变更管理台账记录.docx

?一、引言

变更管理是组织中一项至关重要的工作，它涉及到各种流程、系统、产品、服务等方面的改变。有效的变更管理能够确保变更顺利实施，减少对业务的负面影响，同时保障相关方的利益。变更管理台账记录作为变更管理过程的重要文档，详细记录了每一次变更的相关信息，为变更的跟踪、评估和总结提供了有力依据。本文将介绍变更管理台账记录的编制方法、内容要求以及其在变更管理中的重要作用。

二、变更管理台账记录的编制目的

1.记录变更全过程

-详细记录每一个变更从发起、评估、审批、实施到结束的整个生命周期，确保变更过程的可追溯性。

-包括变更的背景、提出者、涉及范围、变更内容、预期效果等关键信息。

2.便于跟踪与监控

-管理者可以通过台账记录随时了解变更的进展情况，及时发现潜在问题并采取措施解决。

-对于未按时完成或出现异常的变更，能够快速定位原因并进行协调处理。

3.支持决策制定

-在进行后续类似变更时，可参考台账记录中的经验教训，优化变更流程和决策。

-为评估变更对业务的影响提供数据支持，帮助管理层做出合理的决策。

4.满足合规要求

-在一些行业或法规要求下，需要对变更进行详细记录以证明符合相关标准和规范。

-变更管理台账记录可作为合规性检查的重要文档。

三、变更管理台账记录的内容

1.变更基本信息

-变更编号：为每一个变更赋予唯一的标识符，便于查询和管理。

-变更名称：简洁明了地概括变更的主要内容。

-变更发起日期：记录变更请求提出的具体时间。

-变更提出者：填写提出变更请求的个人或部门。

2.变更背景

-业务需求：说明变更所基于的业务发展、客户需求、市场竞争等方面的原因。

-现有问题：阐述当前存在的问题或不足，以及变更期望解决的问题。

3.变更内容描述

-详细变更内容：全面、准确地描述变更涉及的具体事项，如系统功能修改、流程优化、产品规格调整等。

-涉及范围：明确变更影响的部门、系统、流程、产品等范围。

4.变更评估

-风险评估：对变更可能带来的风险进行识别和评估，包括技术风险、业务风险、人员风险等，并制定相应的风险应对措施。

-影响评估：分析变更对业务流程、系统性能、用户体验、成本等方面的影响，并给出量化或定性的评估结果。

5.变更审批

-审批流程：记录变更经过的各级审批环节，包括审批人、审批意见和审批时间。

-审批结果：明确变更是否获得批准，若有条件批准，记录批准条件和后续跟进要求。

6.变更实施计划

-实施步骤：制定详细的变更实施步骤，包括时间节点、责任人等。

-资源需求：列出变更实施所需的人力、物力、财力等资源。

7.变更实施记录

-实际开始时间：记录变更实际开始实施的时间。

-实际完成时间：填写变更实际完成的时间，若变更分阶段实施，记录各阶段的完成时间。

-实施过程中的问题及解决情况：详细记录实施过程中遇到的问题、解决措施和处理结果。

8.变更验证与确认

-验证方法：说明对变更效果进行验证所采用的方法，如测试、检查、用户反馈等。

-验证结果：记录验证的结果，是否达到预期目标，若未达到，分析原因并提出改进措施。

-用户确认：收集用户对变更的反馈意见，记录用户确认情况。

9.变更关闭

-关闭日期：填写变更正式关闭的时间。

-关闭原因：说明变更关闭的依据，如已达到预期效果、问题已解决等。

10.变更总结

-经验教训：总结本次变更过程中的成功经验和不足之处，为今后的变更提供参考。

-改进建议：根据经验教训提出对变更管理流程、方法等方面的改进建议。

四、变更管理台账记录的格式

1.表格形式

-变更管理台账记录通常采用表格形式呈现，使各项信息清晰明了，便于阅读和对比。

-表格的列标题应涵盖上述变更管理台账记录的各项内容，如变更编号、变更名称、变更发起日期等。

2.示例表格

|变更编号|变更名称|变更发起日期|变更提出者|变更背景|变更内容描述|涉及范围|风险评估|影响评估|审批流程|审批结果|变更实施计划|实施记录|变更验证与确认|变更关闭|变更总结|

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