行政部接待和管理流程.docVIP

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行政接待流程及标准

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文件编号

CT-WI-HR-003

版本号

A/0

制订日期

2020/7/25

生效日期

2020/7/25

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修订者

CT-WI-HR-001

行政部接待流程及标准

A/0

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一、目的

为树立公司品牌形象，扩大对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、规范接待”的原则制定本标准。

二、范围

本标准适用于公司各类接待工作。

三、职责

负责接待工作的安排和管理，拟定重要客户的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障，并做好后续重要信息的传递及存档工作；公司各部门在接到重要客户来访预约后，应及时将信息传递给行政部，需公司领导出面或由办公室协调的重要接待，应提前2天告知。

四、计划与准备

1、行政部在接到公司领导通知或相关部门接待通知时，应充分与相关部门沟通，详细了解客户的基本情况：客户职务、来访具体时间、人数、访问期限和接待要求等，在此基础上提前准备好相关接待工作。

2、办公室根据拟定计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所布置。

3、行政部根据情况提前购买车票和机票；

4、因会议需要行政部需准备如下：

（1）水果、矿泉水、茶、纸巾

（2）公司宣传册

（3）音响设备、投影设备、投影屏幕欢迎词语、提前准备好公司的宣传片

（4）横幅、制作欢迎牌（办公楼一楼电子屏），根据需要准备本子、笔及制作领导席签

（5）提前知会工业园保安室，客人免登记直接进入厂区以及客人离厂时所产生的停车费用统一由公司来安排

（6）安排人员到厂门口及办公楼前台一楼接待，并安排现场拍照摄影

（7）办公楼一楼前坪周边、一楼前台和一至三楼楼梯的5S整理

（8）确保公司环境、室内、洗手间清洁无异味，

（9）行政部要根据情况安排车辆接待，提前做好统筹安排

（10）如有需要办公室应根据情况提前为客户购买车票

（11）若是天气炎热，要提前打开空调，确保室内环境适宜

五、接待礼仪：

1、仪表：面容清洁，衣着得体。

2、举止：稳重端庄，从容大方。

3、言语：语气温和、礼貌文雅。

4、态度：诚恳热情，不卑不亢。

5、迎接客户时：要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序。

6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。

7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸右手示意，并说“这边请”。

8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。

9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。

10、送客时：根据身份确定规格，若送至公司门口，招手待客人远去，方可离开。

六、保密事项

接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中要严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。

七、重要信息反馈

接待中，在与来访者交流中若有对公司有价值的信息应及时传递给相关部门，增进沟通

八、附则

本流程及标准由人力资源部制订、修改及解释。

本流程及标准报总经理批准后执行，自发布日生效。