明签发人姓名，其中，上报的请示必须注明联系人及联系方式。

（三）各种上报、下发的公文内容，要力求做到准确、清楚、简练。

（四）涉及集团公司和公司秘密的公文应当按密级分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。

（五）紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”，紧急电报或电传应当分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

（六）发文编号，一般包括：发文单位代字、年份、序号；凡几个单位联合发文的，只标明主办单位公文编号。公司及所属单位公文编号为：XX公司〔20XX〕X号（年号之前的X为所属单位代字）。

（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前，注明附件顺序和名称，附件名称应前后保持一致。

（八）成文时间以负责人签发的日期为准。

（九）为方便计算机检索，正式公文都应标明主题词。主题词用黑体字，印在抄送单位栏的黑线上面，从左到右排列，词与词之间空一字。主题词最多不超过五个词汇。

（十）公文除纪要外，均应加盖公章。联合上报的非法规性公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，联合单位都应当加盖印章。

（十一）公文文字从左至右横写、横排。

（十二）公文用纸统一采用