办公用品出入库管理制度.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司办公用品的管理，规范办公用品的出入库流程，提高办公用品的使用效率，节约成本，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有办公用品的出入库管理。

3.职责分工

-行政部门

-负责办公用品的采购计划制定、采购申请提交及采购工作的执行。

-负责建立办公用品库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。

-负责办公用品的出入库管理，包括验收、入库、保管、发放等工作。

-使用部门

-负责根据实际工作需要，提交办公用品领用申请。

-负责本部门领用办公用品的使用和保管。

二、办公用品的分类及定义

1.办公文具类

包括笔、笔记本、文件夹、订书机、计算器、胶水、胶带等日常办公所需文具。

2.办公设备类

如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等用于办公的设备。

3.办公耗材类

打印机墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸、墨盒、色带等消耗性材料。

4.其他办公用品

包括办公家具、绿植、清洁用品等其他与办公相关的物品。

三、办公用品采购管理

1.采购计划制定

-行政部门应根据公司各部门的办公用品使用情况及库存状况，每月末制定次月办公用品采购计划。

-采购计划应明确办公用品的种类、规格、数量等详细信息。

2.采购申请提交

-行政部门根据采购计划填写办公用品采购申请表，经部门负责人审核后提交至公司领导审批。

-采购申请表应注明采购原因、预计采购金额、采购时间等内容。

3.采购执行

-经审批后的采购申请表交至采购人员，采购人员应按照审批后的采购计划进行采购。

-采购人员应选择具有良好信誉的供应商，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。

-在采购过程中，采购人员应及时与供应商沟通，跟踪采购进度，确保按时到货。

四、办公用品入库管理

1.验收

-办公用品到货后，行政部门仓库管理人员应及时组织验收。

-验收内容包括办公用品的数量、规格、型号、质量等是否与采购订单一致。

-对于验收合格的办公用品，仓库管理人员应在送货单上签字确认；对于验收不合格的办公用品，应及时与供应商联系，办理退换货手续。

2.入库

-验收合格的办公用品应及时办理入库手续。

-仓库管理人员应按照办公用品的类别、规格、型号等进行分类存放，并建立相应的库存台账。

-库存台账应详细记录办公用品的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。

3.入库凭证

-办公用品入库后，仓库管理人员应开具入库单。

-入库单应一式三联，一联留存仓库，一联交财务部门记账，一联交采购部门备查。

五、办公用品保管管理

1.仓库环境

-行政部门应确保办公用品仓库的环境整洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜。

-仓库应设置防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保办公用品的安全存放。

2.库存盘点

-行政部门应定期对办公用品进行库存盘点，确保账实相符。

-库存盘点分为月度小盘点和年度大盘点。月度小盘点应在每月末进行，年度大盘点应在每年末进行。

-在库存盘点过程中，仓库管理人员应认真核对库存数量与库存台账记录是否一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。

3.库存安全

-仓库管理人员应妥善保管办公用品，防止办公用品损坏、丢失或被盗。

-对于贵重办公用品或易损办公用品，应采取特殊的保管措施，如单独存放、加锁保管等。

-仓库管理人员应定期检查办公用品的库存状况，如发现有损坏或过期的办公用品，应及时清理并办理报废手续。

六、办公用品发放管理

1.领用申请

-使用部门如需领用办公用品，应填写办公用品领用申请表。

-办公用品领用申请表应注明领用部门、领用人、办公用品名称、规格、型号、数量、领用日期等内容。

-领用申请表经部门负责人审核后提交至行政部门。

2.发放审批

-行政部门仓库管理人员收到领用申请表后，应根据库存情况进行审批。

-对于库存充足的办公用品，仓库管理人员应及时发放；对于库存不足的办公用品，应告知领用人并说明预计到货时间。

-领用申请表经行政部门负责人审批后，仓库管理人员方可发放办公