视频会议管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为规范公司视频会议的组织与管理，提高会议效率，降低沟通成本，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司内部各部门之间以及与外部合作伙伴召开的视频会议。

（三）基本原则

1.高效务实原则：确保视频会议能够及时、准确地传达信息，解决问题，提高工作效率。

2.安全规范原则：保障视频会议的信息安全，遵守相关法律法规和公司规定。

3.资源节约原则：合理利用公司资源，避免不必要的浪费。

二、会议组织与准备

（一）会议发起

1.公司内部会议由相关部门负责人或项目负责人发起，填写《视频会议申请表》，明确会议主题、时间、参与人员、会议议程等信息。

2.与外部合作伙伴的视频会议，由相关业务部门与合作方沟通协调后发起申请。

（二）会议审批

1.《视频会议申请表》提交至上级领导进行审批，审批通过后方可安排会议。

2.对于重要的视频会议，需提前向上级领导汇报会议相关情况，获取进一步的指示。

（三）会议通知

1.会议发起部门负责在会议前[X]个工作日向参与人员发送会议通知，通知内容包括会议主题、时间、地点（视频会议接入方式及会议ID）、议程、会议要求等。

2.如遇紧急会议，应尽快通过即时通讯工具、短信等方式通知相关人员。

（四）会议准备

1.技术支持人员在会议前[X]小时对视频会议系统进行检查和调试，确保设备正常运行，视频、音频清晰，网络稳定。

2.会议发起部门负责准备会议所需的资料，如PPT、文档等，并提前上传至共享文件夹或通过邮件发送给参与人员，确保参与人员能够提前熟悉会议内容。

3.主持人应提前熟悉会议议程和内容，准备好开场发言和引导话术，确保会议顺利进行。

三、会议流程

（一）会议签到

1.参与人员应提前[X]分钟进入视频会议系统，进行签到。签到方式可采用系统自动签到或人工点名签到。

2.会议发起部门负责统计参与人员的签到情况，并及时向主持人报告。

（二）会议开场

1.主持人在会议开始时介绍会议主题、目的、议程安排以及参与人员等基本情况。

2.简要回顾上次会议的主要内容和决议执行情况（如有）。

（三）会议进行

1.按照会议议程依次进行各项议题的讨论，参与人员应积极发言，表达自己的观点和意见。

2.主持人应把控会议节奏，引导讨论方向，避免出现跑题、争吵等情况。对于重要观点和决策，应进行详细记录。

3.技术支持人员在会议期间应密切关注系统运行情况，及时处理可能出现的技术问题，确保会议正常进行。

（四）会议决议

1.对于会议讨论的事项，如有明确的决议，主持人应及时进行总结和记录，并明确责任人和完成时间。

2.会议决议应以书面形式记录在《视频会议纪要》中，会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内发送给参与人员进行确认。

（五）会议结束

1.主持人对会议进行总结，感谢参与人员的支持与配合，并宣布会议结束。

2.参与人员应在会议结束后及时退出视频会议系统。

四、会议纪律与要求

（一）参与人员要求

1.参与人员应提前做好准备，熟悉会议相关资料，准时参加会议。

2.会议期间应保持良好的精神状态，认真倾听他人发言，不得随意打断。

3.如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地表达自己的观点，不得进行人身攻击或恶意争吵。

4.参与人员应遵守会议保密规定，不得泄露会议内容和讨论情况。

（二）主持人要求

1.主持人应具备较强的组织协调能力和沟通能力，能够有效地引导会议进行。

2.严格把控会议时间，确保各项议程按照预定时间进行，避免出现拖延或仓促结束的情况。

3.及时处理会议中的突发情况，维护会议秩序。

（三）技术支持人员要求

1.技术支持人员应熟练掌握视频会议系统的操作和维护技能，提前做好系统检查和调试工作。

2.会议期间密切关注系统运行状态，及时解决出现的技术问题，确保会议的音频、视频质量和网络稳定性。

3.对会议中出现的技术问题进行详细记录，以便后续进行分析和改进。

五、会议记录与存档

（一）会议记录

1.会议记录应由专人负责，记录内容应准确、完整，包括会议主题、时间、地点、参与人员、议程、发言要点、决议事项、责任人和完成时间等。

2.会议记录可采用文字记录、录音或录像等方式进行，但录音或录像需提前征得参与人员同意。

（二）会议纪要

1.会议纪要应根据会议记录进行整理和编写，突出会议的重点和决