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印章使用审批流程与权限

在组织的日常运营与对外交往中，印章扮演着至关重要的角色，它不仅是组织意志的物化体现，更承载着相应的法律责任与经济风险。因此，建立一套科学、严谨的印章使用审批流程，并明确各级人员的使用权限，是保障组织资产安全、维护正常运营秩序、防范潜在风险的核心环节。本文旨在探讨印章使用审批的标准流程与权限设定的基本原则，以期为各类组织提供具有实操性的参考。

一、印章使用审批的基本原则

印章的管理，首要在于“严”，核心在于“责”。任何环节的疏漏都可能造成不可估量的损失。因此，在设计审批流程与权限时，需遵循以下基本原则：

分级审批原则：根据印章的重要性、使用场景的敏感性以及所涉事项的轻重缓急，划分不同的审批层级。重要印章或重大事项的用印，应由更高层级的管理人员审批，以确保决策的审慎性。

谁审批谁负责原则：明确各级审批人员对其审批行为所承担的责任。审批人需对用印文件的内容真实性、合规性及必要性进行严格审查，一旦出现问题，需承担相应的管理责任。

必要性与合规性审查原则：所有用印申请均需经过必要性审查，即是否必须使用印章；同时，需进行合规性审查，即文件内容是否符合国家法律法规、组织内部规章制度以及相关政策要求。

一事一审批原则：每一次独立的用印行为，无论文件份数多少，均应单独履行审批程序，避免批量审批可能带来的监管盲区。

二、印章使用审批基本流程

一套规范的印章使用审批流程应环环相扣，形成闭环管理。通常而言，其基本流程包括以下关键环节：

1.用印申请

用印申请人（一般为具体经办人员）需填写《用印申请表》，详细注明用印单位/部门、用印事由、文件名称及编号、份数、拟使用印章的种类、用印日期等关键信息，并附上待盖章的文件原件或清晰复印件，确保审批人能够全面了解用印详情。

2.部门审核

申请人所在部门负责人（或其授权人）作为第一级审核者，需对用印申请的真实性、必要性及文件内容与本部门职责的相关性进行初步审核。确认无误后，签署审核意见并转呈下一审批环节。部门审核是风险控制的第一道关口，至关重要。

3.审批决策

根据用印事项的性质、金额、影响力以及所涉印章的级别，按照预设的权限划分，提交给相应层级的管理者进行审批决策。审批人应基于其职责权限，对文件内容的合规性、完整性以及审批流程的完备性进行严格审查。对于不符合要求的申请，有权予以退回并说明理由。

4.用印登记与执行

经最终审批通过后，申请人持审批完整的《用印申请表》及待盖文件至印章保管人处。印章保管人需仔细核对审批手续是否齐全、申请表信息与文件是否一致，确认无误后，方可在指定位置规范用印。同时，应在《印章使用登记簿》上逐项登记用印情况，包括审批单号、用印时间、用印人、文件名称、份数、印章种类等，确保有据可查。

5.用印文件归档

用印完毕后，相关文件的正本通常需按组织档案管理规定进行归档保存，《用印申请表》及审批过程中的相关材料也应作为重要凭证予以留存，以备后续审计与核查。

三、印章使用的权限设定

权限设定是印章管理的核心内容，旨在通过明确不同层级人员的审批范围，实现权责对等与风险可控。权限划分需结合组织规模、治理结构、业务特点以及印章的种类和重要性进行综合考量。

1.权限设定的总体思路

权限设定应体现“重要性原则”和“分级负责原则”。一般而言，组织的法定代表人或最高行政负责人对所有印章的使用拥有最终审批权，但通常会将部分常规性、低风险的用印审批权进行授权。

2.常见权限层级划分（示例）

*法定代表人/单位负责人：通常对组织的公章、合同专用章等核心印章用于重大合同、协议、对外承诺、重要资质证明、涉及重大资产处置或战略决策等文件的用印拥有最终审批权。

*分管领导：在其分管业务范围内，对职责相关的、较为重要的文件用印（如部门章、项目章，或在授权范围内的公章、合同章）行使审批权。

*部门负责人：主要负责本部门职责范围内产生的、常规性的、非重大事项的文件用印审批，如部门内部管理文件、一般性通知、非核心业务的证明材料等，通常涉及部门专用章或在特定授权下的其他印章。

*项目负责人：针对特定项目，在项目授权范围内对项目专用章的使用进行审批。

3.特殊印章的权限管理

财务专用章、发票专用章等具有特定用途的印章，其使用审批权限通常应与财务管理制度相结合，由财务负责人或其授权人员根据财务审批流程进行管控。

4.用印管理员的职责权限

用印管理员（通常为办公室或行政部门指定人员）负责印章的日常保管、按审批意见用印、用印登记以及对用印申请的形式要件进行核对，但无审批决策权。对于不符合审批流程或存在明显疑问的用印申请，用印管理员有权拒绝用印并及时向上级报告。

四、特殊情况的处理

在实际操作中，可能会遇到紧急用印等特殊情况。对此，组织应预先制定应急处理预案，明确紧急情况下的审批流