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公司档案管理制度实施细则

?一、总则

（一）目的

为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，特制定本实施细则。

（二）适用范围

本细则适用于公司总部及各下属分支机构、子公司的档案管理工作。

（三）档案定义

本细则所指档案是公司在各项经营管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、声像资料等。

（四）管理原则

1.集中统一管理原则：公司档案工作实行集中统一管理，由综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁和利用等工作。

2.真实性原则：档案应如实反映公司的经营管理活动和历史面貌，确保档案内容的真实性。

3.完整性原则：全面收集公司各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。

4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。

5.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、检索和利用。

二、档案管理职责

（一）综合管理部门职责

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的具体办法和流程。

2.负责公司各类档案的集中统一管理，组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁和统计等工作。

3.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理效率和服务水平。

4.指导、监督和检查各部门的档案管理工作，对档案工作进行考核评价。

5.组织开展档案宣传、培训和业务交流活动，提高公司全员的档案意识和业务素质。

6.负责档案的开发利用工作，为公司的决策、经营管理和各项工作提供档案信息支持。

（二）各部门职责

1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的完整、准确和系统。

2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案管理的日常工作，按照公司档案管理制度的要求，及时将档案移交综合管理部门。

3.配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁、统计等工作，提供档案利用所需的相关资料和信息。

4.负责对本部门员工进行档案管理知识的宣传和培训，提高员工的档案意识和归档质量。

三、档案的收集与整理

（一）收集范围

1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件，如营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。

2.公司各项经营管理活动中形成的文件、合同、协议、报表、计划、总结等。

3.公司生产、技术、质量等方面的文件，如工艺文件、操作规程、检验报告、技术图纸等。

4.公司行政、人事、财务等方面的文件，如行政公文、员工档案、工资报表、财务凭证等。

5.公司对外宣传、公关活动中形成的文件、资料、照片、录像等。

6.公司参与的各类会议、培训、调研等活动中形成的文件、记录等。

7.公司收到的外部文件、函件、资料等，以及公司发出的各类文件的原稿、副本和存根。

8.其他具有保存价值的文件、资料、实物等。

（二）收集要求

1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。

2.收集的档案应真实、准确、完整，字迹清晰，载体完好。

3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，按照一定的分类标准进行分类。

（三）整理原则

1.遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

2.区分不同价值，便于保管和利用。

3.便于计算机管理和检索。

（四）整理方法

1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素，将档案分为不同的类别，如行政管理类、经营管理类、生产技术类、财务类、人事类等。

2.编号：为每个类别和每份档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。

3.编目：对每份档案编制目录，包括档案编号、题名、日期、来源、保管期限等信息，以便于查阅和统计。

4.装订：对纸张较多、厚度较大的档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保持文件的原貌，不得随意裁剪或折叠。

四、档案的归档

（一）归档时间

1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案整理完毕，移交综合管理部门归档。

2.对于一些特殊的档案，如重大项目档案、重要合同档案等，应在项目结束或合同履行完毕后的[具体时间]内及时归档。

（二）归档程序

1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。

2.填写档案移交清单，详细列出档案的名称、数量、编号、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认