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合同管理与执行标准化工具包

一、适用业务场景

本工具包适用于各类企业、事业单位及社会组织在对外合作中涉及的合同全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

采购类合同：原材料采购、设备采购、服务外包采购等；

销售类合同：产品销售、服务提供、定制化开发等；

合作类合同：项目联合开发、战略合作伙伴协议、委托加工等；

服务类合同：咨询服务、技术服务、运维服务、租赁服务等；

其他类型合同：保密协议、知识产权许可、劳动合同补充协议等。

二、标准化操作流程

（一）需求确认与合同起草

目标：明确合作双方权利义务，形成初步合同文本。

责任人：业务部门负责人（发起人）、法务专员（审核）、*经理（审批）。

操作步骤：

需求梳理：业务部门与合作方沟通确认合作细节，包括标的物/服务内容、数量、质量标准、价款及支付方式、履行期限、违约责任等核心要素，填写《合同需求确认单》（见模板1）。

文本起草：业务部门根据需求确认结果，参照国家《民法典》及行业示范文本，起草合同初稿，明确合同编号规则（如：年份-部门简称-合同序号，如2024-采-001）。

内部审核：法务专员对合同条款的合法性、合规性、逻辑性及风险点进行审核，重点核查主体资格、付款条件、违约责任、争议解决方式等，提出修改意见并反馈至业务部门。

（二）内部审批流程

目标：保证合同内容符合公司制度及利益要求，履行必要决策程序。

责任人：业务部门、财务部、法务部、分管副总、总经理（根据合同金额/类型分级审批）。

操作步骤：

部门会签：业务部门将法务审核后的合同文本提交至财务部，财务部审核付款方式、税务处理、资金预算等；涉及技术项目的需提交技术部审核专业条款。

分级审批：

金额≤5万元：由业务部门负责人、*分管副总审批；

5万元＜金额≤50万元：需经分管副总、总经理审批；

金额＞50万元或重大合作项目：提交总经理办公会集体审议。

审批意见记录：所有审批人需在《合同审批表》（见模板2）中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”意见，并注明理由，审批完成后返回业务部门。

（三）合同签署与用印

目标：完成合同法律效力确认，保证签署流程规范。

责任人：业务部门、行政部、*法定代表人（或授权代表）。

操作步骤：

文本定稿：业务部门根据最终审批意见修改合同文本，确认无误后打印一式X份（合作方份数+公司存档份数+备用份数），所有文本需保持页码连续、无涂改（若有修改需加盖骑缝章）。

用印申请：业务部门填写《合同用印申请表》（见模板3），附审批完成的《合同审批表》，提交至行政部。

签署与用印：

法定代表人签署：由*法定代表人或其授权代表（需提供《授权委托书》，见模板4）在合同指定位置签字；

加盖公章：行政部核对用印申请与合同文本一致后，在合同落款处、骑缝处加盖公司公章（公章需清晰、不模糊，骑缝章覆盖合同各页边缝）。

文本分发：签署用印完成后，行政部按份数分发合同，业务部门留存1份原件，合作方及时送达合同，并获取对方签署回执。

（四）执行履约跟踪

目标：保证合同按约定履行，及时识别并处理履约风险。

责任人：业务部门执行人、*部门负责人、法务部。

操作步骤：

履约计划制定：合同生效后3个工作日内，业务部门根据合同条款制定《合同履约计划表》（见模板5），明确各阶段里程碑任务（如交付时间、验收节点、付款节点）、责任人及完成标准。

进度跟踪：执行人按履约计划定期跟踪进展，每周更新履约状态，重点监控：

交付物是否符合质量标准（需留存验收单、检测报告等凭证）；

付款节点是否按时（财务部配合提供付款记录）；

对方是否按约定履行义务（如提供资质文件、配合验收等）。

异常处理：若出现履约延迟、质量问题或争议，业务部门需第一时间收集证据（如沟通记录、照片、邮件），填写《履约异常报告》（见模板6），提交*部门负责人及法务部，共同商议解决方案（如协商变更、发送催告函、启动违约条款等）。

（五）变更与终止管理

目标：规范合同变更或终止流程，避免法律风险。

责任人：业务部门、法务部、*分管副总。

操作步骤：

变更申请：因市场变化、需求调整等原因需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请单》（见模板7），说明变更原因、变更内容及对双方权利义务的影响，附原合同相关条款及对方书面确认意向。

变更审批与签署：变更流程参照原合同审批流程执行，审批通过后签订《合同变更协议》（需明确变更生效时间、与原合同冲突的处理原则），并办理用印手续。

终止处理：

协商终止：双方一致同意终止的，签订《合同终止协议》，明确已履行部分的结算方式、违约责任承担及保密义务延续；

单方终止：符合合同约定或法定终止情形的，拟终止方需书面通知对方，说明终止依据，并留存通知送达凭证（如快递签收记录、邮件回执）。

（六）归档与复盘

目标：实现合同全生命周期可追溯，总结经验优化管理。

责任人：业务部门、行政