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快餐店供应商结算流程

作为在快餐行业供应链岗位摸爬滚打了六七年的“老江湖”，我太清楚供应商结算是怎么回事了——它就像一根隐形的纽带，一头连着厨房的锅碗瓢盆，一头牵着供应商的柴米油盐，稍有差池，要么影响餐厅正常运转，要么伤了合作情谊。今天我就从自己的日常工作出发，把这看似“打钱”的简单事，拆成“里子”和“面子”，给大伙儿唠唠这完整的流程。

一、前期打底：没有规矩，不成方圆

刚入行时，我跟着师傅学的第一句话就是：“结算不是从对账开始的，是从签合同那天就埋下伏笔了。”没错，所有结算流程的根基，都在合作初期的“约法三章”里。

1.1合同里的“结算密码”

我们和供应商签的合作合同，可不是随便印两页纸的事儿。就拿我负责的区域来说，合同里必须明确四个关键项：

结算周期：这是双方最关心的“账期”。我们品牌一般分两种：生鲜类（比如蔬菜、肉类）因为损耗快、周转高，约定“月结30天”（当月1-30日的货，次月30日前结清）；干货类（比如调料、包装纸）库存周期长，会签“月结45天”。签合同前，我得拿着历史销售数据和供应商掰扯：“张哥，您看咱们上个月用了1200斤土豆，按30天结，您的资金压力也小些，对吧？”

支付方式：现在基本走电汇，偶尔老供应商偏好支票，但得提前在合同里写清楚“需到账后确认收款”，避免支票挂失扯皮。

验收标准：这直接关系到“哪些货能算钱”。比如冻品必须带-18℃的运输温控记录，蔬菜要符合“无腐烂、单颗重量≥200g”的明细标准，这些都得在合同附件里列成清单。去年有回供应商送的西蓝花黄叶占比超20%，我们按合同扣了30%货款，对方一开始闹，后来翻合同看确实写了“黄叶率超15%部分按50%计价”，最后心服口服。

单据规范：供应商必须提供“三联送货单”（存根联、客户联、财务联），我们验收后要签字盖章，这是后续对账的“命根子”。我刚接手时吃过亏——有个新供应商图省事用普通白纸送货单，结果月底对账少了两笔货，白纸被油汤浸透字迹模糊，最后只能我们认栽多付钱，打那以后我逢会必强调“单据规范比人情重要”。

1.2定价机制：把“变量”锁进“保险箱”

价格波动是结算里最容易出矛盾的点。比如猪肉价一涨，供应商就坐不住；要是跌了，我们也得盯着别被“高价”结算。所以我们和供应商约定了“双轨定价法”：

基础价：合同里定死当季常规价（比如土豆1.8元/斤），覆盖80%的稳定采购量；

浮动价：针对生鲜、海鲜这类受市场影响大的品类，每月5号前供应商提交《当月调价申请单》，附上批发市场当日行情截图，我们采购部、财务部、品控部三方确认后，签字回传作为当月结算依据。去年冬天寒潮，菠菜从3元/斤涨到8元/斤，供应商带着农批市场的监控截图来调价，我们当天就走完流程，对方直说“和你们合作踏实”。

二、过程管控：每一步都留“痕迹”

前期规矩立好了，日常操作就得像流水线一样，每个环节都得“踩脚印”。我每天的工作，基本都围绕“订单-送货-验收-留单”转，这些可都是结算的“原始数据”。

2.1订单生成：从“要货”到“定货”的确认

我们用的是总部统一的ERP系统，厨房库管每天晚上8点前根据次日菜单和库存情况，在系统里提交《采购申请单》，比如“10斤鸡腿肉、5箱番茄酱”。我作为供应链专员，得在晚上10点前核对两个数据：一是历史销量（避免超量采购），二是供应商库存（比如某供应商最近鸡肉到货延迟，得换备选供应商）。确认无误后，系统自动生成《电子订单》，同步给供应商手机端——现在可不像以前，拿个电话喊“明天送50斤菜”，电子订单有时间戳、品类、数量、交货时间（比如“次日早6:00-7:00”），这就是第一份“结算凭证”。

2.2送货与验收：把好“质量关”和“数量关”

供应商送货的时间点特别关键——快餐店早上7点就要备餐，所以生鲜类必须在早6点前送到，干货类可以放宽到8点。我一般会提前半小时到收货区盯着，为啥？因为验收稍有疏忽，后面对账能折腾半个月。

验收分三步：

初检：看包装是否完好（比如冻品泡沫箱有没有化冻水渍）、送货单是否和订单一致（品类、数量、订单号必须一一对应）。有回供应商把“5箱番茄酱”送成了“5箱沙拉酱”，库管没看单子直接收了，结果做汉堡时才发现，最后不光得退回去，还得按合同扣10%的“错送费”。

质检：生鲜类要抽样检查（比如10斤菠菜抽2斤，掐茎看脆度、叶子看新鲜度）；冻品用温度计测中心温度（必须≤-15℃）；干货查保质期（距过期不足1/3的拒收）。上个月送的鸡蛋有两盒散黄，我们当场拍照发供应商，对方二话没说换了货，还多送了10个当补偿——毕竟他们知道，质检不过关的货，我们是绝不会算进结算的。

量检：按订单数量过秤或点数。像大米这种按袋结算的，要拆3袋过秤看是否足斤（标注25kg的，实际得≥24.8kg）；调料瓶要数箱内瓶数（一箱24瓶，少1瓶都得标出来）。去年有个供应商连