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供应商主数据管理规范

供应商主数据是企业与供应商建立业务关系的基础信息载体，涵盖供应商全生命周期管理所需的核心属性，其准确性、完整性与时效性直接影响采购流程效率、合同履约风险及供应链协同质量。为规范供应商主数据管理，确保数据质量满足业务需求，明确管理责任与操作流程，特制定本规范。

一、管理范围与数据分类

供应商主数据管理范围覆盖与供应商建立及维护业务关系所需的全量核心信息，按业务属性分为以下五类：

（一）基本信息

包含供应商法定主体标识及基础属性，具体字段如下：

-法定信息：供应商全称（与营业执照一致）、统一社会信用代码（或境外注册编号）、注册地址（精确到街道门牌号，格式为“省/自治区-市/州-区/县-街道-门牌号”）、成立日期（YYYY-MM-DD格式）、注册资本（单位万元，保留两位小数）、企业类型（有限责任公司、股份有限公司、个体工商户等，取值范围按国家统计局《企业登记注册类型分类》）、所属行业（按GB/T4754-2017《国民经济行业分类》一级至四级类目填写）。

-经营信息：实际经营地址（与注册地址不一致时填写，格式同注册地址）、企业官网（需验证域名有效性，以“http://”或“https://”开头）、主营业务描述（200字以内，概括核心产品或服务）。

（二）资质信息

包含供应商合法经营及业务准入的证明文件，具体要求：

-基础资质：营业执照（需在有效期内，扫描件需包含年检/年报信息）、税务登记证（三证合一后无需单独提供）、银行开户许可证（或基本存款账户信息）。

-行业资质：按供应商所属行业及企业业务需求，需提供的专项许可证（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等）、认证证书（如ISO9001质量管理体系认证、环境管理体系认证等），需注明证书编号、发证机构、有效期（YYYY-MM-DD格式）及扫描件存储路径（系统中关联至对应字段）。

-特殊资质：针对跨境供应商，需补充海关报关单位注册登记证书、外汇结算银行信息（包含SWIFT代码）；针对特种设备供应商，需补充特种设备生产/安装改造维修许可证。

（三）分类信息

用于供应商分级管理与业务匹配，具体分类维度：

-供应品类：按企业物料/服务分类标准（如原材料、设备、物流服务等），支持多级分类（一级至三级）。

-合作层级：分为战略供应商、核心供应商、普通供应商、临时供应商，分级标准由采购部与供应链管理部联合制定并动态调整。

-风险等级：根据历史履约情况、财务状况、行业风险等因素，分为低风险（A级）、中风险（B级）、高风险（C级），由风控部每季度评估更新。

（四）联系人信息

包含供应商对接企业各业务环节的关键人员信息：

-主联系人：负责日常业务对接，需提供姓名、职位、办公电话（区号-号码，如010、手机（中国大陆11位数字，以13/15/17/18/19开头）、邮箱（需验证格式有效性，如name@）。

-技术联系人：负责技术需求对接，需提供姓名、职位、专业领域（如机械设计、软件开发等）、联系方式（同主联系人要求）。

-财务联系人：负责发票、付款等财务事宜，需提供姓名、职位、企业对公银行账户信息（账户名称、账号、开户行及支行）。

（五）交易信息

记录与供应商历史合作的关键数据，用于供应商绩效评估：

-首次合作时间（YYYY-MM-DD格式）、最近交易时间（YYYY-MM-DD格式）、累计交易金额（单位万元，保留两位小数）、历史交货准时率（%，保留一位小数）、历史质量合格率（%，保留一位小数）、历史投诉次数（近12个月统计）。

二、数据标准与质量要求

（一）数据格式标准

-文本类字段：中文信息采用简体中文，英文信息采用大写字母（除专有名词外），禁止使用特殊符号（如“”“”等），长度限制按字段定义（如供应商全称不超过100字符，主营业务描述不超过500字符）。

-数值类字段：金额、数量等需明确单位（如“万元”“件”），保留小数位数按业务需求（如注册资本保留两位小数，数量类保留整数）。

-日期类字段：统一采用“YYYY-MM-DD”格式，有效期需晚于当前日期（系统自动校验）。

-附件类字段：扫描件需为PDF或JPG格式，单文件大小不超过5MB，命名规则为“供应商全称-资质类型-证书编号”（如“XX科技有限公司-ISO9001认证-2023ABC123”）。

（二）数据质量指标

-完整性：必填字段（如统一社会信用代码、注册地址、营业执照）覆盖率100%，选填字段（如企业官网、技术联系人）覆盖率不低于80%。

-准确性：法定信息与官方登记系统（如国家企业信用信息公示系统）一致性100%，资质信息与证书原件一致性100%，联系人信息有效验证率（电话接通、邮箱回复）不低于95%。

-时效性：资质有效期变更需在证书更新后