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公共机构耗材采购标准化管理流程

公共机构耗材采购作为日常运行保障的重要环节，其管理的规范与否直接关系到资金使用效益、采购效率及廉政风险防控。建立并严格执行一套标准化的管理流程，是提升采购管理水平、确保采购活动公开透明、物有所值的关键所在。本文旨在梳理公共机构耗材采购的标准化管理流程，为相关实践提供参考。

一、需求管理与预算编制

需求管理是耗材采购的起点，其准确性与合理性直接影响后续所有环节。

1.1需求提报

各使用部门应根据实际工作需要、存量情况及消耗规律，定期（如每季度或每半年）提出耗材需求。需求提报应采用统一的制式表单，明确耗材名称、规格型号、技术参数、预估数量、质量标准、建议品牌（若有且符合规定）、预计使用时间等要素。提报部门负责人需对需求的真实性、必要性进行初审。

1.2需求审核与汇总

由采购管理部门（或指定的归口管理部门）对各部门提报的需求进行合规性、合理性审核。审核重点包括：是否符合单位年度工作计划，技术参数是否规范、有无指向性或排他性，数量是否合理，是否存在可替代或共享的可能性等。审核通过后，进行分类汇总。

1.3预算编制与报批

根据审核汇总后的耗材需求，结合历史采购价格、市场行情及年度财务预算额度，编制详细的耗材采购预算。预算编制应遵循量入为出、厉行节约的原则，并按规定程序报财务部门及单位领导审批。预算一经批准，原则上不得随意调整。

二、采购计划制定与审批

在需求明确和预算落实的基础上，制定详细的采购计划。

2.1采购计划制定

采购管理部门依据审批通过的需求汇总表和采购预算，制定年度、半年度或季度采购计划。计划应明确采购项目、采购方式、预算金额、采购时间节点、负责部门及人员等。对于常用、消耗量大的耗材，可考虑采用集中采购或框架协议采购的方式以提高效率、降低成本。

2.2采购计划审批

采购计划需按单位内部管理权限进行审批。审批过程中，应重点审查采购方式的合规性、采购预算的匹配性以及采购时间安排的合理性。

三、采购方式选择与执行

根据采购项目的金额、性质及相关法律法规要求，选择适宜的采购方式。

3.1采购方式确定

公共机构耗材采购应严格遵守《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例等相关规定。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源采购等。对于达到公开招标数额标准的，应采用公开招标方式；未达到的，可根据实际情况选择其他适宜的采购方式，并履行相应的报批手续。

3.2采购文件编制与发布

对于需要编制采购文件（如招标文件、询价通知书等）的采购项目，采购管理部门应组织专业人员或委托代理机构编制。采购文件应符合法律法规要求，明确采购需求、技术规格、商务条款、评审标准等核心内容，确保公平、公正、公开。采购文件完成后，应按规定程序审核，并通过指定的媒介发布采购信息公告。

3.3采购执行过程管理

在采购执行过程中，应严格按照采购文件规定的程序组织开评标（或谈判、询价）活动，确保过程的规范性和透明度。采购管理部门应加强对评审专家抽取、评审过程、结果公示等环节的管理。对供应商的质疑和投诉，应依法依规及时处理。

四、合同管理与履约验收

采购活动结束后，应及时签订采购合同，并严格履行验收程序。

4.1合同签订

确定中标（成交）供应商后，采购管理部门应在规定期限内与供应商签订书面采购合同。合同条款应与采购文件、中标（成交）供应商的响应文件保持一致，明确标的、数量、质量、价款、履行期限、交货地点、验收标准、违约责任等内容。合同签订前需进行合法性、合规性审核。

4.2履约与验收

供应商应按照合同约定的时间、地点、方式和标准交付耗材。耗材送达后，由使用部门、采购管理部门（必要时可邀请财务、技术部门）共同组成验收小组，依据采购合同、国家及行业标准、验收规范等对耗材的数量、规格型号、质量性能、包装标识等进行全面验收。验收合格的，出具验收合格证明；验收不合格的，应及时通知供应商，要求其在规定期限内整改或退换货，并做好记录。

五、资金支付与档案管理

验收合格后，按合同约定办理资金支付，并做好采购档案的整理归档。

5.1资金支付

使用部门凭验收合格证明、正式发票、采购合同等原始凭证，按单位财务管理制度规定的程序申请支付采购资金。财务部门对相关凭证的完整性、合规性进行审核后，按合同约定的支付方式和期限办理付款手续。

5.2采购档案管理

采购管理部门应将采购活动全过程中形成的文件资料，如需求提报表、审核意见、采购计划及审批文件、采购文件、中标（成交）通知书、采购合同、验收报告、付款凭证等，进行系统整理、分类编号、装订成册，并按照档案管理规定进行归档保存，确保档案的完整性、安全性和可追溯性。

六、供应商管理与绩效评估

建立健全供应商管理机制，对供应商进行动态管理和绩效评估。

6.1供应商信息库建设

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