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人事档案调档函

引言

人事档案作为记录个人政治思想、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的重要依据，其规范流转与管理对于个人职业发展及组织人事工作至关重要。调档函，作为人事档案跨单位、跨地区流转的核心凭证，其撰写的规范性、内容的完整性直接影响档案调取的效率与准确性。本文旨在结合实践经验，从专业角度详解人事档案调档函的撰写要点、注意事项及实用技巧，为相关从业人员提供系统性指导。

一、人事档案调档函的定义与核心作用

人事档案调档函，通常简称为“调档函”，是指具有人事档案管理权限的单位或组织，因特定工作需要（如员工入职、政审、职称评定、退休办理等），向原档案保管单位或部门发出的，请求其协助转递指定人员人事档案的正式公函。

其核心作用在于：

1.权限确认：证明调取单位具备合法的档案接收与管理资格。

2.指令传达：明确告知原档案保管单位需调取特定人员的档案。

3.规范流转：为档案的安全、有序、准确转递提供书面依据，确保档案交接的规范性和严肃性。

4.责任明晰：明确档案调取的事由、范围及相关责任，避免档案流转过程中的混乱与纠纷。

二、人事档案调档函的核心构成要素

一份规范有效的人事档案调档函，必须包含以下核心构成要素，以确保信息完整、权责清晰：

（一）标题

标题应简明扼要，直接点明文件性质与事由。标准格式通常为：“关于商调[被调档人姓名]同志人事档案的函”或“关于调取[被调档人姓名]同志人事档案的函”。若有特定编号，可置于标题上方或右上角。

（二）主送机关

即档案保管单位的全称。务必准确无误，通常是具有人事档案管理权的原工作单位人力资源部门、人才服务中心、街道办事处或学校就业指导中心等。例如：“[原档案保管单位全称]”。

（三）正文

正文是调档函的核心内容，需清晰、准确、完整地阐述以下信息：

1.被调档人基本信息：包括姓名、性别、出生日期、原工作单位/学习单位、身份（如原系你单位职工/毕业生等）、以及与调取单位的关系（如拟录用为本单位职工、因[具体原因]需政审等）。

2.调取事由：明确说明调取档案的具体原因，例如：“该同志现已通过我单位考核，拟办理入职手续”、“因办理[具体事项，如职称评审、政审考察等]需要”。

3.档案材料范围：原则上应要求调取被调档人全部人事档案材料。可表述为：“请将该同志的全部人事档案材料（包括但不限于履历材料、自传和思想汇报材料、考察考核鉴定材料、学历学位材料、专业技术职务材料、奖惩材料、党团材料等）一并转递我处。”

4.档案接收单位信息：清晰注明档案接收单位的全称、详细地址、邮政编码、联系部门、联系人和联系电话。此信息务必准确，以确保档案能够顺利寄达。

5.档案转递方式：根据档案管理规定，人事档案应通过机要交通或派专人提取（需持单位介绍信及有效身份证件）。调档函中可注明：“请贵单位通过机要交通方式寄送”或“我单位将派专人[姓名]（身份证号：[此处可省略或提示填写，实际操作中需提供]）前往贵单位提取”。

6.复函要求（可选）：如有需要，可注明希望对方单位在收到函件并处理后给予回复，或在档案寄出后告知机要号以便查询。

（四）附件（如适用）

若有必要随函附上相关证明材料，如录用通知书复印件、单位成立批文复印件（证明单位具备档案管理权）等，应在正文后注明附件名称及份数。

（五）发文机关

即发出调档函的单位全称，并需加盖单位公章。公章是调档函生效的关键，必须清晰、规范。

（六）成文日期

即调档函发出的年月日，通常格式为“YYYY年MM月DD日”。

（七）文号（可选，视单位规范而定）

部分单位会对正式公函进行编号管理，如“[单位简称]人函〔年份〕X号”。

三、人事档案调档函的撰写注意事项

1.内容真实准确：调档函所涉及的被调档人信息、事由、接收单位信息等必须真实无误，避免因信息错误导致档案流转受阻或延误。

2.语言规范简洁：作为正式公函，应使用规范的书面语言，表述清晰、逻辑严谨、简明扼要，避免使用口语化或模糊不清的词句。

3.要素完整无缺：严格按照上述核心构成要素撰写，确保无遗漏。特别是档案接收单位的联系方式和地址，务必反复核对。

4.格式规范标准：遵循公函的一般格式要求，排版整洁，字迹清晰（手写需工整，建议打印）。

5.权限清晰合规：确保发出调档函的单位具备相应的人事档案接收和管理权限。对于不具备独立档案管理权的单位，通常需由其上级主管部门或所在地人才服务中心代为发出或接收。

6.公章效力：调档函必须加盖单位公章方能生效，复印件无效（特殊情况需出具原件核对证明）。

7.保密原则：人事档案属于涉密材料，调档函的传递和保管也应注意保密，避免个人信息泄露。

四、人事档案调档函（参考样式）

关于商调[被调