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电梯维保档案资料管理制度

一、总则

电梯作为现代建筑中不可或缺的垂直交通工具，其安全运行直接关系到乘客的生命安全和财产安全。电梯维保档案资料是电梯维护保养工作的重要记录，它不仅反映了电梯的运行状况、维护历史和故障处理情况，也是电梯安全管理的重要依据。为了加强电梯维保档案资料的管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，为电梯的安全运行和管理提供有力支持，特制定本制度。

二、档案资料范围

1.电梯原始资料

电梯的原始资料是电梯从设计、制造到安装全过程的重要记录，是了解电梯基本信息和性能的基础。包括电梯设备的出厂合格证，它是电梯质量合格的证明文件，详细记录了电梯的型号、规格、技术参数等信息；电梯使用维护说明书，为电梯的正确使用和日常维护提供了操作指南和技术要求；电梯电气原理图，清晰展示了电梯电气系统的组成和工作原理，对于电气故障的排查和维修具有重要指导作用；安装图纸，包括电梯的井道布置图、机房布置图等，是电梯安装和改造的重要依据；装箱单，记录了电梯设备及附件的数量和规格，便于设备的验收和管理。

2.安装验收资料

安装验收资料是电梯安装质量的重要证明，确保电梯能够安全投入使用。其中安装过程记录详细记录了电梯安装的各个环节和步骤，包括安装日期、安装人员、安装工艺等信息；安装调试报告反映了电梯安装完成后的调试情况，包括各项性能指标的测试结果；安装验收报告是电梯安装工程通过验收的证明文件，由建设单位、安装单位、监理单位等共同签署，确认电梯符合相关标准和规范要求。

3.维保记录资料

维保记录资料是电梯日常维护保养工作的详细记载，反映了电梯的运行状态和维护情况。包括定期维护保养记录，记录了每次维护保养的时间、内容、更换的零部件等信息；故障维修记录，详细记录了电梯故障的发生时间、现象、原因分析和处理结果；零部件更换记录，记录了电梯零部件的更换情况，包括更换的零部件名称、型号、规格、更换时间等信息；润滑记录，记录了电梯各部位的润滑情况，包括润滑时间、润滑剂种类、润滑部位等信息。

4.检验检测资料

检验检测资料是对电梯安全性能的评估和验证，确保电梯符合相关安全标准和规范要求。包括定期检验报告，由特种设备检验检测机构按照规定的周期对电梯进行检验后出具的报告，评估电梯的安全性能是否符合要求；监督检验报告，在电梯安装、改造、重大修理过程中，由特种设备检验检测机构进行监督检验后出具的报告，确保施工过程符合相关标准和规范要求；自行检测记录，电梯使用单位或维保单位按照规定进行的自行检测记录，包括检测时间、检测项目、检测结果等信息。

5.人员资质资料

人员资质资料是确保电梯维保工作质量和安全的重要保障。包括维保人员的资格证书，证明维保人员具备从事电梯维保工作的专业能力和资格；培训记录，记录了维保人员参加的各类培训情况，包括培训时间、培训内容、培训效果等信息，以不断提高维保人员的专业技能和安全意识。

三、档案资料收集与整理

1.资料收集责任

电梯使用单位和维保单位应明确各自在档案资料收集工作中的责任。电梯使用单位负责收集电梯原始资料、安装验收资料等与电梯采购和安装相关的资料，并在电梯投入使用前将这些资料移交给维保单位。维保单位负责收集维保记录资料、检验检测资料、人员资质资料等与电梯维护保养和检测相关的资料，并及时进行整理和归档。

2.收集时间要求

对于电梯原始资料和安装验收资料，电梯使用单位应在电梯安装验收合格后一个月内完成收集和移交工作。对于维保记录资料，维保单位应在每次维护保养、故障维修、零部件更换等工作完成后及时记录，并在每月底将当月的维保记录资料进行整理和归档。对于检验检测资料，电梯使用单位或维保单位应在收到检验检测报告后一周内将其归档。对于人员资质资料，维保单位应在维保人员入职时收集其资格证书，并在人员参加培训后及时记录培训情况。

3.资料整理方法

档案资料应按照分类原则进行整理，将不同类型的资料分别存放，并建立相应的档案目录。对于纸质档案资料，应按照时间顺序进行装订成册，并在档案盒上标注档案名称、起止时间、保管期限等信息。对于电子档案资料，应按照文件类型和时间顺序进行分类存储，并建立电子档案索引，便于查询和管理。同时，应对档案资料进行定期清理和更新，剔除过期或无用的资料，确保档案资料的有效性和实用性。

四、档案资料保管

1.保管方式

档案资料应采用纸质档案和电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案柜或档案室中，确保档案资料的安全和完整。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，定期对档案资料进行检查和维护。电子档案应存储在专用的服务器或移动存储设备中，并进行定期备份，防止数据丢失或损坏。同时，应对电子档案进行加密处理，确保档案资料的安全性。

2.保管期限

电梯维保档案资料的保管期限应根据资料的重要性和使用价值确定