单证管理办法.docx

?一、总则

1.目的

本办法旨在规范公司单证的管理，确保单证的制作、流转、使用、保管等环节的准确性、完整性和安全性，有效防范风险，保障公司业务的正常开展。

2.适用范围

本办法适用于公司内涉及的各类业务单证，包括但不限于销售合同、采购订单、发票、提单、报关单、保险单等。

3.职责分工

-业务部门：负责业务单证的发起、审核、使用，并对单证的真实性、准确性负责。

-单证管理部门：负责单证的统一格式设计、编号管理、印制、发放、回收、归档及保管等工作。

-财务部门：负责依据单证进行账务处理，并对单证的财务合规性进行审核。

-其他相关部门：按照各自职责配合做好单证管理工作。

二、单证的格式与编号

1.格式设计

-单证管理部门应根据业务需求和相关法规要求，设计统一规范的单证格式。

-单证格式应包含必要的业务信息、双方签字盖章栏等，确保信息完整、清晰、准确。

-对于常用单证，应定期进行格式评估和优化，以适应业务发展和法规变化。

2.编号规则

-单证管理部门为各类单证制定唯一的编号规则，确保编号的系统性和连贯性。

-编号应包含年份、单证类型代码、顺序号等要素，以便于识别和查询。

-例如，销售合同编号规则为：[年份][销售合同代码][4位顺序号]，如2023-SC-0001。

三、单证的制作

1.制作要求

-业务部门应按照单证格式要求和实际业务情况，准确、完整地填写单证内容。

-填写内容应字迹清晰、工整，不得涂改。如确需修改，应在修改处加盖更正章或双方签字确认。

-涉及金额、数量、日期等关键信息的填写，应确保准确无误，并与相关业务数据一致。

2.审核流程

-业务单证填写完成后，应按照公司内部审核流程进行审核。

-审核内容包括单证内容的准确性、完整性、合规性以及与业务实际情况的相符性等。

-审核通过后，相关责任人应在单证上签字确认。

四、单证的流转

1.内部流转

-单证在公司内部各部门之间流转时，应通过规定的流程和方式进行传递。

-一般采用纸质单证交接或电子文档传输的方式，并做好交接记录。

-交接记录应包括单证名称、编号、交接时间、交接人等信息，确保单证流转的可追溯性。

2.外部流转

-涉及与外部单位交换的单证，应按照合同约定或相关业务流程进行传递。

-对于重要单证的外部传递，应采用安全可靠的方式，如挂号信、快递、专人送达等，并要求对方签收确认。

-在外部流转过程中，应注意保护单证的保密性和安全性，防止单证丢失、泄露或被篡改。

五、单证的使用

1.使用权限

-明确各类单证的使用权限，只有经过授权的人员才能使用相应的单证。

-业务人员应在其职责范围内使用单证，并确保单证的使用符合公司规定和业务要求。

2.使用记录

-建立单证使用记录制度，记录单证的使用时间、使用人、使用目的等信息。

-使用记录应妥善保存，以便于查询和审计。

3.作废处理

-对于已使用完毕或不再使用的单证，应及时进行作废处理。

-作废单证应加盖作废章，并妥善保管，防止被误用。

六、单证的保管

1.保管方式

-单证管理部门应根据单证的性质和重要程度，选择合适的保管方式，如纸质档案保管或电子数据存储。

-对于纸质单证，应建立专门的档案室或文件柜进行分类存放，确保存放环境干燥、通风、防火、防潮、防虫。

-对于电子单证，应采用安全可靠的存储设备和加密技术进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。

2.保管期限

-明确各类单证的保管期限，保管期限应符合相关法规和公司规定的要求。

-一般情况下，重要单证的保管期限为[X]年，普通单证的保管期限为[X]年。

-在保管期限届满后，经相关部门审核批准，可按照规定进行销毁处理。

3.安全保密

-加强单证保管过程中的安全保密工作，限制无关人员接触单证。

-对于涉及商业机密、客户信息等敏感内容的单证，应采取严格的保密措施，防止信息泄露。

七、单证的销毁

1.销毁条件

-符合下列条件之一的单证，可进行销毁处理：

-保管期限届满且无需继续保存的。