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档案数字化管理师标准化操作规程

文件名称：档案数字化管理师标准化操作规程

编制部门：

综合办公室

编制时间：

2025年

类别：

两级管理标准

编号：

审核人：

版本记录：第一版

批准人：

一、总则

本规程适用于档案数字化管理过程中的标准化操作，旨在确保档案数字化工作的质量和安全。规程要求所有参与档案数字化管理的工作人员必须熟悉并遵守相关规定，严格遵循操作流程，确保档案信息安全、完整、准确。通过规范操作，提高档案数字化工作效率，保障档案资源的安全利用。

二、操作前的准备

1.个人防护：

a.操作人员需佩戴符合国家规定的防护装备，如防静电手套、口罩等，以减少静电和灰尘对档案的潜在损害。

b.操作前进行个人清洁，避免携带有害物质进入工作区域。

2.设备检查：

a.确认扫描仪、服务器、存储设备等硬件设备处于正常工作状态，无故障。

b.检查设备的安全性能，包括防火墙、杀毒软件的更新状态，确保设备安全防护措施到位。

c.对扫描仪进行预热，确保扫描效果稳定。

3.软件准备：

a.确保数字化管理软件已更新至最新版本，并检查软件功能是否正常。

b.验证软件的权限管理功能，确保只有授权人员才能访问档案数字化系统。

4.环境检查：

a.工作区域保持清洁、通风，温度和湿度控制在适宜范围内，避免对档案造成物理损伤。

b.检查电源稳定性，确保工作过程中电源供应不间断。

c.确认网络连接稳定，避免操作过程中出现网络中断。

5.文件准备：

a.对待扫描的档案进行初步整理，去除档案中的非扫描材料（如标签、文件夹等）。

b.检查档案的编号、分类等信息是否完整，确保扫描后的数据准确性。

c.根据档案类型和扫描要求，准备相应的扫描参数。

6.数据备份：

a.在操作前进行数据备份，确保数据安全。

b.备份完成后，对备份文件进行验证，确认备份的完整性和可恢复性。

7.操作培训：

a.对操作人员进行操作规程培训，确保其掌握数字化管理的基本操作流程和安全注意事项。

b.培训结束后，进行实操考核，确保操作人员能够熟练操作。

三、操作的先后顺序、方式

1.操作顺序：

a.首先，进行个人防护，穿戴好必要的防护装备。

b.接着，检查并准备设备，确保所有硬件和软件处于正常工作状态。

c.然后，进行环境检查，确保工作区域安全、稳定。

d.随后，进行文件准备，包括档案的整理、编号和分类。

e.开始数字化操作，按照预定的扫描参数进行档案扫描。

f.扫描完成后，对数字化文件进行初步检查，确保图像质量符合要求。

g.对数字化文件进行命名和分类，以便后续管理和检索。

h.将数字化文件上传至服务器，并确保上传过程稳定可靠。

i.对上传的文件进行二次检查，确认数据准确无误。

j.最后，进行数据备份，确保档案数据的安全性和可恢复性。

2.作业方式：

a.扫描作业应采用单次扫描或多页扫描，根据档案实际情况选择最合适的扫描方式。

b.操作过程中应保持档案稳定，避免因移动造成图像模糊或损坏。

c.扫描过程中如发现异常，应立即停止操作，检查原因并采取相应措施。

d.文件命名应遵循统一的标准，便于后续管理和检索。

e.上传文件时，应使用安全通道，确保数据传输过程中的安全。

3.异常处置：

a.如遇设备故障，应立即停止操作，通知技术人员进行维修。

b.发现扫描图像质量不达标时，应重新扫描或对档案进行修复。

c.若发现数据丢失或损坏，应立即进行数据恢复，并分析原因，防止类似事件再次发生。

d.在操作过程中如发现档案有破损或特殊要求，应采取相应的保护措施或特殊处理方式。

e.所有异常情况均应详细记录，并按照规定程序报告和处理。

四、操作过程中设备的状态

1.正常状态指标：

a.扫描仪：运行过程中噪音正常，扫描速度稳定，无异常卡纸现象，图像质量符合预设标准。

b.服务器：运行稳定，无过热迹象，硬盘读写速度正常，系统无崩溃或响应缓慢情况。

c.存储设备：工作过程中温度适宜，无故障灯闪烁，存储空间充足，数据读写稳定。

d.网络设备：连接稳定，信号强度正常，无数据丢失或延迟现象。

e.防护设备：静电防护装置有效，杀毒软件运行正常，无病毒或恶意软件侵入。

2.异常现象识别：

a.扫描仪：扫描速度异常减慢，图像质量下降，出现卡纸或无法启动现象。

b.服务器：出现系统崩溃、重启或硬盘读写速度异常降低。

c.存储设备：出现故障灯闪烁、温度异常升高或存储空间不足。

d.网络设备：信号强度减弱，数据丢失或网络延迟。

e.防护设备：静电防护失效，杀毒软件失效或检测到病毒或恶意软件。

3.状态监测方法：

a.视觉检查：操作人员应定期观察设备外观，注意异常现象。