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2026年高端私人影院建设公司设备租赁（临时需求）管理制度

第一章总则

第一条为规范公司高端私人影院设备临时租赁管理工作，满足客户临时使用、展会展示、项目测试等场景的设备租赁需求，保障租赁设备安全完整，明确租赁流程及权责划分，维护公司资产安全与客户服务体验，依据《民法典》（租赁合同相关条款）、《特种设备使用管理规则》等相关法律法规及公司资产管理规定，结合私人影院影音设备特性及临时租赁业务特点，制定本制度。

第二条本制度所称设备临时租赁，特指公司将自有影音设备（含音响、投影、播放器、智能控制设备、声学测试设备等）对外出租，满足客户短期（不超过约定时长）使用需求的业务行为；管理工作涵盖租赁需求审核、设备准备、交付验收、使用监管、归还核验、费用结算、设备维保等全流程。

第三条本制度适用于公司销售部、技术部、仓储部、财务部及参与设备临时租赁业务的全体人员，外协物流单位涉及设备运输的，参照本制度核心要求执行。

第四条设备临时租赁遵循“合规租赁、安全第一、权责明确、流程闭环”的原则，确保租赁行为符合法律法规及公司规定，设备在租赁期间完好可控，租赁双方权责清晰，全流程可追溯。

第五条公司销售部牵头负责租赁需求对接、客户资质审核、租赁协议签订；技术部负责租赁设备检测、调试、交付及归还验收；仓储部负责设备保管、出库入库登记；财务部负责租赁费用核算、收取及票据开具；品质部负责租赁全流程监督及设备资产核查。

第二章组织架构与职责分工

第六条销售部核心职责：

（一）对接客户临时租赁需求，核实租赁用途、使用时长、使用地点、设备数量等核心信息，判断是否符合公司租赁业务范围；

（二）审核客户资质及履约能力，收集客户身份证明、使用场景证明等资料，确保租赁行为合规；

（三）与客户洽谈租赁费用、押金标准、交付方式、违约责任等条款，签订正式租赁协议；

（四）将租赁需求同步至技术部、仓储部，协调设备准备及交付时间，向客户告知设备使用规范及注意事项；

（五）租赁期间跟踪设备使用情况，协调解决客户使用中的沟通问题，租赁到期前提醒客户归还设备。

第七条技术部核心职责：

（一）根据租赁需求筛选适配设备，在交付前完成设备全面检测、调试，确保设备性能正常，配套配件（含线缆、遥控器、说明书等）齐全；

（二）制作设备交付验收单，明确设备型号、外观状态、性能参数、配件清单等信息，与客户共同完成交付验收签字确认；

（三）向客户讲解设备操作规范、安全使用要求，解答使用过程中的技术问题，提供必要的技术指导；

（四）设备归还时完成性能检测及外观核验，记录设备损耗、损坏情况，出具验收结论；

（五）对归还后有损耗的设备及时开展维保，确保设备恢复使用状态，纳入公司设备资产台账。

第八条仓储部核心职责：

（一）建立租赁设备专项台账，记录设备入库、出库、租赁、归还、维保等全流程信息，确保资产可追溯；

（二）按销售部、技术部要求做好租赁设备出库准备，核对设备及配件数量，办理出库登记手续；

（三）设备归还后及时办理入库手续，配合技术部存放设备，对有损坏的设备单独标识并记录；

（四）定期盘点租赁设备库存，核查设备数量与台账是否一致，发现异常及时上报品质部。

第九条财务部核心职责：

（一）制定设备临时租赁收费标准，明确不同设备、不同租赁时长的费用标准及押金比例，确保收费合规透明；

（二）按租赁协议收取租赁押金及费用，开具合规票据，做好财务记录；

（三）设备归还验收合格后，按协议约定退还押金，对设备损坏需赔偿的，核算赔偿金额并收取；

（四）每月汇总租赁业务财务数据，上报公司管理层，分析租赁业务收益及成本。

第三章临时租赁业务流程管理

第十条需求审核与协议签订：

（一）销售部收到客户租赁需求后，在1个工作日内完成需求核实，明确设备类型、租赁时长、使用场景等信息；

（二）对符合租赁条件的客户，提供租赁协议范本，明确双方权利义务、费用标准、押金金额、设备损坏赔偿条款等；

（三）协议签订前需经公司管理层审批（重大租赁需求）或部门负责人审批（常规租赁需求），审批通过后与客户签订正式协议；

（四）对不符合租赁条件的客户（如无合规使用场景、履约能力存疑），明确告知原因并拒绝租赁申请。

第十一条设备准备与交付：

（一）仓储部根据审批后的租赁需求，在约定工作日内完成设备出库准备，技术部同步完成设备检测调试；

（二）设备交付前，技术部与客户共同核对设备及配件清单，确认设备外观、性能无异常后，双方在交付验收单签字确认；

（三）设备交付方式可采用客户自提或公司配送，配送的需委托合规物流单位，确保设备运输安全，物流信息全程可追溯；

（四）交付完成后，销售部将交付验收单同步至仓储部、财务部备案。

第十二条租赁期间管理：

（一）销售部在租赁期间至少1次跟进设备使用情况，了解客户使用体验及设备运行状态；

（二）客