物业管理公司会议服务工作流程及标准.docx

?一、引言

会议服务是物业管理公司为客户提供的重要服务之一，高质量的会议服务能够确保会议的顺利进行，提升客户的满意度。本工作流程及标准旨在规范物业管理公司会议服务的各项操作，确保服务质量的一致性和稳定性。

二、会议服务前的准备工作

（一）会议信息收集

1.与客户沟通

-提前与会议主办方取得联系，了解会议的基本信息，包括会议名称、时间、地点、参会人数、会议议程、特殊要求等。

-建立专门的会议服务沟通记录，详细记录与客户沟通的内容，确保信息准确无误。

2.实地考察

-根据客户提供的会议地点信息，安排工作人员进行实地考察。

-检查会议室的设施设备是否完好，如投影仪、音响系统、灯光设备、空调、桌椅等，确保其能够正常运行。

-查看会议室的环境卫生状况，包括地面、桌面、墙面、门窗等，如有需要及时安排清洁人员进行打扫。

-了解会议室周边的环境情况，如交通状况、停车位数量等，以便为参会人员提供相关信息。

（二）会议场地布置

1.桌椅摆放

-根据会议的形式和参会人数，合理摆放桌椅。常见的会议形式有课桌式、围桌式、剧院式等。

-课桌式摆放适用于培训、讲座等会议，将桌椅整齐排列，每排桌椅之间保持适当的间距，方便参会人员记录和交流。

-围桌式摆放适用于小型会议或讨论会议，将桌椅围绕成圆形或椭圆形，便于参会人员面对面交流。

-剧院式摆放适用于大型会议或演讲会议，将桌椅按照一定的坡度排列，面向主席台或演讲区域，确保参会人员都能清楚地看到台上的情况。

2.资料准备

-根据会议议程和参会人员名单，准备会议资料，如会议手册、议程表、发言稿、笔记本、笔等。

-将会议资料整齐摆放于每张桌子上，资料的摆放方向应一致，方便参会人员取用。

-在会议资料上标注会议名称、日期、参会人员姓名等信息，以便于识别。

3.视听设备调试

-提前调试投影仪、音响系统、灯光设备等视听设备，确保其画面清晰、声音正常、灯光亮度适宜。

-检查投影仪与电脑或其他播放设备的连接是否正常，测试播放效果，如有问题及时联系技术人员进行维修。

-根据会议的需要，调整音响系统的音量、音质和声道，确保声音能够均匀覆盖整个会议室。

-对灯光设备进行调试，设置不同的灯光场景，如明亮模式、柔和模式等，以满足会议不同环节的需求。

4.花卉布置

-根据会议室的风格和会议的主题，选择合适的花卉进行布置。

-花卉布置应简洁大方，避免过于繁杂，影响会议的整体效果。

-定期更换花卉，保持花卉的新鲜度和美观度。

（三）人员安排

1.服务人员培训

-在会议服务前，对参与会议服务的工作人员进行培训。

-培训内容包括会议服务礼仪、服务流程、应急处理等方面的知识和技能。

-通过培训，使服务人员熟悉会议服务的各项要求，能够以专业、热情的态度为参会人员提供服务。

2.人员分工

-根据会议服务的流程和要求，对服务人员进行合理分工。

-一般包括会议签到引导员、茶水服务员、设备操作员、会议记录员等岗位。

-明确各岗位的职责和工作流程，确保每个环节都有专人负责。

（四）餐饮安排（如有需要）

1.与餐饮供应商沟通

-如果会议需要提供餐饮服务，提前与餐饮供应商取得联系，确定餐饮的种类、标准、数量等。

-与餐饮供应商协商餐饮的供应时间和方式，确保餐饮能够按时、准确地供应。

2.餐饮准备

-按照与餐饮供应商确定的标准和数量，准备会议所需的餐饮。

-对餐饮进行检查，确保食品的质量和卫生安全。

-将餐饮摆放整齐，注意食品的保温和保鲜措施。

三、会议服务流程

（一）会议签到

1.签到台设置

-在会议室入口处设置签到台，摆放签到簿、笔等签到用品。

-签到台的布置应简洁明了，方便参会人员签到。

2.引导签到

-会议签到引导员在签到台负责引导参会人员签到。

-热情迎接参会人员，微笑示意并引导其在签到簿上签到。

-对于未携带签到信息的参会人员，协助其填写相关信息。

-在参会人员签到的同时，为其发放会议资料。

（二）茶水服务

1.会前茶水准备

-在会议开始前15分钟，茶