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2026年食品加工公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司费用报销管理，明确报销流程与标准，控制经营成本，保障资金使用合规性与效率，维护公司财务秩序，根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》等相关法律法规及公司内部财务管理规定，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体部门及员工（含正式员工、试用期员工、临时聘用人员），涵盖员工因执行公司业务产生的各类费用报销，包括但不限于差旅费、业务招待费、办公费、采购费、交通费等。

第三条管理原则

合规性原则：费用报销需符合国家税收政策、财务法规及公司制度，报销凭证真实、合法、有效，严禁虚构费用、虚报金额。

真实性原则：报销费用需与公司业务直接相关，员工需如实提供费用发生的时间、地点、用途及凭证，不得隐瞒或篡改信息。

及时性原则：费用发生后，员工需在规定时限内提交报销申请，避免长期积压；财务部门需在审核通过后及时支付报销款项。

预算控制原则：费用报销需在公司年度预算及部门月度预算范围内执行，超预算报销需按特殊审批流程办理。

权责对等原则：明确报销申请人、部门负责人、财务部门的职责，确保报销各环节审核到位，责任可追溯。

第二章费用报销类别与标准

第四条差旅费报销

交通费用：员工出差选择飞机、火车、汽车等交通工具，需按岗位级别执行标准。其中，中层及以上管理人员可乘坐飞机经济舱、火车软卧或一等座；普通员工优先选择火车硬卧或二等座，因紧急业务需升级交通工具的，需经部门负责人审批。交通费用需提供正规票据，注明出发地、目的地、日期及人员信息。

住宿费用：出差住宿需选择经济型酒店或公司协议酒店，住宿标准按城市级别划分（如一线城市、二线城市、三线及以下城市），中层及以上管理人员住宿标准不超过[X]元/晚，普通员工不超过[X]元/晚。住宿费用需提供酒店发票及住宿明细单，多人同行且同住一间房的，按人均标准报销。

伙食补助：出差期间给予伙食补助，不分岗位级别，按[X]元/天标准执行，无需提供发票；若出差期间已享受公司统一安排的餐饮（如客户招待、会议用餐），则当天不再发放伙食补助。

市内交通费用：出差期间市内交通可选择公交、地铁或网约车，按[X]元/天标准限额报销，需提供与出差行程相符的票据；若公司安排车辆接送，则不再报销市内交通费用。

第五条业务招待费报销

业务招待费需与公司业务相关，用于接待客户、合作伙伴或政府部门人员，单次招待费用金额需控制在[X]元以内（特殊重要招待需超标的，需提前报总经理审批）。

报销时需提供餐饮发票、消费明细单，注明招待对象、人数、招待事由及参与人员（公司参与人员需至少[2]人）；若涉及礼品赠送，需提供礼品采购发票及礼品清单，礼品单价不超过[X]元/份，且不得赠送现金、购物卡等有价证券。

业务招待费需纳入部门年度预算，累计报销金额不得超出部门预算限额，超预算部分需按预算调整流程审批后才可报销。

第六条办公费报销

办公费包括办公用品采购（如笔、纸、文件夹等）、打印复印费、水电费、网络费等，由行政部门统一采购或申请的办公费用，需提供采购合同、发票及入库单；部门自行采购的小额办公用品（单次金额不超过[X]元），需提供发票及采购清单。

办公设备维修费用（如电脑、打印机维修）需提供维修服务发票及维修明细单，注明维修设备型号、故障问题及维修项目；若维修费用超过[X]元，需提前提交维修申请，经部门负责人及行政部门审核后才可执行。

第七条采购费报销

生产原材料采购、设备采购等大额采购费用，需凭采购合同、入库单、发票报销，发票金额需与合同金额、入库单金额一致；若存在预付款项，需提供预付款凭证，待货物入库后按实际金额结算报销。

小额零星采购（单次金额不超过[X]元），如车间用低值易耗品、实验室试剂等，需提供采购发票及采购清单，注明采购用途及使用部门，由部门负责人审核后报销。

第八条其他费用报销

交通费（非出差）：员工日常通勤不报销交通费用，因办理公司紧急业务（如前往仓库、银行、税务局）产生的交通费用，需提供与业务行程相符的票据，按实际金额报销，每月累计报销不超过[X]元。

培训费：员工参加与岗位相关的培训课程，需提前提交培训申请，经部门负责人审批后，培训费用（含学费、教材费）凭培训发票及培训通知报销；培训期间的差旅费按本制度第四条差旅费标准报销。

通讯费：公司为部分岗位（如销售人员、部门负责人）提供通讯费补助，按岗位级别每月限额报销，中层及以上管理人员不超过[X]元/月，销售人员不超过[X]元/月，需提供个人通讯费发票，发票抬头需为公司全称。

第三章费用报销流程

第九条报销申请

员工费用发生后，需在[X]个工作日内整理报销凭证，填写《费用报销单》，注明报销部门、报销人