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脑卒中、冠心病登记报告工作档案管理制度

一、总则

为加强脑卒中、冠心病登记报告工作档案的规范化管理，确保相关档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在疾病防治、科研、教学及卫生政策制定等方面的作用，根据国家有关档案管理法律法规及卫生健康行业相关规定，结合本单位实际工作情况，特制定本管理制度。

本制度所指的脑卒中、冠心病登记报告工作档案，是指在脑卒中、冠心病病例登记、报告过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括病例报告卡、登记册、统计报表、质量控制资料、相关文件及会议记录等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门职责

档案管理部门负责脑卒中、冠心病登记报告工作档案的集中统一管理，包括档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等工作。制定档案管理的具体操作流程和标准，确保档案管理工作的规范化和标准化。定期对档案管理工作进行检查和评估，发现问题及时整改。负责与其他部门的沟通协调，确保档案资料的及时收集和完整归档。

2.业务部门职责

业务部门是脑卒中、冠心病登记报告工作的具体实施部门，负责本部门产生的档案资料的收集、整理和初步审核工作。按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计和提供利用等工作，提供必要的专业解释和技术支持。对本部门档案资料的真实性、准确性和完整性负责，确保登记报告信息与原始病历资料一致。

3.相关人员职责

参与脑卒中、冠心病登记报告工作的各类人员，包括临床医生、护士、统计人员等，应按照各自的工作职责，及时、准确地记录和收集相关信息，并确保信息的真实性和完整性。负责将本岗位产生的档案资料及时移交至业务部门进行整理和审核。积极配合档案管理部门和业务部门的工作，提供必要的协助和支持。

三、档案收集与整理

1.收集范围

（1）病例报告卡：包括纸质和电子病例报告卡，内容涵盖患者的基本信息、诊断信息、发病时间、治疗情况等。

（2）登记册：包括脑卒中、冠心病病例登记册，记录病例的详细信息及随访情况。

（3）统计报表：包括定期向上级卫生行政部门和疾病防控机构报送的统计报表，反映脑卒中、冠心病的发病、死亡、治疗等情况。

（4）质量控制资料：包括质量控制方案、质量评估报告、质量改进措施等，用于保证登记报告工作的质量。

（5）相关文件：包括国家和地方有关脑卒中、冠心病登记报告工作的政策文件、技术规范、工作方案等。

（6）会议记录：包括与脑卒中、冠心病登记报告工作相关的各类会议记录，如工作会议、培训会议、质量控制会议等。

（7）其他资料：包括科研论文、学术报告、培训教材等与脑卒中、冠心病登记报告工作相关的其他资料。

2.收集要求

（1）及时性：各类档案资料应在产生后的规定时间内及时收集，确保档案的时效性。临床医生应在患者确诊后的[X]个工作日内填写病例报告卡，并移交至业务部门；业务部门应在每月[X]日前将上月的统计报表报送至档案管理部门。

（2）完整性：收集的档案资料应完整无缺，包括所有必要的信息和附件。病例报告卡应填写完整，不得漏项；统计报表应附有必要的说明和分析。

（3）准确性：档案资料的内容应准确无误，与实际情况相符。临床医生应严格按照诊断标准填写病例报告卡，确保诊断信息的准确性；统计人员应认真核对统计数据，避免出现错误。

3.整理方法

（1）分类：按照档案资料的性质和用途，将其分为病例报告类、登记册类、统计报表类、质量控制类、文件类、会议记录类和其他资料类等。

（2）编号：对每一类档案资料进行统一编号，以便于管理和查找。编号应具有唯一性和系统性，可采用年份+类别代码+顺序号的方式进行编号。

（3）装订：对于纸质档案资料，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应使用符合档案保管要求的装订材料，避免使用易生锈的金属装订物。

（4）编目：编制档案目录，包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于快速检索和查询。档案目录可采用纸质和电子两种形式进行保存。

四、档案保管与安全

1.保管条件

（1）档案库房应具备良好的防潮、防火、防虫、防盗等条件，保持适宜的温度和湿度。温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。

（2）档案库房应配备必要的消防设备和安全报警装置，确保档案的安全。

（3）档案库房应定期进行清洁和消毒，防止档案受到污染和损坏。

2.保管期限

（1）永久保管：涉及国家和地方重大卫生政策制定、疾病防治策略研究等具有重要历史价值的档案资料，应永久保管。

（2）长期保管：保存期限为50年，包括病例报告卡、登记册、统计报表等主要业务档案资料。

（3）短期保管：保存期限为10年，包括质量控制资料、会议记录等一般性档案资料。

3.安全管理

（1）建立严格的档案管理