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因病缺勤登记和病因追踪制度

一、前言

员工的健康状况直接关系到个人的工作效能与生活质量，更对组织的整体运营效率、团队士气及可持续发展具有深远影响。建立并严格执行一套科学、规范的因病缺勤登记与病因追踪制度，不仅是组织精细化管理的内在要求，更是体现人文关怀、保障员工权益、防范群体性健康风险、维护正常工作秩序的关键举措。本制度旨在通过系统化的流程设计，确保因病缺勤信息的及时、准确收集，以及对特定病因的有效追踪，从而为员工健康管理、工作安排调整、以及公共卫生事件的早期预警与干预提供决策依据。

二、适用范围

本制度适用于组织内所有签订劳动合同的正式员工及试用期员工。对于实习人员及其他特殊用工形式，可参照本制度核心原则，由其所属部门协同人力资源部门另行制定具体管理细则。

三、定义

1.因病缺勤：指员工因自身身体健康原因（包括疾病、意外伤害需停工治疗或休养等情况，但不包含因工伤引发的缺勤，工伤缺勤管理参照《工伤保险条例》及公司相关规定执行）无法正常到岗履行工作职责的情形。

2.病因登记：指员工在因病缺勤时，向指定负责人报告缺勤事由，并提供初步的、必要的健康状况信息的过程。

3.病因追踪：指组织在尊重员工隐私的前提下，为掌握员工健康状况、评估返岗适宜性、以及监控潜在群体性健康风险，对特定情况下的缺勤病因进行进一步了解、核实与记录的过程。

四、组织机构与职责

1.人力资源部：作为本制度的归口管理部门，负责制度的制定、修订、解释、培训、监督与整体执行情况的评估。牵头协调各部门间的信息沟通，确保数据的准确性与完整性，并对收集到的信息进行汇总分析。

2.各部门/团队负责人：为本部门员工因病缺勤登记与初步病因了解的第一责任人。负责及时接收并记录员工的因病缺勤报告，向人力资源部报备，并在必要时协助进行病因的初步沟通与追踪，同时关注员工康复情况，做好返岗安排。

3.员工本人：有义务在因病缺勤发生时，按照规定程序及时报告，并提供真实、必要的健康信息。

五、因病缺勤登记流程

1.缺勤报告：

*员工因病需缺勤时，应尽可能在预定上班时间前，通过电话、即时通讯工具或其他约定方式，向其直接上级或部门负责人报告。

*报告内容应至少包括：本人姓名、所在部门、缺勤日期（或预计缺勤天数）、以及初步的缺勤原因（如“身体不适”、“感冒发烧”、“腹痛”等，无需详述隐私细节，但应能初步判断是否可能涉及传染病风险）。

*若因突发疾病或紧急情况未能提前报告，员工或其家属应在知晓缺勤情况后的第一时间内补报。

2.部门登记与报备：

*部门负责人或其指定人员（如考勤员）在接到员工因病缺勤报告后，应立即在部门内部考勤记录中进行标记，并详细记录报告时间、缺勤起止日期、报告人、以及员工提供的初步病因信息。

*部门应于每个工作日结束前，将当日及累计的因病缺勤情况（含新增及延续）汇总后，报送至人力资源部指定岗位进行统一登记。对于疑似或确诊为法定传染病的缺勤情况，应立即上报，不得延误。

3.人力资源部汇总与记录：

*人力资源部指定专人负责接收各部门报送的因病缺勤信息，建立并维护《员工因病缺勤登记台账》，确保信息录入的及时性、准确性和完整性。

*台账信息应至少包含：员工姓名、部门、职位、缺勤日期、缺勤时长、初步病因（登记时）、最终确诊病因（若追踪获得）、销假日期、证明材料编号（如有）等。

六、病因追踪管理

1.追踪目的：病因追踪旨在了解员工真实健康状况，以便评估其恢复情况及返岗适宜性，保障员工返岗后的工作能力与健康安全，并及时发现和应对可能存在的群体性健康风险（如季节性流感聚集、食物中毒、职业相关疾病等）。

2.追踪原则：

*必要性原则：追踪限于与工作安排、员工健康恢复及公共卫生安全相关的必要病因信息。

*自愿与尊重隐私原则：在追踪过程中，应充分尊重员工个人意愿及其隐私权，不得强迫员工透露与健康恢复和公共卫生安全无关的隐私信息。对于敏感疾病信息，相关知情人负有严格的保密义务。

*适度原则：追踪深度以能满足上述目的为宜，避免过度探询。

3.追踪对象与情形：

*缺勤超过[具体天数，如：3个工作日]的员工。

*疑似或报告为传染病（包括但不限于流感、诺如病毒感染性腹泻、手足口病、水痘、肺结核等）的员工。

*短期内同一部门或工作区域出现多名症状相似缺勤员工的情况。

*人力资源部或部门负责人基于合理判断认为需要了解具体病因以评估返岗风险或安排工作的其他情况。

4.追踪流程与方式：

*首次沟通：对于符合上述追踪情形的，员工所属部门负责人可在员工缺勤期间或返岗当日，以关心问候的方式，与员工进行初步沟通，了解其康复状况及大致病因。

*证明材料审核：员工因病缺勤达到或超过公司规定的