2019年办公室文员实习报告(共13页).docxVIP

2019年6月至8月，我在北京市朝阳区建国门外大街1号的国贸大厦A座15层北京华信科技有限公司行政部担任办公室文员实习生。在这为期两个月的实习期间，我主要负责协助行政主管处理日常办公事务，包括文件整理、会议安排、办公用品采购登记以及来访人员接待等工作。实习期间，我平均每天处理约20份文件，参与组织了8次部门会议，并独立完成了第三季度办公用品采购清单的编制工作。通过这段实习经历，我不仅熟悉了办公室文员的基本工作流程，还掌握了OA系统操作、公文写作规范等实用技能。

在实际操作中，我发现文件管理工作是办公室文员最基础也最考验细致程度的任务。我负责的文件归档系统分为电子档案和纸质档案两部分。电子档案方面，我每天需要将收到的约1520份邮件附件按照部门日期文件类型的命名规则进行重命名，并存入公司共享服务器的对应文件夹。例如，人力资源部2019年7月5日收到的招聘简历会被命名为H历。在实习期间，我共整理归档电子文件327份，建立了更完善的检索系统，使文件查找时间从原来的平均5分钟缩短至1分钟以内。

对于纸质档案管理，我设计了新的分类方法，将文件按照紧急程度保密等级保存期限三个维度进行编码标记。具体操作步骤是：在文件右上角用红色标签标注紧急程度（A特急、B急、C一般），然后用蓝色标签标注保密等级（1机密、2秘密、3内部），用绿色标签标注保存期限（11年、23年、35年、4永久）。通过这套系统，我成功将部门积压的156份纸质文件在两周内完成整理归档，文件检索准确率从原来的78%提升至98%。

办公用品采购管理是我独立负责的工作模块。我建立了详细的办公用品库存管理系统，每周一进行库存盘点，每月25日提交下月采购计划。在第三季度采购清单编制过程中，我通过分析前两个季度的使用数据，发现打印纸、签字笔和文件夹是消耗量最大的三类用品，分别占总消耗量的35%、22%和18%。基于这一数据，我调整了采购比例，将这三类物品的采购量增加了15%，同时减少了其他低频使用物品的采购量。这一调整使第三季度办公用品采购成本比预算降低了8%，约节省人民币1,200元。我还与3家供应商进行了价格对比，最终选择了性价比最高的北京办公用品批发市场作为主要供应商，签订了为期半年的供货合同，合同金额为人民币18,000元，付款方式为月结30天。

请同学们认真检查答题，确保所有工作内容都已完整记录，数据准确无误。特别是文件归档数量、会议组织细节和采购成本节约等关键信息，需要与原始记录进行核对确认。

实习人：李明

指导教师：王丽华

实习单位：北京华信科技有限公司行政部

实习日期：2019年6月3日至2019年8月2日

报告完成日期：2019年8月10日