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实行一事一档管理制度

总则

目的

为了规范公司内部各类事务的管理，确保各项工作有迹可循、责任明确，提高工作效率和管理水平，特制定本一事一档管理制度。

适用范围

本制度适用于公司各部门、各岗位在处理各类事务过程中所涉及的文件、资料、记录等的管理。

基本原则

1.真实性原则：档案内容必须真实反映事务处理的实际情况。

2.完整性原则：确保档案资料的全面性，涵盖事务处理的各个环节。

3.准确性原则：信息准确无误，避免错误或模糊的记录。

4.及时性原则：随事务进展同步整理归档，不得拖延积压。

档案分类与编号

档案分类

1.行政事务类：包括公司决议、通知、报告、会议纪要等行政文件。

2.人事事务类：员工招聘、培训、考核、晋升、离职等相关资料。

3.财务事务类：预算、报销、账目、审计报告等财务文件。

4.业务项目类：针对具体业务项目的策划、执行、评估等资料。

5.客户关系类：客户信息、合作协议、沟通记录等。

6.其他事务类：不属于以上分类的其他特殊事务档案。

编号规则

1.采用年份+类别代码+顺序号的方式进行编号。

2.年份：用四位数字表示，如“2023”。

3.类别代码：行政事务类用“XZ”表示，人事事务类用“RS”表示，财务事务类用“CW”表示，业务项目类用“YW”表示，客户关系类用“KH”表示，其他事务类用“QT”表示。

4.顺序号：从“001”开始依次递增。

例如，2023年行政事务类的第5个档案编号为“2023XZ005”。

档案建立与收集

事务发起部门职责

1.负责启动事务时明确档案管理要求，指定专人负责资料收集与整理。

2.在事务处理过程中及时记录相关信息，确保资料的真实性和完整性。

3.按照规定的时间节点将整理好的档案提交给档案管理部门。

档案管理部门职责

1.制定档案收集清单和标准，指导各部门正确收集档案。

2.对接收的档案进行初步审核，检查资料是否齐全、格式是否规范等。

3.对不符合要求的档案及时反馈给提交部门进行补充或修正。

收集内容

1.事务发起的相关文件，如申请报告、审批表等。

2.过程中的各类记录，如会议记录、工作汇报、沟通邮件等。

3.涉及的合同、协议、订单等文件。

4.相关的财务凭证、报表等（财务事务类）。

5.项目成果文件，如调研报告、项目总结报告等（业务项目类）。

6.客户反馈、满意度调查等资料（客户关系类）。

档案整理与归档

整理要求

1.按照档案分类进行资料归集，同类资料按时间顺序排列。

2.去除重复、无效的资料，确保每份档案内容简洁明了。

3.对资料进行编号、编目，制作清晰的目录清单。

归档流程

1.档案管理部门对整理好的档案进行再次审核。

2.审核通过后，将档案存入专用的档案柜或电子存储系统，并按照编号顺序进行存放。

3.在档案存储处建立索引标识，便于快速查找。

档案查阅与借阅

查阅权限

1.公司内部人员因工作需要可查阅相关档案。

2.查阅人事档案需经人事部门负责人批准；查阅财务档案需经财务部门负责人批准；查阅其他档案需经相关业务部门负责人批准。

查阅流程

1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称及编号等信息。

2.将申请表提交给相应的批准人签字。

3.凭申请表到档案管理部门查阅档案，档案管理部门安排专人协助查阅，并做好查阅记录。

借阅权限

1.一般情况下，档案不予外借。特殊情况需外借时，需经公司高层领导批准。

2.涉及公司机密的档案严禁外借。

借阅流程

1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限等。

2.申请表经相关领导签字批准后，交档案管理部门。

3.档案管理部门对借阅档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、预计归还时间等信息。

4.借阅人在规定时间内归还档案，档案管理部门检查档案是否完好无损，如有损坏或丢失，借阅人需承担相应责任。

档案保管与维护

保管环境

1.设立专门的档案库房，保持库房干燥、通风、温度适宜。

2.配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。

定期检查

1.档案管理部门定期对档案进行检查，一般每季度一次。

2.检查内容包括档案的完整性、准确性、存储状况等，发现问题及时处理。

维护措施

1.对纸质档案进行定期的清点、修复，防止纸张老化、破损。

2.对电子档案进行备份，定期更新存储介质，确保数据安全。

档案销毁

销毁条件

1.档案已超过保管期限且无继续保存价值。

2.档案内容涉及的事务已结束且不再具有参考意义。

销毁