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外来文件清单模板（通用版）

一、清单基础信息

项目

内容（据实填写）

备注

清单编号

[格式示例：EXT-DOC-年份-序号，如EXT-DOC-2025-001]

唯一标识，便于检索与追溯

管理部门

[如“质量管理部”“行政部”“技术部”]

负责文件接收、登记、更新及管控的部门

清单版本

V[版本号，如1.0]

清单内容调整后需同步更新版本号

最近更新日期

[年/月/日]

每次新增、删除或修改文件信息后需更新

适用范围

[如“公司全部门”“生产部+质检部”“研发项目组”]

明确清单管控的文件覆盖范围

编制人

姓名：[姓名]联系方式：[电话/邮箱]

负责清单日常维护与更新

审核人

姓名：[姓名]职务：[如“部门经理”]

审核清单信息的准确性与完整性

二、外来文件核心明细

序号

文件名称（全称）

外部文件编号（如有）

文件来源

文件类型

接收日期

接收份数（纸质/电子）

分发范围（部门/岗位）

受控状态

有效期/修订状态

存放位置

备注

1

《GB/T19001-2016质量管理体系要求》

GB/T19001-2016

国家市场监督管理总局（官网下载）

国家标准

2025-01-10

0/1（电子档，加密存储）

质量管理部、生产部、研发部、行政部

受控

现行有效（暂无修订计划）

1.电子：公司共享盘/外来文件/标准类2.纸质（备份）：质量管理部档案柜3层

需组织全员培训，培训记录见《培训档案-

2

《XX客户产品技术要求说明书》

CUST-TECH-2025-003

XX有限公司（客户）

客户技术文件

2025-03-05

2/1（纸质盖章版2份，电子档1份）

研发部（项目组）、生产部（车间）、质检部（检测组）

受控

与订单绑定（订单号：ORD订单完成后1个月内归档）

1.纸质：研发部档案柜1层（项目文件夹）、质检部检测室2.电子：共享盘/外来文件/客户文件/XX公司

技术要求中“外观缺陷判定标准”需单独摘录至《检验作业指导书》

3

《YY供应商原材料质量保证书》

SUPP-QC-2025-042

YY原材料有限公司（供应商）

供应商质量文件

2025-04-12

1/1（纸质1份，电子扫描件1份）

采购部、质检部（进料检验组）

受控

有效期至2025-12-31（需提前1个月索要新版本）

1.纸质：采购部档案柜2层（供应商文件夹）2.电子：共享盘/外来文件/供应商文件/YY公司

需每月核对原材料批次与保证书编号一致性

4

《关于进一步加强安全生产工作的通知》

安监〔2025〕18号

市应急管理局（官网下载+纸质送达）

政府法规文件

2025-05-20

1/1（纸质1份，电子档1份）

安全管理部、生产部、行政部（后勤组）

受控

现行有效（按政府要求执行，无固定有效期）

1.纸质：安全管理部档案柜（法规文件夹）2.电子：共享盘/外来文件/法规文件/安监类

需在2025-06-30前完成公司内部安全生产制度修订，对应文件：《安全生产管理制度（V2.0）》

5

《行业协会2025年度产品抽检规范》

IND-TEST-2025

中国XX行业协会（邮件发送）

行业规范文件

2025-06-08

0/1（电子档，仅可阅读，不可修改）

质检部、研发部（测试组）

非受控（仅参考，无强制要求）

2025年度有效（2026年1月更新）

电子：共享盘/外来文件/行业文件/参考类

可结合公司实际情况选择性采纳，需记录采纳条款（见《抽检规范采纳说明-）

...

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说明：

文件类型：可根据实际需求补充，如“国际标准（ISO）”“客户合同附件”“供应商技术图纸”“第三方检测报告”等；

受控状态：“受控”指文件需严格管理（版本唯一、分发登记、作废回收），“非受控”指仅作参考（可复制、无需回收，标注“参考用”）；

有效期/修订状态：若文件无固定有效期，可标注“长期有效，随外部更新而更新”；若有修订，需记录修订次数（如“V2.0，2025-03修订”）。

三、外来文件接收与分发记录

3.1接收记录（单份文件详细跟踪）

对应清单序号

接收流程

责任人

接收凭证（如截图、签收单编号）

异常处理（如有）

2（客户技术文件）

1.2025-03-05采购部接收客户快递→2.核对文件名称、编号、盖章完整性→3.移交管理部门（研发部）登记→4.录入清单

采购部：张三研发部：李四

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