公司档案管理办法及实施细则.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司档案管理，有效保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本办法及实施细则。

2.适用范围

本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构的档案管理工作。

3.档案定义

本办法所称档案是指公司在各项经营管理活动中直接形成的，具有保存价值的各种形式和载体的历史记录。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

-负责制定和完善公司档案管理制度及实施细则，并组织实施。

-集中统一管理公司各类档案，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等工作进行指导、监督和检查。

-定期对档案进行清理、清查，确保档案的安全与完整。

-开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、规范化。

2.各部门兼职档案员职责

-负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案资料的齐全、完整。

-按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交公司档案管理部门。

-协助档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作。

三、档案的分类与编号

1.档案分类

-行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司规章制度，行政公文，人事档案，印鉴管理文件等。

-财务审计类：财务预算、决算报告，会计凭证、账簿、报表，审计报告，税务资料等。

-市场营销类：市场调研报告，销售合同，客户资料，广告宣传资料等。

-项目管理类：项目立项、可行性研究报告，项目合同，项目进度资料，项目验收文件等。

-技术研发类：研发项目文档，技术方案，技术标准，专利、商标、著作权等知识产权文件。

-采购物流类：采购合同，供应商资料，物流运输记录等。

-其他类：不属于上述分类的其他档案资料。

2.档案编号

档案编号采用分类号+年度+顺序号的方式编制。分类号按照上述档案分类确定，年度为档案形成的自然年度，顺序号为该类档案在本年度内的流水号。例如：行政管理类档案编号为XZ-20XX-001，其中XZ为行政管理类分类号，20XX为年度，001为顺序号。

四、档案的收集与整理

1.收集要求

-各部门应明确兼职档案员，负责本部门档案资料的日常收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压或丢失。

-对于重要文件、会议纪要、合同协议等，应在文件形成后3个工作日内收集归档。

-涉及多个部门的档案，由主办部门负责收集整理，相关部门应积极配合提供资料。

2.整理要求

-档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

-归档文件应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。

-按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理，编制档案目录。档案目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。

五、档案的保管

1.保管场所

公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案安全存放。

2.保管期限

档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指对公司具有长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为16年至50年；短期保管的档案保管期限为15年以下。具体档案保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。

3.档案存放

-按照档案分类顺序，将档案依次存放在档案柜中，并在档案柜上标明档案类别、年度等信息。

-电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，异地存放。电子档案应建立索引目录，便于查询利用。

六、档案的鉴定与销毁

1.鉴定

-档案管理部门定期对保管期满的档案进行鉴定，组成鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等参加。

-鉴定小组根据档案的保管期限、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。

2.销毁

-对确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后进行销毁。

-档案销毁应编制销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等内容。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司主管领导备案。

-档案销毁时，应由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。

七、档案的利用

1.利用原则

档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全与完整，同时