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综合办公室后勤责任书

为规范综合办公室后勤管理工作，明确责任边界，提升服务效能，保障公司各项业务平稳运行，现就综合办公室后勤管理职责事项明确如下：

一、责任主体

甲方：XX公司（以下简称“公司”）

乙方：综合办公室（以下简称“乙方”）

本责任书由公司授权分管后勤副总经理与综合办公室主任（或负责人）签订，乙方全面负责公司总部及下属分支机构（以下统称“公司”）的后勤保障、物资管理、行政服务、安全运维等工作，需严格履行本责任书约定的各项职责。

二、具体职责与工作标准

（一）物资管理职责

1.物资采购管理

乙方需根据各部门年度需求计划，结合库存动态编制《年度物资采购预算表》，经公司财务部审核、分管领导审批后执行。日常采购实行“按需申报、总量控制”原则：单次采购金额5000元以下的，由需求部门填写《物资申购单》，经部门负责人签字、综合办公室审核后采购；5000元（含）至2万元的，需额外提交分管领导审批；2万元（含）以上的，需经总经理办公会审议通过。

采购过程中须严格执行比价制度，单次采购金额1000元以上的物资（除紧急采购外），需至少选择3家供应商比价，留存比价记录（包括供应商资质、报价单、样品等）；批量采购或长期合作物资需签订采购合同，明确质量标准、交货期限、售后条款，合同原件交公司档案室存档。

采购物资到货后，乙方须联合需求部门、财务部进行三方验收，核对数量、规格、质量（必要时委托专业机构检测），验收合格后填写《物资验收单》，三方签字确认；验收不合格的，需在24小时内联系供应商退换，相关责任由供应商承担。

2.物资仓储管理

乙方需设立专用物资仓库，配备货架、防潮防虫设施，按类别（办公耗材、劳保用品、应急物资等）分区存放，标识清晰。仓库管理员需每日巡查，记录温湿度（常温物资存储温度18-28℃，湿度40-60%；特殊物资按说明书执行）、门窗锁闭状态，发现异常立即上报。

建立《物资入库台账》，详细记录物资名称、规格、数量、单价、入库时间、供应商等信息；出库时严格执行“先进先出”原则，领用人需填写《物资领用单》，经部门负责人签字审批，仓库管理员核对后发放并登记《物资出库台账》。

每月25日前完成月度盘点，编制《物资盘点表》，核对账实差异：盘盈/盘亏金额500元以下的，由乙方书面说明原因并报分管领导备案；500元（含）以上的，需提交总经理办公会审议，明确责任并落实整改。

（二）固定资产管理职责

1.资产登记与建档

乙方负责公司固定资产（单价2000元以上、使用年限1年以上的设备、家具等）的全生命周期管理。新购固定资产到货后，需在3个工作日内完成编号（编号规则：部门代码+资产类别代码+购入年份+流水号）、贴标（防水防刮材质），同步录入《固定资产管理系统》，字段包括资产名称、型号、原值、使用部门、责任人、存放地点、启用时间等。

资产档案需包含采购合同、发票复印件、验收单、说明书、维修记录等，纸质档案统一存放于公司档案室，电子档案上传至OA系统“固定资产”模块，确保“一物一档”。

2.资产使用与维护

固定资产使用部门须指定责任人，签订《固定资产使用责任书》，负责资产日常保管、清洁、安全。乙方每季度末组织资产巡查，重点检查资产运行状态、标识完整性、存放环境（如办公设备需远离水源、高温区；精密仪器需防震），发现人为损坏、标识脱落等问题，当场开具《整改通知书》，限3个工作日内修复，逾期未整改的，扣减使用部门当月绩效500元/项。

资产维修实行“先申请后维修”制度：使用部门填写《固定资产维修申请表》，说明故障现象，乙方核实后联系定点维修商（合作商需具备专业资质，年度考核评分85分以上）；单次维修费用1000元以下的，由乙方审批；1000元（含）以上的，需报分管领导审批。维修完成后，使用部门、乙方共同验收，填写《维修验收单》，记录维修内容、更换配件、费用等，相关票据交财务部报销。

3.资产处置与报废

固定资产达到使用年限（办公电脑5年、打印机6年、办公家具8年）或因技术淘汰、损坏无法修复的，由使用部门提出报废申请，填写《固定资产报废申请表》，附维修记录、技术鉴定报告（价值5万元以上的需第三方机构鉴定）。乙方组织财务、技术部门联合评审，形成《报废评审意见》：

-同意报废的，资产由乙方统一回收，可回收利用的配件拆解留存，主体部分委托有资质的回收公司处理（留存回收协议、处置证明）；

-不同意报废的，需说明原因并退回使用部门继续使用。

报废资产处置收入需全额上缴公司财务部，严禁私设“小金库”。

（三）办公环境与行政保障职责

1.办公区域管理

乙方负责公司办公区（含楼层公共区域、会议室、卫生间等）的环境卫生、设施维护与秩序管理。每日7:30前完成公共区域清扫（地面无杂物、玻