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多部门协同办公流程标准化手册
一、适用范围与典型应用场景
本手册适用于企业内部需两个及以上部门共同完成的各项工作，旨在通过标准化流程明确职责、提升效率、减少沟通成本。典型应用场景包括但不限于：
新产品上市项目：市场部与研发部、生产部、销售部协同完成从需求调研到产品上线的全流程；
年度客户服务优化：客服部联合产品部、技术部、运营部共同制定并落地服务改进方案；
跨部门资源调配：行政部统筹各部门需求，完成办公场地、设备、预算等资源的协同分配；
突发问题应急处理：如生产部发觉原材料质量问题，需立即与采购部、质检部、供应商协同解决，保证生产连续性。
二、标准化操作流程
（一）筹备阶段：明确需求与职责分工
发起协同申请
任务发起部门（以下简称“发起部门”）根据工作目标，填写《跨部门协作申请表》（详见模板一），明确任务背景、目标、涉及部门、期望完成时间及核心需求。
发起部门负责人审核申请内容，保证目标清晰、需求合理，签字确认后发送至各协同部门。
组建协同小组
各协同部门收到申请后2个工作日内反馈确认，并指定1名部门负责人作为协同小组核心成员，同时配备1-2名具体执行人（*为执行人示例，下同）。
牵头部门（由发起部门或指定部门担任）组织召开协同启动会，明确小组组长（通常为牵头部门负责人）、任务目标、时间节点及成员分工，形成《协同任务分工表》（详见模板二）。
（二）执行阶段：任务推进与信息同步
制定详细计划
协同小组启动会后3个工作日内，牵头部门组织各执行人共同制定《任务实施计划表》（详见模板三），细化每个子任务的负责人、起止时间、交付标准及所需资源。
日常沟通与执行
各执行人按照计划推进任务，每日通过协同工具（如企业钉钉）更新工作进展，遇到问题及时在小组内沟通。
牵头部门每周组织1次进度同步会（不超过30分钟），各执行人汇报已完成工作、未完成原因及需协调事项，会议形成《会议纪要》（详见模板四）并同步至所有成员。
（三）监控阶段：风险预警与调整优化
进度与风险监控
牵头部门每日跟踪《任务实施计划表》完成情况，对延迟超过2天的子任务，及时约谈对应执行人并分析原因，制定补救措施。
若遇外部资源未到位、需求变更等风险，牵头部门需24小时内发起《风险应对申请》，说明风险影响、解决方案及需协调支持，提交协同小组组长审批。
动态调整计划
经审批后的风险应对方案或需求变更，由牵头部门更新《任务实施计划表》，并重新同步至各执行人；重大调整需召开协同小组全体会议确认。
（四）收尾阶段：成果交付与复盘归档
成果验收
任务完成后，各执行人提交交付成果（如文档、报告、实物等），牵头部门组织协同小组共同验收，对照《任务实施计划表》中的交付标准签署《成果确认单》（详见模板五）。
验收不通过的，明确修改意见及再次验收时间，修改完成后重新提交验收。
复盘与归档
牵头部门在任务完成后5个工作日内组织复盘会，总结经验教训（如高效协作方式、常见问题等），形成《协同工作复盘报告》。
所有过程文档（申请表、分工表、计划表、会议纪要、成果确认单、复盘报告）由发起部门统一整理归档，保存期限不少于3年。
三、常用协同工具表单模板
模板一：跨部门协作申请表
申请单号
申请部门
申请日期
项目/任务名称
协同部门
任务背景与目标
核心需求（可附页）
期望完成时间
牵头部门
附件（如需求文档、初步方案等）
发起部门负责人签字：
日期：年月日
协同部门1负责人签字：
日期：年月日
协同部门2负责人签字：
日期：年月日
模板二：协同任务分工表
任务名称
编制日期
年月日
协同小组组长
联系方式
序号
子任务名称
负责部门
执行人
1
*（市场部）
2
*（研发部）
3
*（生产部）
模板三：任务实施计划表
任务名称
版本号
V1.0
牵头部门
编制人
*
序号
工作内容
责任部门
责任人
1
需求调研
市场部
*
2
方案设计
研发部
*
模板四：会议纪要
会议名称
*项目进度同步会
会议时间
2024年3月10日14:00-14:30
地点/线上会议
会议室A/企业会议
主持人
*（牵头部门负责人）
参会人员
（市场部）、（研发部）、*（生产部）
记录人
*（行政部）
会议议题
1.各子任务进展汇报；2.当前问题及解决措施
发言要点
1.市场部（）：需求调研已完成80%，预计3月12日提交初稿；2.研发部（）：待收到需求初稿后启动方案设计，目前无延期风险；3.生产部（*）：原材料采购需协调采购部提前3天确认，已在流程中发起申请。
决议事项
1.市场部于3月12日前提交需求初稿至研发部；2.生产部跟踪采购部进度，每日反馈至群内。
待办事项
责任人
完成时间
提交需求初稿
*（市场部）
2024-03-12
跟踪采购进度
*（生产部）
每日17:00前
模板五：成果确
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