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行政办公室文秘工作流程规范

一、总则

行政办公室作为组织运转的中枢核心，其文秘工作的质量与效率直接关系到整体行政效能与决策的顺畅执行。为进一步规范文秘工作行为，明确工作标准，提升服务水平，确保各项事务处理有序、高效、准确，特制定本流程规范。本规范适用于行政办公室全体文秘人员，旨在为日常工作提供清晰指引，促进工作的制度化、规范化和科学化。

本规范所指文秘工作，涵盖文件处理、会议服务、信息沟通、印信管理、档案管理、日常事务协调等多个方面。所有相关人员均应严格遵守本规范要求，恪尽职守，不断提升专业素养与业务能力。

（一）基本原则

1.准确性原则：文秘工作无小事，任何环节都必须坚持实事求是，确保信息内容、数据、行文格式的准确无误，杜绝差错。

2.高效性原则：树立强烈的时效观念，优化工作流程，简化不必要的环节，确保各项工作在规定时限内高质量完成。

3.保密性原则：严格遵守组织的保密规定，增强保密意识，妥善保管涉密文件和敏感信息，严防泄密事件发生。

4.服务性原则：以服务领导决策、服务各部门工作、服务基层需求为宗旨，主动、热情、周到地提供支持与保障。

5.规范性原则：严格按照既定流程和标准操作，确保工作的统一性和严肃性，提升整体工作形象。

二、日常办公事务处理

（一）文件处理

文件处理是文秘工作的核心内容，包括收文处理与发文处理两大环节，必须做到规范、及时、安全。

1.收文处理：

*签收与登记：收到外来文件（包括纸质文件、电子文件）后，应立即核对文件份数、页数、发送单位、文号等要素是否齐全、完好。确认无误后，在收文登记簿或电子收文系统中进行详细登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数、处理情况等。

*拟办与分办：根据文件内容和性质，提出初步的处理意见，报请办公室负责人或相关领导批示。根据批示意见，及时将文件分送承办部门或相关人员，并做好交接记录。

*传阅与催办：对于需要多位领导或部门阅知、办理的文件，应按照合理顺序组织传阅，确保不积压、不延误。对有明确办理时限的文件，要及时跟踪督办，提醒承办部门或人员按时办结，并记录办理进展情况。

*归档与销毁：文件办理完毕后，应按照档案管理规定，对具有查考价值的文件材料进行整理、立卷、归档。对于无保存价值的文件，应按规定程序进行销毁，严禁随意丢弃。

2.发文处理：

*拟稿与核稿：由相关部门或人员草拟文件初稿，文秘人员应对稿件的格式、文字、内容、政策依据等进行初步审核。重要文件需报请办公室负责人或分管领导审核。

*会签与签发：涉及多个部门职责的文件，应进行会签，确保各方意见一致。审核无误后，按照规定的审批权限报请相应领导签发。

*编号与登记：签发后的文件，由文秘部门统一进行文号编制，并在发文登记簿或电子发文系统中登记。

*缮印与校对：根据签发稿进行文件印制，印制过程中要确保版面清晰、无错漏。印制完成后，必须进行认真校对，确保与签发稿完全一致。

*用印与分发：校对无误的文件，加盖单位公章或相关业务印章。按照文件发送范围和要求，通过适当方式（邮寄、传真、电子邮件、专人送达等）及时分发，并做好分发记录。

（二）会议服务

会议服务工作繁杂细致，直接影响会议的质量和效果。

1.会前准备：

*根据会议通知或领导指示，明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需材料等要素。

*预订会议室，准备必要的会议设备（如投影仪、麦克风、音响等），并提前调试确保正常运行。

*准备会议材料，包括议程、讲话稿、汇报材料、背景资料等，按需印制、装订成册。

*发出会议通知，明确告知参会人员会议相关信息，重要会议需进行电话确认。

*安排好会场布置（如座签摆放、横幅制作、茶水准备等）和后勤保障（如交通、住宿、餐饮等，如需）。

2.会中服务：

*提前到达会场，检查各项准备工作是否到位，引导参会人员签到入场就座。

*负责会议期间的设备操作、记录、茶水添加、内外联络等工作。

*做好会议记录，准确记录会议的主要内容、讨论情况、决议事项等。

3.会后工作：

*及时整理会议纪要，经相关领导审阅后分发至有关部门和人员。

*回收会议材料（如需），清理会场，整理会议设备。

*对会议决定事项进行跟踪督办，确保落实。

*将会议文件、纪要、记录等材料整理归档。

（三）信息沟通与协调

文秘人员是组织内外信息传递与沟通协调的重要桥梁。

1.信息收集与报送：主动收集、整理各方面的工作动态、重要信息和需要领导掌握的情况，按照规定程序和时限准确、及时地向上级或相关领导报送。

2.内外联络：负责接听和转接电话，认真记录来电内容，及时转达相关信息。接待来访人员，热情周到，根据情况引导至相关部门或